KENNISBANK

Vergunningen en regelgeving

Welke vergunningen moet je hebben als locatie in zelfbeheer en aan welke regelgeving moet je je houden? In dit hoofdstuk een overzicht van de belangrijkste vergunningen en regelgevingen. Regelgeving kan tussentijd veranderen. Wij helpen je graag op weg maar zijn niet verantwoordelijk voor de keuzes die gemaakt worden.

Ga direct naar:

WBTR

Horeca (horecavergunning, Sociale Hygiëne, IVA en HACCP)

Horecavergunning
Je hebt een horecavergunning nodig wanneer je eten en drinken verkoopt. Welke vergunning je precies nodig hebt wordt beoordeeld bij het aanvragen of vernieuwen van je vergunning. In veel gevallen zal het gaan om een additionele horecavergunning. Dat betekent dat je horeca hebt die ondergeschikt is aan het hoofddoel. Horeca is dus niet de hoofdbezigheid zoals dat bij een café of restaurant wel het geval is, maar ondersteunt bij de (sociale) activiteiten.

In de meeste gevallen kom je in aanmerking voor een paracommerciële (additionele) horecavergunning. Dit is afhankelijk van je rechtspersoon, of je een een stichting, vereniging of een ander rechtspersoon bent.

Als je alcohol wilt schenken vraag je een vergunning aan op basis van de alcoholwet. Enkele uitzonderingen daargelaten mag je naast bier en wijn ook sterke drank schenken. Lees meer over de paracommerciële horecavergunning in de alcoholwet.
In de alcoholwet staat onder andere dat je met een paracommerciële horecavergunning geen feesten of partijen van persoonlijke aard mag geven om oneigenlijke concurrentie tegen te gaan.
Wil je geen alcohol schenken? Dan vraag je een vergunning aan op basis van de exploitatiewet.

Je vergunning loopt in principe door als je eenmaal een vergunning hebt, behalve als er op de vergunning anders vermeld staat. Het is belangrijk dat de vergunning kloppend is. Bijvoorbeeld, dat de benoemde leidinggevenden daadwerkelijk op locatie werkzaam zijn. De leidinggevenden mogen ook vrijwilligers zijn. Houd er rekening mee dat de voorwaarden van de vergunning leidend zijn. Geef wijzigingen tijdig door zodat de namen op de vergunning kloppen. Wanneer je wijzigingen meld kunnen de overige zaken van de vergunning ook opnieuw bekeken worden.

Tips horeca vergunningen aanvragen of wijzigingen:

  • Ga naar het Horecaloket van de gemeente Utrecht en check welke documenten je allemaal nodig hebt.
  • Als je alle documenten hebt verzameld druk je bij het Horecaloket op de paarse balk ‘een horecavergunning aanvragen of wijzigingen (voor bedrijven)’. Er staat ‘voor bedrijven’, maar het is ook voor buurthuizen. Je komt dan op de pagina een horecavergunning aanpassen of wijzigen.

Voor het aanpassen of wijzigen van een vergunning heb je de volgende documenten nodig:

  • de gegevens van de luchtverversingscapaciteit van de mechanische installatie;
  • een intentieverklaring van de leidinggevende (in jouw geval vaak een bestuurslid), waarop je aangeeft vrijwillig te werken voor de stichting. Dit wordt ook wel een vrijwilligersovereenkomst genoemd en moet door het bestuur ondertekend worden. Bekijk een voorbeeld van één van onze leden hieronder:

voorbeeld intentieverklaring leidinggevende;

  • een lijst met barvrijwilligers, deze lijst kan in een excel gemaakt worden met een kolom met de namen en een kolom met IVA certificaat behaald. Daarbij verstuur je een kopie van de behaalde certificaten. Wat IVA is, lees je hiernaast.
  • er wordt gevraagd om een alcoholbestuursreglement. Bekijk een voorbeeld van een alcoholbestuursreglement van één van de leden:

voorbeeld alcoholbestuursreglement;

  • het is nodig om een weekrooster op te stellen met de barvrijwilligers,iedereen met een IVA certificaat en met de leidinggevende, minstens twee die Sociale Hygiëne hebben behaald. Het weekrooster hoeft niet naar de gemeente te worden verstuurd maar hang je in de ruimte waar de vergunning voor is aangevraagd. Uiteindelijk moet in diezelfde ruimte de vergunning komen te hangen en een uitdraai van “artikel 5” van het alcoholbestuursreglement. Bekijk een voorbeeld van een weekrooster van één van de leden hieronder. Let op, het is belangrijk dat zowel de voor als achternamen vermeld worden, in dit voorbeeld staan alleen voornamen.

voorbeeld weekrooster bar;

  • statuten van de locatie;
  • huurovereenkomst van de locatie.

Sociale Hygiëne
Wanneer je alcohol schenkt is het verplicht dat er minimaal twee mensen (vrijwilligers en/of betaalde krachten) een diploma Sociale Hygiëne op zak hebben. Zij worden op de horecavergunning vermeld als ‘leidinggevenden’. Sociale Hygiëne heeft met hygiëne niet veel te maken, het gaat erom dat je weet om te gaan met mensen die alcohol drinken en hoe je kunt ingrijpen. In dit artikel van Dorpshuizen.nl over Sociale Hygiëne lees je daar alles over.

IVA (Instructie Verantwoord Alcoholschenken)
Elke vrijwilliger die achter de bar staat en alcohol schenkt is verplicht een cursus Instructie Verantwoord Alcoholschenken te hebben gevolgd. Deze gratis cursus staat online op de website van de Vrijwilligersacademie. Bij succesvolle afronding van de cursus (24 van de 30 vragen goed), ontvangt de vrijwilliger een certificaat. We adviseren om deze certificaten uit te printen en achter de bar te leggen. Bij controle kan hierom worden gevraagd. Zie ook dit artikel van LSA bewoners over de IVA.

HACCP
HACCP zijn de wettelijke voorschriften op het gebied van voedselveiligheid. Het is een preventief systeem om bereiding, verpakking en het bewaren van voeding zo veilig mogelijk te laten verlopen. De wet is van toepassing op elk bedrijf en organisatie die met levensmiddelen te maken heeft. Voor buurthuizen geldt doorgaans de Hygiënecode Horeca, die is gebaseerd op HACCP. Als buurthuis ben je verplicht om je aan deze voorschriften te houden en er wordt op gecontroleerd. Alleen als je op incidentele basis met voedselwaren werkt en maaltijden aanbiedt aan kleine groepen, volstaat de Checklist voedselveiligheid voor vrijwilligersorganisaties.

Op deze paginavan LSA bewoners over Horeca en bar exploitatie lees je meer informatie.

BHV / EHBO

BHV
In dit artikel van Dorphuizen.nl over Bedrijfshulpverlening (BHV) vind je de belangrijkste informatie.

EHBO
In dit artikel van Dorpshuizen.nl over EHBO (Eerste Hulp Bij Ongelukken) vind je de belangrijkste informatie.

Brandveiligheid

De eisen en regels waar je op het gebied van brandveiligheid aan moet voldoen staan in de omgevingsvergunning. Je hebt een omgevingssvergunning voor brandveilig gebruik of een gebruiksmelding nodig.

Welke van de twee je nodig hebt hangt af van waar je het gebouw voor gebruikt en wat voor activiteiten je onderneemt.

Doe een vergunningscheck op het omgevingsloket om te zien of je een omgevingsvergunning voor brandveilig gebruik of een gebruiksmelding nodig hebt. Val je in beide categorieën, dan volstaat een omgevingsvergunning.

BUMA/STEMRA

Als je muziek afspeelt – zelfs al zet je de radio aan – of een film vertoont, ben je wettelijk verplicht hiervoor te betalen. 

Hoe dat precies werkt en welke organisatie hiermee gemoeid is lees je in dit artikel van Dorpshuizen.nl over BUMA/STEMRA/SENA/VIDEMA.

AVG Privacywetgeving

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is wetgeving die gaat over het bewaren van persoonsgegevens. Sinds 2018 geldt deze wetgeving ook voor stichtingen en verenigingen, dus ook voor jouw locatie. 

Wat deze wet inhoudt en de gevolgen zijn voor jou locatie, lees je in dit artikel Dorpshuizen.nl over Gegevensbescherming.