Kennisbankmenu

Samen met de (vrijwillige) beheerder(s) en/of een coördinator leidt het bestuur van een buurtlocatie alles in goede banen.

Hoe de koers wordt bepaald en wie de dagelijkse leiding op zich neemt, verschilt per buurtlocatie. Maar het bestuur is altijd eindverantwoordelijk voor de beslissingen die over jullie buurthuis, speeltuin of buurtinitiatief worden genomen. Wanneer er iets mis gaat, bijvoorbeeld financieel, worden zij hierop aangesproken door belanghebbenden en door overheidsinstanties.

Stichting- vs. verenigingsbestuur

Bij een stichting is het bestuur eindverantwoordelijk en neemt zelfstandig besluiten. Bij een vereniging legt het bestuur haar besluiten aan de vereniging voor tijdens een algemene ledenvergadering (ALV), en voert ze naar de wensen van de vereniging uit.

Bestuursfuncties en portefeuilles

Elk bestuur heeft minimaal een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Die zorgen dat het bestuur goed samenwerkt, dat hun beslissingen en actiepunten altijd terug te vinden zijn in notulen en dat er goed zicht is op de financiën.
Daarnaast kunnen bestuursleden ook inhoudelijke portefeuilles (bijvoorbeeld ‘beheer pand’, ‘programmering’, ‘vrijwilligers’) of specifieke taken hebben. Een bestuur kan actief betrokken zijn bij het beheer van de buurtlocatie, of juist meer op afstand staan en zich richten op de grote lijnen.

Hoeveel bestuursleden hebben we nodig voor ons bestuur? In de praktijk zal een bestuur vaak tussen de drie en zeven bestuurders tellen. Wettelijk kan je met twee bestuursleden toe. (Dan heeft één bestuurslid een dubbele functie, want er moet altijd een voorzitter, secretaris én penningmeester zijn). De Governance Code Utrecht schrijft voor altijd ten minste drie bestuursleden te hebben.

Het besturen van een zelfbeheer initiatief kan best veel werk zijn, en een groot bestuur is daarom geen overbodige luxe. Zo kan je de taken verdelen en verschillende meningen meewegen in je besluiten. Meer bestuursleden geeft ook tragere besluitvorming en meer coördinatie in het uitvoeren van de taken. Afhankelijk van je locatie is rond de vijf bestuursleden ideaal.

Tip: met een oneven aantal bestuursleden zal je altijd een meerderheidsbesluit kunnen nemen, dat versnelt besluitprocessen!

Tip: blijf als bestuur flexibel om patronen te veranderen, zoals het moment waarop jullie meestal vergaderen. Zo maak je ruimte voor potentiële nieuwe bestuursleden die wellicht een ander leefritme hebben. Ook kan je dan makkelijker meebewegen met een crisis of met veranderingen in wat jullie bestuurswerk van jullie vraagt.

Om het bestuurswerk goed te verdelen en leuk te houden is het belangrijk om genoeg bestuursleden te hebben. Maar nieuwe bestuursleden werven kan best lastig zijn.

Tip: Bedenk ruim op tijd wanneer je een nieuw bestuurslid nodig gaat hebben. Met name als je een bestuur op leeftijd hebt, kan het rust geven om ruim van tevoren toe te werken naar een overdracht. Zodat je tijd hebt om iemand in te werken en alle kennis en inzichten over te dragen.

Zelf aan de slag: betrek je netwerk

Wanneer je op zoek bent naar een nieuw bestuurslid, bespreek dan samen met de andere bestuurders naar wat voor persoon je op zoek bent en vertel zoveel mogelijk mensen uit je persoonlijke kring hierover. Laat het iedereen weten! Benader mensen met wie jij een match ziet persoonlijk en vertel ze waarom jij denkt dat diegene zo goed bij de rol past.

Tip: vraag als iemand geïnteresseerd is of hij/zij eens wil aansluiten bij een bestuursvergadering. Vraag wat hij/zij interessant vindt en maak daarvoor ruimte.  

Zelf aan de slag: vacature uitzetten

Maak een vacature en deel die in je netwerk: in de nieuwsbrief, op social media, in je eigen netwerk, en: print de vacature uit en hang ‘m op aan het prikbord, de deuren en ramen van je locatie! Dit wordt vaak vergeten terwijl het juist heel belangrijk is.

Hoe vaak je als bestuur samenkomt en hoeveel taken je te verdelen hebt, kan erg verschillen.

Als bestuur wil je ten minste twee dingen doen: de koers uitzetten voor volgend jaar (vastgelegd in een jaarplan of beleidsplan met begroting), en verslag doen van het voorgaande jaar (jaarverslag & jaarrekening). Voor die zaken alleen kan je het beste al ten minste twee keer per jaar bij elkaar komen. Een verenigingsbestuur dient Algemene Ledenvergaderingen te organiseren waarin deze zaken aan de leden voorgelegd kunnen worden ter goedkeuring.

Daarnaast is het bestuur er verantwoordelijk voor dat de organisatie aan de regels voldoet, en heeft het bestuur een rol in eventuele subsidieaanvragen en de financiële gezondheid van de organisatie. Een meewerkend bestuur kan ook betrokken zijn bij de uitvoer: beheer, communicatie, programmering, ondersteunen van vrijwilligers. Bij dit soort zaken wil je als bestuur goed te bepalen waar jullie voor zijn, en wat jullie uitbesteden aan uitvoerende vrijwilligers en medewerkers.

Samenwerken als bestuur

De voorzitter heeft een belangrijke rol in de samenwerking: ze leidt de vergadering in goede banen, zorgt dat alle onderwerpen op de agenda op tijd aan bod komen en dat alle bestuursleden meekomen in het gesprek. Houd samen de tijd in de gaten en check af en toe bij elkaar of de gemaakte besluiten en afspraken helder zijn. Als een onderwerp meer aandacht vraagt dan binnen die vergadering kan, kijk dan eens of een extra vergadering mogelijk is. Of wellicht vraagt het onderwerp om meer voorbereiding door één of meer bestuursleden, voorafgaand aan de vergadering.  

Soms ontstaat er wrijving of een conflict tussen bestuursleden door verschillen in werkstijl en behoeften, of verschil in waarden. Waardeer de verschillen in de groep en schep ruimte om elkaar te leren kennen. Kijk of je op een veilige manier in gesprek kan gaan met elkaar.

Verschillende mensen hebben verschillende perspectieven en vinden verschillende dingen belangrijk. Dit heeft grote voordelen. Soms vraagt het extra overleg en zoekwerk naar de raakvlakken, maar maak je ook betere beslissingen. Je bekijkt de zaak namelijk vanzelf van alle verschillende kanten, en je weegt meer verschillende belangen mee in je beslissingen.

Tip: voor het maken van beslissingen is het meegenomen als je een oneven aantal bestuursleden hebt, zodat je altijd een meerderheidsbesluit kan nemen.

Zelf aan de slag: notuleren

Elke keer dat je als bestuur bij elkaar komt maakt de secretaris de notulen, of iemand anders als jullie dat onderling hebben afgesproken. In de notulen wil je ten minste opgeschreven hebben:

• De datum, tijd & locatie van de vergadering
  
• De namen van de aanwezigen
  
• De naam van de notulist (meestal de secretaris)
  
• De agenda en eventuele extra onderwerpen die besproken zijn
  
• De besluiten die genomen zijn (vermeld ook als een van de bestuursleden het niet eens is met het besluit en waarom)
  
• Actielijst: wie gaat welke taken oppakken

Elk jaar zorg je als bestuur voor de jaarstukken: het jaarplan/beleidsplan met begroting voor de koers van de buurtlocatie, en het jaarverslag met jaarrekening voor de verantwoording. Daarnaast is het goed om beleid vast te leggen.

Veel organisaties hebben een Huishoudelijk Reglement waarin alle regels en afspraken kunnen worden gezet die niet in de statuten zijn vastgelegd, maar wel belangrijk zijn voor jullie buurtlocatie. Hierin kan je naar eigen inzicht afspraken zetten over taakverdeling en regels waar mensen binnen jouw buurtlocatie zich aan moeten houden.

Voor sommige dingen is het handig om in een apart beleid de afspraken vast te leggen. Denk bijvoorbeeld aan een vrijwilligersbeleid, waarin je vastlegt hoe je vrijwilligers aanneemt, hoe je ze aanstuurt en hoe je ze ondersteunt.

Door afspraken vast te leggen, worden de onderlinge verwachtingen helder en dat neemt gedoe uit de lucht. Het geeft intern en extern transparantie.

Als je subsidie krijgt van de gemeente, moeten je jaarstukken en je beleid aan diens regels voldoen.

Zelf aan de slag: jaarplan en begroting

Elk jaar kijk je als bestuur vooruit naar het volgende jaar: wat zijn de plannen, en hoe kunnen deze gefinancierd worden? In een jaarplan (ook wel beleidsplan) schrijf je op wat de missie van je initiatief of buurtlocatie is en welke doelen je volgend jaar gaat verwezenlijken. Bijvoorbeeld: bepaalde doelgroepen meer aansluiting geven bij je locatie, of meer aandacht voor welzijn onder je bezoekers. In je begroting zet je de vaste lasten van je locatie, extra kosten voor bijvoorbeeld materieel, onderhoud, promotie of voor het organiseren van een feest. Je laat zien hoeveel geld je hebt om het beleidsplan te verwezenlijken en hoe je dat gaat besteden.

Een verenigingsbestuur moet de begroting en het beleidsplan goed laten keuren door de leden tijdens een Algemene Ledenvergadering.

Hoe kom ik aan geld voor extra activiteiten of projecten? Je kan hiervoor een fonds of subsidie aanvragen. Je maakt daar een apart projectplan en aparte begroting voor. Kijk ook eens bij kennisbankartikelen onder “Financiën” en “Cultuur”. 

Zelf aan de slag: jaarrekening, verslag en verantwoording

Elk jaar kijk je als bestuur terug op het voorafgaande jaar. Wat is er allemaal gebeurd? Welke resultaten hebben jullie geboekt? In een jaarverslag kan je dit alles op een rijtje zetten, en evalueren wat er gelukt is en wat niet. De penningmeester zorgt dat alle inkomsten en uitgaven van het betreffende jaar compleet en overzichtelijk terug te vinden zijn in de jaarrekening.

Het bestuur zorgt ervoor dat de buurtlocatie voldoet aan alle wet- en regelgeving, en goed omgaat met allerlei risico’s. Een goed bestuur kan bovendien laten zien hoe ze besluiten genomen hebben, hoe die worden uitgevoerd en hoe die worden geëvalueerd.

Dit wordt ook wel ‘Good Governance’ of ‘Goed Bestuur’ genoemd. Hoe je daar het beste voor zorgt, hangt af van je situatie. Maar er bestaan wel minimale eisen voor vanuit verschillende instanties.

Wetten, regelingen en Governancecodes

WBTR

De Rijksoverheid heeft de basisregels voor goed bestuur vastgelegd in de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR). Deze is van toepassing op alle stichtingen en verenigingen in Nederland.

ANBI

Een stichting of vereniging met ANBI-status (Algemeen Nut Beogende Instelling) moet ook aan bepaalde standaarden voldoen voor goed bestuur.

Sectorale Governance Codes

Daarnaast bestaan er Governance Codes voor bijvoorbeeld de zorg of de cultuursector, die beschrijven wat ‘goed bestuur’ voor die specifieke sectoren inhoudt.

Gemeente Utrecht

Maar ook de gemeente Utrecht heeft een Governance Code. Deze bevat de regels voor verenigingen en stichtingen die subsidie van de gemeente krijgen. Denk daarbij aan:

• het hebben van ten minste drie bestuursleden (voorzitter, secretaris en penningmeester), en dat deze niet allemaal familie van elkaar mogen zijn;
• dat in je statuten staat hoe lang bestuursleden lid kunnen blijven en hoe een bestuurslid dat diens taken niet goed doet eventueel ontslagen zou kunnen worden;
• dat jullie buurtlocatie gedragscodes of reglementen heeft om ongewenst gedrag en belangenverstrengeling te voorkomen onder vrijwilligers, medewerkers en bestuursleden.

Sinds 1 juli 2021 is de ‘Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen’ (WBTR) in werking getreden. De wet verkleint de kans op problemen zoals belangenverstrengeling, misbruik van positie of onverantwoordelijke keuzes van het bestuur. De WBTR geldt voor alle verenigingen en stichtingen en is dus ook relevant voor jou als bestuurder van een locatie in zelfbeheer. 

Wat staat er in de WBTR?

In de wet worden tien onderwerpen behandeld:

1. Goed bestuur
   
2. Aansprakelijkheid
   
3. Tegenstrijdig belang
   
4. Belet en ontstentenis
   
5. Meervoudig stemrecht
   
6. Toezicht
   
7. Bindende voordracht (vereniging)
   
8. Raadgevende stem (vereniging)
   
9. Ontslag bestuurder (stichting)
   
10. Statuten

De WBTR legt onder andere vast dat je als bestuurder persoonlijk aansprakelijk kan worden gesteld voor alle beslissingen waar jij van af zou moeten weten als bestuurslid. Dus niet alleen voor je eigen handelen, maar ook voor wat je medebestuursleden doen. Bovendien staat in de WBTR dat er altijd twee bestuursleden akkoord moeten zijn met financiële transacties. Je bent als medebestuurslid dus ook verantwoordelijk voor wat de penningmeester doet. Ook andere soorten risico’s worden in de WBTR behandeld. Zo gaat de WBTR over (financiële) problemen die kunnen ontstaan bij een renovatie of bij een schijn van belangenverstrengeling.

Voldoet mijn bestuur aan de WBTR? Zelf uitzoeken of jullie voldoen aan de WBTR kan best even ingewikkeld zijn. Gelukkig zijn er gratis checklists die je op weg helpen. Die vind je bij de links onder ‘externe ondersteuning en verdieping’.

Tip: de Vrijwilligerscentrale Utrecht (VCU) heeft een webinar over de WBTR online staan. Een aanrader!

Zelf aan de slag: statuten aanpassen

De wet stelt eisen aan de statuten van verenigingen en stichtingen. Iedereen krijgt tot juni 2026 (dus vijf jaar na invoering van de wet) de tijd om hieraan te doen. De volgende drie onderdelen van de WBTR zijn het belangrijkste:

1. De belet- en ontstentenisregeling;
2. Het meervoudig stemrecht;
3. Tegenstrijdig belang.

Als jullie statuten aan minstens één van deze drie punten niet voldoen of als deze nog niet in de statuten benoemd staan, zul je sowieso naar de notaris moeten.