Kennisbankmenu

De productie organiseren is een uitgesmeerde en verantwoordelijke taak. Waar veel andere coördinatoren op een eiland opereren (zoals keuken, bar of stagemanager) houd jij overzicht op het geheel. Je weet van alles wat en bent verantwoordelijk voor het totaalplaatje.

Soms kan het voorkomen dat je veel stress of kritiek over je heen krijgt. De gouden tip is: van je af laten glijden, het komt allemaal goed. Wanneer mogelijk, is het fijn om vooraf de taken goed te verdelen. Door bijvoorbeeld een vrijwilliger als stagemanager te vragen of als host, zodat jij je op het overzicht kunt concentreren. En troubleshooten, want hoe goed je het ook voorbereid, er zullen altijd dingen anders lopen dan verwacht.

Checklist voorafgaand aan het evenement

Overzicht houden

• Begroting: is er een begroting? (zie downloads)
• Planning: welke afspraken en deadlines zijn er?
• Draaiboek: dit is een handige methode om overzicht te houden op wat er tijdens je evenement allemaal gebeurt. (zie downloads)
• Taakverdeling: deel een duidelijke takenlijst uit onder de vrijwilligers (Tip!) (zie downloads)

Aandachtspunten

• Fondsen: wordt er met fondsen gewerkt en komt er een verantwoording? Zo ja, wat is daarvoor nodig? Heb je de logo´s om in je communicatie te vermelden?
• Programma: is er een programma en zijn de artiesten bevestigd?
• Promotie: is er iemand met de promotie bezig?
• Techniek: is er een technicus die meekijkt naar de technische benodigdheden en zijn die aanwezig of moet er apparatuur gehuurd worden? Of kun je het lenen/zelf kopen?
• Aankleding: wat is er nodig voor de aankleding van de locatie?
• Publieksonderzoek: komt er een publieksonderzoek? Zo ja, wie deelt het uit en zorgt ervoor dat ze goed ingevuld worden?

Aansturen

• Vrijwilligers tijdens het evenement: welke taken zijn er en wie kunnen dat goed doen? Is er een stagemanager nodig? Een kok? Een host? Een barvrouw? Een fotograaf? Is iedereen benaderd? Wat staat er tegenover, krijgen ze een maaltijd en consumpties?
• Informeren artiesten en vrijwilligers: weten de artiesten hoe laat ze optreden en waar en wie hun stagemanager is? Weten de vrijwilligers hoe laat ze verwacht worden en wat hun taken zijn?

Tip: bij alles wat je doet, enthousiasme en heldere communicatie doet wonderen.

Jij gaat helpen met de promotie voor een evenement. Een hele uitdaging waar er vaak weinig tot geen budget is om te besteden. Wellicht is het een idee om eerst te bedenken hoeveel tijd je eraan wilt en kunt besteden zodat je het tijdsbestek meeneemt in de overwegingen en planning. Schroom niet om andere vrijwilligers te vragen om hulp. De promo is een hele belangrijke en tijdrovende taak. Jouw werkzaamheden zijn voornamelijk in de aanloop naar het evenement. Op de dag zelf is het natuurlijk leuk om foto´s online te zetten.

Taakomschrijving met checklist per rol (pdf)

Taakomschrijving met checklist per rol (.docx) om zelf aan te passen

Stap 1: verzamelen en maken promomateriaal

• Korte en lange promotekst: wat wordt de boodschap, of wel de promotekst? Maak een korte en een lange versie. Deze tekst vormt de basis voor verschillende promotiekanalen: een flyer, poster, uitnodiging of berichten op social media. De korte tekst kan gebruikt worden voor app-berichten en socialmedia posts. De langere tekst kun je inzetten voor de flyer, facebook-evenement, persbericht en een uitnodiging.
• Beeldmateriaal: komt er een flyer en poster? Zijn er foto´s (goede kwaliteit) van de artiesten die voor de promotie gebruikt kunnen worden?
• Uitnodiging voor de buurtbewoners, vrijwilligers of andere genodigden: schrijf een mooie uitnodiging waarmee je mensen speciaal kunt uitnodigen. Bij buurtbewoners kun je ook een uitgeprinte uitnodiging in de brievenbus posten.

Tips teksten

• Let erop dat de praktische info altijd duidelijk vermeld staat:
  – datum, tijd, locatie
  – toegang (hoe kaartjes te kopen, prijs, hoe te reserveren)
• Een pakkend begin, bijvoorbeeld een quote van de artiesten of een vraag aan het publiek; `weet jij al wat je dit weekend gaat doen?´
• Let erop dat geïnteresseerden vaak meer informatie willen. Je kunt een (QR) link invoegen naar de website of FB-evenement waar informatie te vinden is.
• Licht kort toe dat je een buurthuis bent, voeg bijvoorbeeld een slogan toe `voor en door de buurt´.
• En zijn er nog notificaties als: kindvriendelijk, is er eten of drinken? Zijn er dingen anders dan normaal, bijvoorbeeld een andere ingang? Is het evenement gratis?
• Denk eraan dat je sponsoren noemt in je promotiemateriaal “met dank aan” of alleen de logo’s. (Als je evenement is mede gefinancierd door Dwarsverband kun je daarvan de logobanner downloaden)

Wat leuk dat jij ons vandaag komt bijstaan als stagemanager! Vandaag ben jij de baas van het podium en help je mee om het optreden goed te laten verlopen.

Je zorgt ervoor dat zowel de artiesten als het publiek zich welkom voelen en de planning vlekkeloos verloopt. Zo ben jij verantwoordelijk voor de klok; zorg je ervoor dat het publiek op de hoogte wordt gebracht als er uitloop is, op tijd wordt binnengelaten en een fijn plekje in de zaal kan vinden.

De artiesten zijn druk met hun voorstelling en kunnen gestressed zijn. Als stagemanager zorg je ervoor dat ze weten wanneer het publiek wordt binnengelaten en wanneer ze beginnen. `Over 10 minuutjes gaat de deur open ́ en fluisterend als het publiek heeft plaatsgenomen `jullie kunnen beginnen´. Een duim in de lucht is ook een duidelijk startsein.

 Taakomschrijving met checklist per rol (pdf)

Taakomschrijving met checklist per rol (.docx) om zelf aan te passen

1. Checklist voordat de artiesten arriveren:

• Eten/drinken: staat er drinken en eventueel een snack klaar voor de artiesten?
• Techniek: is de technicus aanwezig? Is de technische rider uitgeprint en goed doorgenomen? Hierin staan alle eisen op technisch gebied voor een optreden. In de technische rider staat duidelijk uitgelegd welke apparatuur de artiest of band nodig heeft en welke technici vereist zijn.
• Schoonmaken: is het podium schoon en de zaal netjes?
• Fotograaf: is er een fotograaf aanwezig? Zo ja, waar wilt hij/zij zitten?
• Bezoekers: wat is de bezoekerscapaciteit? Hoeveel publiek verwacht je en wat doe je als er plots meer of veel minder bezoekers komen? (Denk bijvoorbeeld aan reserve stoelen en als je merkt dat het rustig blijft kun je ook stoelen weghalen zodat de zaal niet heel leeg aanvoelt.)
• Kleedruimte: is er een kleedruimte nodig?

2. Checklist voorafgaand aan het optreden:

Artiesten

• Planning/draaiboek: heb je de planning met de artiesten doorgenomen en hen gevraagd of het goed is dat de deuren 10 minuten van tevoren open gaan zodat het publiek de tijd heeft om rustig plaats te nemen?
• Aankondiging/ afkondiging: hoe willen de artiesten aangekondigd en afgekondigd worden? Doe jij dat of doen ze het zelf?
• Communicatie/ openen deuren (12 min voor aanvang): je vertelt de artiesten dat het publiek zo gaat plaatsnemen.

Welkom beste host! Jij gaat als gastgever (gastvrouw, gastheer) ervoor zorgen dat de bezoekers zich welkom en thuis voelen. Het begroeten, soms ook registreren van bezoekers en het verspreiden van publieksonderzoeken horen bij jouw takenpakket. Het kan zomaar voorkomen dat je als eerste aanspreekpunt ook allerlei vragen krijgt: hoe beter jij je oriënteert, hoe makkelijker het is om die te antwoorden. Veel plezier.

Taakomschrijving met checklist per rol (pdf)

Taakomschrijving met checklist per rol (.docx) om zelf aan te passen

Checklist voordat het evenement begint

Alle kennis in huis

• De weg wijzen: weet je waar alles is? De wc, waar de voorstellingen zijn, de bar, garderobe, enz.
• Informatie vindbaar maken: is het programma uitgeprint of op een bord geschreven zodat bezoekers bij binnenkomst op de hoogte zijn? Is er lunch/ avondeten waarvoor de bezoeker zich dient te registreren? Is er gratis koffie en thee? Je hoeft zeker niet alles uit je hoofd te weten, belangrijk is dat jij erop kunt wijzen waar de informatie te vinden is. Het liefst op een centrale plek.
• Achtergrondinformatie: bij bijvoorbeeld een burendag kan het leuk zijn om algemene weetjes over het buurthuis te vertellen, als hoe veel jaar het bestaat, wat het gebouw voorheen voor een functie had en wat er te doen is. Zijn er folders die je kunt meegeven?

Voorbereiding ontvangst

• Aankleding: ziet de entree er gezellig uit? Zien voorbijgangers van buitenaf al dat er iets te doen is? Suggestie: hang ballonnen op, een vlag in de bomen, zet een bord voor de deur met `iedereen welkom´ en het programma.
• Kaartverkoop/ gratis toegang: is er kaartverkoop of is de toegang gratis? Check jij de kaartjes bij de deur? Is de entree gratis en is het duidelijk vermeld?
• Publieksonderzoek: is er een publieksonderzoek dat bezoekers kunnen invullen? Liggen die klaar bij de entree? Zijn er pennen?
• Aankomst vrijwilligers/ artiesten: Wat doe je als er artiesten binnenkomen? Laat jij hen de weg zien of roep je de stagemanager? En wat doe je als vrijwilligers zich komen melden? Begeleid jij ze of doet iemand anders dat?

Ha technicus! Jij ondersteunt bij de techniek van het evenement, een belangrijke rol! Vragen omtrent stroom, geluid, licht en andere technische ondersteuning komen bij jou terecht.

Taakomschrijving met checklist per rol (pdf)

Taakomschrijving met checklist per rol (.docx) om zelf aan te passen

Checklist voorafgaand aan het evenement

• Verdiep je in de locatie: wat is er aanwezig aan stroompunten, hoe zijn elektriciteitsgroepen verdeeld, is er een haspel en zijn er verlengsnoeren aanwezig? Wat voor een geluidssysteem is er aanwezig? Zijn er al lichten op locatie? Neem de ruimtes in je op en ga na hoe de akoestiek is (galmt het bijvoorbeeld erg, kun je elkaar verstaan als je met een grote groep samen bent).
• Vraag twee weken voor het evenement het inhoudelijke programma en de contactgegevens van betrokken partijen op bij de organisator. Ga na of er al een draaiboek is met tijden, wensen en benodigdheden op technisch vlak. Zo niet, dan is dit jouw taak als technicus. Je maakt een overzicht van de wensen van artiesten en regelt dat de nodige techniek aanwezig is voor het evenement.
• Communiceer met de organisator wat betrokken partijen (bijvoorbeeld artiesten en cateraars) nodig hebben aan stroom, techniek en technische ondersteuning. Als het uitgebreide wensen zijn (zoals een band met veel versterking kan hebben) – vraag dan na of alles duidelijk is, welke spullen en techniek ze zelf mee nemen en waar jij voor dient te zorgen. Liever twee keer vragen dan informatie missen.
• Ga na welke techniek er in huis is en wat er wordt gehuurd. De kans is groot dat de organisator je om hulp vraagt bij wat er precies nodig is, op basis van de technische riders van de acts.