KENNISBANK

kennisbankmenu

Vrijwilligers

Hoe zorg je dat je genoeg vrijwilligers hebt om je initiatief goed draaiende te houden? Het is een vraag waar veel initiatieven mee worstelen. En als je ze eenmaal hebt gevonden, dan wil je natuurlijk dat ze een tijdje blijven. Naast tips over het vinden en behouden van vrijwilligers vind je hier invulbestanden en voorbeelden die je als basis voor jouw eigen initiatief kan gebruiken.

Ga direct naar:

(Of kijk eerst nog even snel wat voor vrijwilliger je eigenlijk zelf bent!)

Werken met vrijwilligers

Hoe zorg je dat je goed ingespeeld bent op je vrijwilligers? Hoe kan je je vrijwilligers op een soepele manier ondersteunen?  

Altijd klaar voor nieuwe aanwas

Als buurtinitiatief zorg je voor een toegankelijke sfeer door altijd open te staan voor extra hulp. Knoop gesprekjes aan met je bezoekers, en laat ze op kleine manieren helpen, zodat ze zich zelfs als bezoeker al onderdeel kunnen voelen van jouw locatie. Zorg voor informatie over je locatie zodat mensen weten waar ze aan bijdragen, op plekken waar iedereen het kan zien en lezen of er naar kan vragen. 

Zorg daarnaast dat je voor een aanwaaiende nieuwe vrijwilliger altijd pakketjes klaar hebt liggen  met informatie en formulieren om ze aan te melden, of om ter informatie mee naar huis te geven. Denk bijvoorbeeld aan:

  • aanmeldformulier of contract;
  • praktische informatie, huisregels, contactgegevens van een vertrouwenspersoon;
  • achtergrondinformatie over je buurtlocatie;
  • verplichte kost zoals barinstructies.

Tip:  Haak doorlopend in op de interesses van je bezoekers. Zo voelen ze zich gezien. Misschien vinden ze het zelfs wel leuk om iets te introduceren op jouw locatie, dat te maken heeft met hun interesse. Of is er een kort klusje dat ze wel leuk vinden om op te knappen! Zo wordt de stap om vrijwilliger te worden kleiner én de druk op het team minder.

Zelf aan de slag: transparantie en overleg

Zorgen dat iedereen zich thuis kan voelen en een gelijkwaardige plek heeft op jouw buurtlocatie kan best een uitdaging zijn. Wat helpt, is om vaste uitgangspunten te hebben over hoe je vrijwilligers inzet en te zorgen dat iedereen die kent. Allereerst kan het bestuur afspraken vaststellen: een vrijwilligersbeleid, een aannamebeleid, afspraken over vergoeding en omgangsregels kunnen veel onrust uit de lucht halen.

Zorg ook dat de afspraken leven onder je vrijwilligers. Geef de afspraken op papier mee naar huis aan nieuwe vrijwilligers en praat met elkaar over hoe je de afspraken toepast. Ga eens per jaar bijvoorbeeld om de tafel over de huis- of omgangsregels: of die nog kloppen, en hoe iedereen die toepast. Een gesprek brengt iedereen bewust op één lijn.

Tip: Weet wie je bent! Zorg als bestuur dat je in je beleid beschrijft waar je vrijwilligersorganisatie voor staat en wat je kernwaardes zijn. Zo kan je mensen aantrekken die daar bij passen en zorg je dat iedereen dezelfde prioriteiten heeft. 

Tip: Uit het Dwarsverband kan je een aantal mooie hulpbronnen vinden, waaronder een voorbeeld Vrijwilligersbeleid om zelf in te vullen voor je eigen locatie.

Zelf aan de slag: maak het leuk!

Als vrijwilliger kan je allerlei redenen hebben om je in te zetten: een persoonlijke passie, een behoefte aan meer sociaal contact, iets dat je wilt leren of een maatschappelijk doel dat je erg belangrijk vindt. Daarvoor ben je ook best bereid moeite te doen.

Wat daarbij nog het meeste helpt is dat je er energie van krijgt: dat je het leuk hebt samen met je mede-vrijwilligers, en voelt dat je er bij hoort. Maak het daarom leuk voor je vrijwilligers, met gezellige gezamenlijke momenten, lekker eten en drinken, en veel waardering voor ieders inbreng.

Tip: Geef elkaar complimentjes! Dit vraagt wat oefening, maar probeer het maar: het gaat steeds makkelijker. Maak ze persoonlijk, over wat ze bijdragen bijvoorbeeld of door een zoiets als ‘wat een mooie sjaal heb je’, te veranderen in: ‘Wat staat die sjaal je goed.’

Uit het Dwarsverband

Op zoek naar uitwisseling of ondersteuning? Kijk eens of er nog een beheerdersontbijt of inhoudelijke bijeenkomst over dit onderwerp gepland staat op onze agenda, of doe hier navraag over bij ons. 

Daarnaast kan je aan de slag met deze materialen uit de vereniging. Dit zijn voorbeelddocumenten die je zelf kan invullen en aanpassen voor jouw initiatief:

Vrijwilligersbeleid (Word-document)

Vrijwilligersovereenkomst (Word-document)

Aanmeldingsformulier vrijwilligers (Word-document)

Verklaring & Instructie Barvrijwilligers (Word-document)

En lees ook meer in de volgende kennisbankartikelen:

Beheer & exploitatie – vergunningen en regelgeving – Horeca

Vrijwilligers en personeel – Sociale veiligheid – Aannamebeleid

Vrijwilligers en personeel – Sociale veiligheid – Omgangsvormen vastleggen

Vrijwilligers en personeel – Werkgeverschap – Een passende werkrelatie

Externe ondersteuning & verdieping

Lees meer en laat je helpen door de vraagbaak van Dorpshuizen.nl.

Dorpshuizen.nl – Vraagbaak Vrijwilligers en personeel

Dorpshuizen.nl – Vraagbaak Gebruikers betrekken bij beheer

Dorpshuizen.nl – Vraagbaak Commissies en werkgroepen

Of laat je inspireren door het artikel van Willem-Jan de Gast, ‘Anders kijken naar vrijwillige inzet’. Waar verandert onbetaald werk in betekenisvolle activiteit? “Vrijwilligers willen niet geboeid en gebonden worden, ze willen hun vrijwillige energie betekenisvol en waardevol inzetten: voor de samenleving, voor een ander en voor zichzelf”. 

Nomade – Anders Kijken naar Vrijwillige inzet; Willem-Jan de Gast (en David Wijnperle); december 2022

Vrijwilligers werven

Hierboven las je al wat tips om doorlopend aantrekkelijk en toegankelijk te zijn voor vrijwilligers. Maar soms is er extra werk nodig om de juiste vrijwilligers te werven. Lees hier al onze tips.

Wat voor kwaliteiten of waardes zoek je in je vrijwilliger?  Een gastvrije dromer die de plek tot een warm bad maakt, een aanpakker die graag samenwerkt? Soms ben je op zoek naar een specifiek soort vrijwilliger (bijvoorbeeld een barvrijwilliger of iemand die leuke stukjes op social media kan schrijven). Ook dan is het fijn om scherp te hebben wat voor persoon je voor ogen hebt. Iemand die van mensen houdt, of graag slimme oplossingen verzint? Als  potentiële vrijwilliger is het fijn om jezelf in zulke kwaliteiten te herkennen, en handig om je voor te stellen wat je vanuit die kwaliteiten kan bijdragen. Zo vind je mensen die goed bij je initiatief passen en is de kans groot dat ze ook zullen blijven.

Tip: Weet wie je bent! Waar staat jullie organisatie voor, en wat zijn jullie kernwaardes? Draag die actief uit, en vermeld ze op vacatures. Zo kan je mensen aantrekken die daar bij passen. 

Zelf aan de slag: vacature uitzetten

Als je weet naar wat oor vrijwilliger je opzoek bent kan je hier een vacature voor schrijven en verspreiden. Bijvoorbeeld in je netwerk: in de nieuwsbrief, op social media, onder je eigen vrienden, familie, collega’s en buren. Het is ook slim de vacature uit te printen: hang ‘m op aan het prikbord, de deuren en ramen van je locatie! Dit wordt vaak vergeten terwijl het juist heel belangrijk is. En zeg het tegen iedereen die het maar horen wilt. 

Tip: Gebruik de voorbeeld-vacature uit het Dwarsverband, dit is een Word-document dat je zelf kan invullen.

Tip: Zoek contact met plekken waar jouw potentiële vrijwilliger misschien komt. Als je een vrijwilliger voor de keuken zoekt kan je bijvoorbeeld kookwinkels, kookopleidingen en aanbieders van kookworkshops benaderen of zij jouw vacature ergens op kunnen hangen. 

Zelf aan de slag: trek de aandacht met een evenement

Open Dag, Open Huis, buurtborrel, een maandelijkse maaltijd, een nieuwe activiteit of een keertje aan het einde van de dag pizza eten en film kijken: organiseer iets moois om de aandacht te trekken. Dan komen er opeens hele andere mensen binnen. Laat zien wie je bent,  wat je doet en dat je vrijwilligers zoekt: leg briefjes neer, hang een poster op, benoem het in je welkomstwoord of afsluiting en vraag mensen persoonlijk. 

Zelf aan de slag: succes benoemen, delen en vieren!

Besteed aandacht aan succes – en een beetje bluffen mag. Hoe klein of groot het ook is: als je je succes deelt, dan wordt het meer. Je speelt jezelf zo in de kijker voor potentiële vrijwilligers, en wie wil er nu niet zijn waar het feest is? Hang slingers op, schreeuw het van de daken, maak poster, schakel de pers in, zet het op je eigen website en vergeet vooral de foto’s niet! 

Wat zou ik kunnen vieren dan? We hebben onze doelen nog lang niet bereikt! Je kan bijna alles vieren: een vrijwilliger die er al 5 jaar is, de 100e maaltijd, enzovoort. Kijk naar wat er allemaal wel lukt, ook al heb je nog niet alles op je wensenlijstje bereikt. 

Tip: Durf een beetje te bluffen en doe dat het liefst publiekelijk. Roep: ‘We gaan als een speer!’ of ‘De aanmeldingen stromen binnen!’, ook als je eigenlijk hogere doelen had gesteld. Mensen worden nieuwsgierig en komen kijken en daarmee maak je je succes waar.

Uit het Dwarsverband

Op zoek naar uitwisseling of ondersteuning? Kijk eens of er nog een bijeenkomst over dit onderwerp gepland staat op onze agenda, of doe hier navraag over bij ons. 

Wellicht dat een van deze hulpmiddelen uit de vereniging je kan helpen: opzet voor een vacaturetekst die je zelf kan invulLen, en een verzameling van alle tips uit het Dwarsverband.

Vacature voor vrijwilligers (Word document)

Tips vrijwilligers werven (pdf)

Daarnaast kan het volgende kennisbankartikel interessant zijn:

Bestuur – Taken en verantwoordelijkheden – Bestuursleden werven

Vrijwilligers en personeel – Sociale veiligheid – Aannamebeleid

Externe ondersteuning & verdieping

De Vrijwilligerscentrale Utrecht is gespecialiseerd in het vinden, matchen en ondersteunen van vrijwilligers. Plaats een vacature op hun website, en zoek zelf naar vrijwilligers in hun bestand. De Vrijwilligerscentrale Utrecht organiseert regelmatig workshops, en ze denken en helpen graag met je mee. Bel ze eens op voor advies, of maak een afspraak met ze op jouw locatie zodat ze mee kunnen kijken. 

Daarnaast zijn er nog meer externe partijen die je kunnen helpen aan vrijwilligers. Platform Vrijwillige Inzet heeft een vacaturebank waar je gebruik van kunt maken. Stichting Present bemiddelt zodat een groep vrijwilligers (bijvoorbeeld van een afdeling van een bedrijf) een dag lang jou kan helpen met een project. NLCares helpt je vrijwilligers te werven voor eenmalige of terugkerende activiteiten. En bij het Grafisch Lyceum Utrecht koppelt Het Bureau je aan studenten die je kunnen helpen met een eigen huisstijl, logo, flyer, etc.

Vrijwilligers Centrale Utrecht

Platform Vrijwillige Inzet

Stichting Present

NLCares

Grafisch Lyceum Utrecht – Het Bureau

LOS – Vrijwilligerstekort? Anja weet raad!

Dorpshuizen.nl – Vraagbaak Werven van vrijwilligers

Dorpshuizen.nl – Vraagbaak Werkplan (vrijwillige) medewerkers

Platform Vrijwillige Inzet – vrijwilligers werven

Vrijwilligerscontract en vrijwilligersvergoeding

Gefeliciteerd, je hebt een nieuwe vrijwilliger! Wat nu?

Een vrijwilliger aannemen

Als je iemand hebt gevonden die vrijwilliger bij jullie wil worden, wil je eerst met diegene doornemen wat de stappen zijn. Bijvoorbeeld: eerst een kennismakingsgesprek, vervolgens meelopen, en bij wederzijds enthousiasme een vrijwilligerscontract ondertekenen. Zorg dat je op locatie pakketjes hebt liggen voor nieuwe vrijwilligers, zodat je gemakkelijk alles kan meegeven dat diegene nodig heeft: flyers, informatie, instructies en afspraken, formulieren en contract.

Tip: Schrijf de stappen op in een aannamebeleid, dan wordt iedereen gelijk behandeld. Vergeet niet de stappen die in jouw specifieke situatie nodig kunnen zijn, zoals een VOG of de barinstructie.

Tip: Koppel een nieuwe vrijwilliger aan een maatje die al langer vrijwilliger is, en laat ze samen inwerken.

Vrijwilligersvergoeding

Een vrijwilliger doet onbetaald werk, maar soms maakt de vrijwilliger onkosten die je wil vergoeden. Bijvoorbeeld voor reiskosten of inkopen voor je locatie. De belastingdienst gebruikt daarom maximumvergoedingen: alles eronder wordt gezien als vrijwilligersvergoeding en is belastingvrij, alles erboven wordt gezien als loon en moet dus belasting over gerekend worden.

Het maximum per jaar is 10x het maand-maximum. Je kan dus niet het hele jaar elke maand het maandmaximum geven. Wil je je vrijwilliger een vast maandelijks bedrag geven, let dan op dat deze niet te hoog is en opgeteld niet over het jaarmaximum heengaat.

Hoe hoog is de maximale vrijwilligersvergoeding in 2024? Deze is € 5,50 per uur, € 210 per maand en € 2.100 per jaar. Op de website van de belastingdienst vind je alle actuele informatie.

Ik wil onze vrijwilligers graag een vergoeding gaan geven, kan ik dat meenemen in mijn subsidieaanvraag bij de gemeente? Het verschilt per subsidie of dit vragen oproept en of er ruimte voor is. Neem vooral contact met ons op voor advies!

Tip: wees transparant over wie wel en wie geen vrijwilligersvergoeding krijgt, om mogelijke conflicten te voorkomen.

Aanmeldformulier of Vrijwilligerscontract

Een vrijwilligerscontract is niet verplicht; je kan ook je vrijwilligers laten aanmelden met een aanmeldingsformulier. De belangrijkste reden om voor een vrijwilligerscontract te kiezen, is om geldzaken vast te leggen: wat voor onkosten de vrijwilliger kan maken en hoe de vrijwilliger vergoed wordt. Ook kan je een vrijwilligerscontract gebruiken om taken, verantwoordelijkheid en beschikbaarheid goed af te spreken. Dat is niet voor alle vrijwilligersfuncties even belangrijk, maar wanneer het wel belangrijk is kan het fijn zijn om later terug te kunnen zoeken wat je hebt afgesproken.

Uit het Dwarsverband

Op zoek naar uitwisseling of ondersteuning? Kijk eens of er nog een bijeenkomst over vrijwilligers gepland staat op onze agenda, of doe hier navraag over bij ons. 

Wellicht dat een van deze hulpmiddelen uit de vereniging je kan helpen: 

Vrijwilligersovereenkomst (Word-document)

Aanmeldingsformulier vrijwilligers (Word-document)

Verklaring & Instructie Barvrijwilligers (Word-document)

Daarnaast kunnen de volgende kennisbankartikelen interessant zijn:

Vrijwilligers en personeel – Sociale veiligheid – Aannamebeleid

Vrijwilligers en personeel – Werkgeverschap – Een passende werkrelatie

Externe ondersteuning & verdieping

Lees meer en laat je helpen door een van de volgende hulpbronnen.  

Belastingdienst – Vrijwilligersvergoedingen

Platform Vrijwillige Inzet – Vrijwilligersvergoeding

Dorpshuizen.nl – Vraagbaak Vrijwilliger en een uitkering

Vrijwilligers aan Zet – vrijwilligerscontract, 7 voorbeelden

Het belang van vrijwilligers

Graag brengen we een aantal mooie uitgangspunten onder de aandacht van Willem-Jan de Gast uit zijn artikel ‘Anders kijken naar Vrijwiliger inzet’ (2022). 

“De essentie van vrijwillige inzet is dat je de ander ondersteunt als dat nodig is zoals hij jou ook ondersteunt als jij dat nodig hebt. Dat leidt tot onderling vertrouwen en solidariteit.” Dat is een heel ander uitgangspunt dan wanneer je efficiënt een doel wil bereiken. Je bouwt met vrijwilligers een rijke en veerkrachtige sociale basis die heel veel mogelijk maakt en allerlei maatschappelijke risico’s opvangt. “Vrijwillige inzet is niet efficiënt. Gelukkig maar!”

De Varifocusbril voor Vrijwillige inzet

Herken jij je eigen zienswijze in een van deze manieren van kijken naar vrijwillige inzet? Als je ze op het juiste moment inzet, kan elke manier van kijken je verder helpen om goed met je vrijwilligers samen te werken. 

Transactie-bril (organisatie-vrijwilliger)

Met deze bril denk je na over wat je jouw vrijwilligers te bieden hebt in ruil voor wat diegene voor je organisatie doet: het ‘werk’ in ‘vrijwilligerswerk’. “Scherp gezegd is de vrijwilliger een onbetaalde medewerker.” 

Motivatie-bril (vrijwilliger-organisatie)

Met deze bril kijk je naar de waarde die de vrijwilliger zelf hecht aan wat diegene voor je organizatie doet. “Denken vanuit waarde, waardigheid en waardering is belangrijk. (…) De vrijwilliger is een gemotiveerde bijdrager aan een gezamenlijk doel.”

Activistische bril (vrijwilliger-samenleving)

Met deze bril kijk je naar welk verschil je vrijwilliger wil maken in de samenleving. “Deze bril begint weer belangrijker te worden, bijvoorbeeld bij thema’s als klimaatverandering, grensoverschrijdend gedrag en racisme. (…) De vrijwilliger is in deze visie een actieve veranderaar.”

Holistische bril (vrijwilliger-samenleving-organisatie)

Met deze bril kijk je naar hoe je vrijwilligers zo kan stimuleren dat deze een groeiende bron vormen voor de gehele maatschappij. “Een vrijwilliger die een positieve ervaring heeft bij één organisatie, zal eerder bereid zijn opnieuw vrijwillige energie te besteden.”

Tip: De term ‘vrijwilligerswerk’ sluit vooral aan bij de transactie-bril; door in plaats daarvan het woord ‘vrijwillige inzet’ te gebruiken, ga je makkelijker verschillende brillen combineren. Ook ga je dan niet meer impliciet uit van onbetaalde arbeid.

Betekenisvol contact

Vrijwilligers hebben vaak op hele diverse manieren contact met elkaar: lekker kletsen, spel, diepe gesprekken, samen klussen klaren. De dynamische aard van het contact tussen vrijwilligers biedt ruimte aan de vrijwilligers: “om te onderzoeken wie ze samen willen en kunnen zijn”, in de bewoording van onderzoekers van de Universiteit van de Humanistiek.

Die dynamische ruimte om het samen-zijn te ervaren draagt heel veel bij aan de voldoening en het plezier dat vrijwilligers ervaren. Vaak dragen coördinatoren hier actief aan bij door waardevolle connecties te leggen en actief ruimte te maken voor veelzijdig contact in de opzet van de activiteiten.

Uit het Dwarsverband

Op zoek naar uitwisseling of ondersteuning? Kijk eens of er nog een bijeenkomst over dit onderwerp gepland staat op onze agenda, of doe hier navraag over bij ons. 

Daarnaast kan het volgende kennisbankartikel interessant zijn:

Maatschappelijke waarde (dit artikel wordt nog geschreven)

Externe ondersteuning & verdieping

Waar verandert onbetaald werk in betekenisvolle activiteit? In deze publicatie lees je meer over de ideeën die we hier presenteren, en hoe je die kan inzetten. “Vrijwilligers willen niet geboeid en gebonden worden, ze willen hun vrijwillige energie betekenisvol en waardevol inzetten: voor de samenleving, voor een ander en voor zichzelf”.

Nomade – ‘Anders Kijken naar Vrijwillige inzet’, Willem-Jan de Gast (en David Wijnperle); december 2022 (pdf)

Wat is de verbindende rol van vrijwillige inzet? Het onderzoeksrapport van NOV en de Universiteit van de Humanistiek gaat hier op in:

UvH.nl – Nieuwsartikel vrijwilligersinitiatieven als ontmoetingsplekken

NOV & Universiteit van de Humanistiek – Onderzoeksrapport ‘Vrijwilligersinitiatieven als waardevolle ontmoetingsplekken’, L. Blonk, F. Bredewold en A. Machielse, september 2023 (pdf)