Kennisbankmenu

Iedereen die de handen uit de mouwen wil steken voor jouw buurtlocatie heeft waarschijnlijk hart voor de maatschappelijke waarde en de mensen van jullie initiatief. Toch maakt het uit op welke basis je ze betrekt.

Een vrijwilliger, medewerker, ZZP’er of andere kracht: wat past? Een werkrelatie moet voor beide partijen kloppen. Voor de organisatie én voor de buurtbewoner of professional die je wil betrekken.

Betaald vs. vrijwillig

Betaalde krachten zijn vaak medewerkers in loondienst of ZZP’ers. Daarnaast kun je ook denken aan uitzend- en payrollwerkers, een schoonmaak- of onderhoudsbedrijf. Op betaalde basis kan je iemand verantwoordelijkheden geven die in verhouding staan tot hun beloning. Betaalde krachten geven je buurtlocatie een stabiele draagkracht voor de zwaardere, lastige of gevoelige onderdelen van het werk.

Op vrijwillige basis spelen andere belangen en motivaties. Een financiële vergoeding is mogelijk, maar is bedoeld voor gemaakte kosten en niet als beloning. Hoewel je zekere verwachtingen mag hebben van je vrijwilligers, zal je er vaak soepeler mee omgaan. Vrijwilligers kunnen op hun beurt soepeler zijn in hun beschikbaarheid en betrokkenheid; daarmee zijn ze een grote kracht voor je buurtlocatie.

Kosten en financiële risico’s

Als je de middelen hebt, kan je personeel inhuren. Tarieven van ondernemers zijn hoger dan salaris van personeel, maar een ZZP’er kan ook ontzoren omdat je niet verantwoordelijk bent voor zaken als verzekeringen, bijscholing, doorbetaling bij ziekte, contractbeëindiging, etc. Een ZZP’er kan netto meer inkomsten overhouden dan een medewerker in loondienst, maar is ook minder beschermd en moet veel zelf betalen.

Deze financiële verschillen worden waarschijnlijk kleiner in de toekomst, door de afbouw van de ondernemersaftrek en mogelijke invoering van beschermende wetgeving.

Tip: Als betaald alternatief voor vrijwilligers kunnen ZZP’ers in de Kleine Ondernemers Regeling (KOR) wellicht perspectief bieden. Voor ouderen die wat willen bijverdienen is dat wellicht ook aantrekkelijk.

Administratie

Het inhuren van ZZP’ers, een bedrijf of payroll/uitzendkrachten is administratief het simpelst. Deze krachten betaal je per factuur.

Wanneer je vrijwilligers van een vergoeding voorziet is een simpele administratie wel slim, zodat je niet over de maximumbedragen heengaat.

Een medewerker brengt een salarisadministratie en IKB-administratie met zich mee, en extra verantwoordelijkheden bij ziekte.

Taken

Een medewerker in loondienst heeft een duidelijk afgebakende taak en een duidelijke gezagsverhouding met de werkgever, die de medewerker aanstuurt zodat die diens taak goed kan uitvoeren. Het brengt veel continuïteit met zich mee.

Een loondienstverband is volgens de wet een werkrelatie waarbij een werknemer arbeid verricht tegen loon in dienst van een werkgever, gedurende een zekere tijd (Art. 7.610l lid 1 BW).

Het is persoonlijke arbeid voor loon, waar inkomstenbelasting over wordt afgedragen en sociale zekerheden bij zijn geregeld. Ook heeft de werkgever het gezag om taken toe te wijzen, het werk te evalueren, bij te sturen en achteraf te beoordelen, en om bijkomende zaken voor te schrijven zoals werktijden, -locatie en -kleding.

Het belangrijkste voordeel van een loondienstverband is de duidelijkheid van de werkrelatie. Dit is prettig voor de samenwerking en zorgt voor continuïteit. Er is daarnaast geen risico op naheffing door de belastingdienst, wat bij het inhuren van ZZP’ers een aandachtspunt is. Ook heb je als organisatie een stok achter de deur om te investeren in bijscholing. Voor de medewerker is er bovendien financiële bescherming (ziekte, AOV, pensioen).

Extra lasten werkgever

Het in dienst nemen van een werknemer is kostbaar. Je vraagt al snel te weinig subsidie  aan omdat je je op voorhand niet realiseert hoeveel extra kosten er zijn. De lasten van de werkgever bestaan in ieder geval uit het brutoloon, plus +/- 40% extra lasten  (Wil je precies berekenen wat de loonkosten zijn? We hebben een handig rekenmodel dat je bij ons kunt opvragen.) 

• de premie werknemersverzekering;
• pensioen;
• de arbodienst;
• de verzuimverzekering;
• loonadministratie;
• noodzakelijke cursussen (zoals EHBO, BHV, Sociale Hygiëne, etc.);
• bijscholing waar je personeel aanspraak op mag maken.

Naast deze kosten vraagt werkgeverschap ook tijd: voor het opzetten of uitbesteden van een salarisadministratie (goed vinger aan de pols houden), en voor het schrijven van een reïntegratieplan bij langdurige ziekte.

Verzuimverzekering

Deze verzekering dekt de kosten die je hebt wanneer een medewerker langdurig ziek wordt en twee jaar doorbetaald moet worden. Heb je die verzekering niet, dan komt er al die tijd dus geen budget vrij voor vervanging. In de eerste weken dat iemand ziek is, willen vrijwilligers / andere medewerkers vaak wel een stapje extra doen om het op te vangen, maar op lange termijn ontstaat er een probleem. Dit risico ligt bij het bestuur.

Arbowet

Een werkgever is verplicht een Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) te doen: dat klinkt ingewikkeld, maar je kijkt hiermee vooral of je medewerkers veilig hun werk kunnen doen. In sommige sectoren wordt gevaarlijk werk gedaan met bijvoorbeeld giftige stoffen. Bij buurtlocaties zal dat meevallen. Risico’s waar je naar kan kijken zijn bijvoorbeeld agressie en geweld, werkdruk en seksuele intimidatie.

Bij ziekte van een medewerker moet een organisatie zich laten bijstaan door een deskundige, als werkgever moet je dus met een arbodienst werken. De Vrijwilligerscentrale adviseert een module van bijvoorbeeld Zorg van de Zaak.

Zelf aan de slag: Fiscale regelingen

Als werkgever kan je gebruik maken van bepaalde fiscale voordelen om mensen in loondienst te nemen.

Loonkostenvoordelen (LKV)

Deze regeling is voor werknemers met een arbeidsongeschiktheidsverleden of bijstandsverleden, die uit een uitkering van het UWV of de gemeente komen. Denk aan oudere werknemers (56+), doelgroep banenafspraak, scholingsbelemmerden en het herplaatsen van arbeidsgehandicapte werknemers.

Om dit fiscale voordeel te gebruiken moet de persoon uit een uitkering van het UWV of de gemeente komen en moet die instantie een doelgroepenverklaring voor die persoon afgeven. Als werkgever kan je dit fiscale voordeel aanvragen in de aangifte van de loonheffing, met doelgroepverklaring erbij.

De Collectieve ArbeidsOvereenkomst (CAO) is een afspraak over waar alle medewerkers binnen een bepaalde sector recht op hebben.  Buurthuizen én speeltuinen vallen onder de CAO Sociaal werk, welzijn en maatschappelijke dienstverlening, deze is algemeen bindend voor alle locaties.

De COA schrijft o.a. voor hoe je medewerkers voor een salaris kan inschalen (zie functiematrix en salarisschalen), en wat ze daarnaast moeten krijgen: een Individueel Keuze Budget (IKB), vakantie, loopbaanbudget, en meer. Zo kan je bijvoorbeeld ook dingen uit het IKB betalen die bijdragen aan je welzijn, zoals een fiets of sportabonnement. 

Tip: Bij toepassing van COA Sociaal werk, welzijn en maatschappelijke dienstverlening staat er altijd 10 euro bruto los op je salarisstrook voor de zorgverzekering. Ook moet de hoogte, opbouw en mutaties van het loopbaanbedrag vermeld staan op de salarisstrook. Dit moet je goed afstemmen met het loonadministratiekantoor.

Dit betekent werken volgens CAO Social Werk 

Je kan in de CAO Sociaal Werk terugvinden wat het betekent om deze te volgen. Je gaat o.a. mee met de loonstijgingen, geeft medewerkster een individueel keuzebudget en draagt af aan het pensioenfonds PFZW. Het risico als je dit niet doet zit hem er onder meer in dat als je ooit een arbeidsconflict krijgt, je werknemer met terugwerkende kracht je als werkgever kan verplichten alsnog je aan de CAO te houden. Dit kan tot 5 jaar terug en is dus een flink financieel risico, waar bewonersinitiatieven vaak geen financiële buffer voor hebben.

Het is best wat uitzoekwerk hoe je als bewonersinitiatief de CAO precies volgt. Als je een loonadministratiekantoor hebt dan weten zij hier vaak meer van af en kunnen je veel werk uit handen nemen. Ook met een pay roll constructie scheelt je dit werk, maar dit is wel een extra kostenpost. Je kan meer informatie opvragen bij penningmeesters van andere leden die de CAO sociaal werk al langer toepassen.

Wanneer valt personeel onder de CAO Sociaal Werk?

Heel kort door de bocht val je onder de CAO als je personeel in dienst hebt en er ook maar iets in je doelstellingen staat wat duidt op een sociale taak (sociale cohesie, verbinding, ontmoeting, etc.).  

In het memorandum van de CAO staat::  

‘ Het gaat krachtens sub b onder meer om activiteiten gericht op het bevorderen van de sociale samenhang en leefbaarheid in dorpen, wijken, buurten en/of gemeenten, waaronder bijvoorbeeld wordt verstaan:

– Het ondersteunen, faciliteren van ontmoetingsplekken van en voor diverse groepen burgers (onder andere: buurt- en dorpshuizen, wijkcentra, speeltuinen etc.);

– Het ondersteunen, faciliteren van activiteiten gericht op het bevorderen van sociale contacten (onder andere: brede buurtactiviteiten, buurtactiviteiten voor kwetsbare doelgroepen zoals bijvoorbeeld ouderen, eettafels, (buurt)verenigingen etc.).’

Een ZZP’ers is een ondernemer met een KVK-nummer, btw nummer, en een eigen website zodat diegene vindbaar is voor opdrachtgevers. Omdat een ZZP’er diens werkzaamheden per factuur in rekening brengt is het administratief makkelijk om een ZZP’er in te huren. Bovendien zijn ZZP’ers flexibeler inzetbaar.

Een ZZP’er heeft een winstoogmerk. Het werk wordt niet voor de kostprijs gedaan; de onderneming maakt structureel genoeg winst om een duurzaam bedrijf te voeren. De ondernemer werkt op eigen risico en rekening. Een ZZP’er loopt financiële risico’s die een medewerker in loondienst niet heeft en is, in tegenstelling tot andere ondernemingen (zoals een BV), financieel persoonlijk aansprakelijk. Tijdens corona kwamen veel ZZP’ers in de problemen.

Tip: Een groep ZZP’ers kan samen een broodfonds opzetten: daarmee vangen ze elkaar financieel op wanneer een van hen ziek is. Er zijn ook verzekeringen of diensten zoals SharePeople om het risico op uitval door ziekte op te vangen.

ZZP’er in dienst

Huur je een ZZP’er in, dan zal dit meestal tijdelijk of voor een beperkt aantal uur. Een kenmerk van ondernemerschap is het streven naar meerdere opdrachtgevers; een zzp’er moet daarom kunnen aantonen actief acquisitie te doen en verschillende opdrachtgevers te hebben. Wanneer je een ondernemer een opdracht geeft, mag je een grotere mate van zelfstandigheid verwachten in vergelijking met iemand in loondienst. Een ZZP’er zal bijvoorbeeld zelf vervanging regelen als ze verhinderd zijn, en hierover met jou als opdrachtgever communiceren.

Als opdrachtgever kan je natuurlijk je wensen voorleggen en de ondernemer kan daar mee akkoord gaan, maar je hebt niet hetzelfde gezag over de ZZP’er als over een werknemer.

Mag ik een ZZP’er vragen een cursus te volgen? Dit is een onderwerp van onderhandeling. Bijscholing is niet verplicht, maar kan voor beide partijen nodig zijn. Bespreek goed wat je kan en wil vergoeden. 

Zelf aan de slag: Schijnzelfstandigheid voorkomen

Wanneer je een ZZP’er inhuurt, kan de belastingdienst controleren of de werkrelatie geen verkapte loondienst is. Het is loondienst wanneer jij als opdrachtgever bepaalt hoe je ZZP’er het werk doet, als het werk niet mag worden overgedragen aan iemand anders en als je alleen de gemaakte uren vergoedt.

Er kunnen soms lastige situaties ontstaan in je team. Bijvoorbeeld als er werk overgedragen moet worden, taken slecht uitgevoerd worden of wanneer iemand een eigen koers blijft varen zonder rekening te houden met het team. Wat als jullie er niet uitkomen samen?

In gesprek blijven met elkaar kan erg inspannend zijn en vraagt soms een lange adem. De betrokkenen kunnen er wel veel van leren en je buurtlocatie heeft daar veel profijt van. Maar, komen jullie er zelf niet uit, schakel dan hulp in. Desnoods van een onafhankelijke bemiddelaar.

Tip: Veel conflictsituaties kan je voor zijn met duidelijke afspraken op je locatie. Tips hierover vind je in het kennisbankartikel over Sociale Veiligheid.  

Rol vertrouwenspersoon bij conflict

Vertrouwenspersonen kunnen in 1-op-1 gesprekken ondersteuning, een luisterend oor en advies bieden. Het kan in een conflictsituatie erg fijn zijn om je gesteund te voelen en met iemand samen te bedenken hoe met de conflictsituatie om te gaan.

Vertrouwenspersonen zijn nooit direct betrokken bij de conflictsituatie in kwestie; ze kunnen niet als mediator optreden of namens iemand actie ondernemen.

Zelf aan de slag: functioneringsgesprek

Het is fijn om vaste momenten te hebben waarop je als werkgever allerlei uitdagingen in de samenwerking met en tussen medewerkers of vrijwilligers bespreekbaar kunt maken.

Een grote aanbeveling daarbij is om een gelijkwaardig functionerings- of evaluatiegesprekken te houden. Hierin krijgen niet alleen de (vrijwillige) medewerkers feedback van het bestuur en/of elkaar, maar kan er ook feedback gegeven worden vanuit de werkvloer naar bestuur.

Leg de gesprekken goed vast, zodat je de aantekeningen later kan raadplegen.