KENNISBANK

kennisbankmenu

Taakverdeling en werkdruk bestuur

In het kennisbankartikel Taken en verantwoordelijkheden zie je zo dat een vrijwillig bestuur veel te doen staat. Het aansturen van een vrijwilligersorganisatie brengt daarnaast ook unieke uitdagingen met zich mee.

We horen bij onze leden vaak: “we trekken de kar maar met een klein cluppie, nieuwe bestuursleden vinden is lastig. Soms heb ik het gevoel niet te kunnen stoppen. Wat gebeurt er als ik eruit stap? Wie doet het dan?

Hoe ga je als vrijwillig bestuur om met die werkdruk? Hoe zorgen je voor continuïteit, vang je op wanneer iemand wegvalt en vind je hulp? In dit kennisbankartikel geven we je tips om de taken goed te verdelen.

Zo blijft het bestuurswerk leuk en haalbaar!

Ga direct naar:

Werkdruk en balans

Als vrijwillig bestuur is het makkelijk om voorbij te gaan aan je eigen grenzen: je voelt je verantwoordelijk en betrokken, er kan en moet een heleboel. Daarom is het heel belangrijk om goed voor jezelf te blijven zorgen. 

Of je nu een voltijds actief meewerkend bestuurslid bent of dat je bestuursfunctie combineert met een baan en gezin: je wil graag alles doen wat je kan om je buurtlocatie in goede banen te leiden.  Toch kan je het meeste voor jouw buurtlocatie betekenen, en het beste voor de continuïteit zorgen, wanneer jij gezond blijft en het werk met plezier kan blijven doen.

Zelf aan de slag: taken verdelen

Een heldere taakverdeling kan veel lucht geven. Je weet dan precies wat er bij jou ligt en wat je aan anderen kan overlaten. Ook kan je dan beter inschatten wie je om hulp kan vragen.

Een taakverdeling kan om te beginnen worden gebaseerd op verantwoordelijkheden. Zo kan je onderscheid maken tussen beheerstaken en bestuurstaken. Sommige leden van Dwarsverband hebben een beheergroep. Daardoor is er een duidelijker onderscheid tussen de taken.

Ook binnen het bestuur kan je de bestuurstaken verdelen: bijvoorbeeld door portefeuilles af te spreken. Zorg dat een bestuur zo groot is dat de werklast verdeeld kan worden. Blijf wel met elkaar delen waar je mee bezig bent: soms blijkt onverwachts dat iemand je kan helpen, en zo kan je beter opvangen wanneer iemand uitvalt. 

Tip: In de taakverdeling kan je kijken naar waar je goed in bent. Veel taken zijn voor de een minder werk dan voor de ander. Ook kan je kijken naar wat je leuk vind om aan te werken, en uit wat voor soort taken je voldoening krijgt. Prettig werk kost minder moeite om gedaan te krijgen. Zo kan je de taken slim verdelen.

Zelf aan de slag: ruimte maken voor de leuke dingen

Het plezier in je bestuurswerk houden maakt een wereld van verschil. Zo maak jij het bestuurswerk betekenisvoller en leuker!

1: Deelnemen aan activiteiten op je buurtlocatie

Juist ook, wanneer je als bestuur geen verantwoordelijkheid draagt voor het beheer of de programmering, is het waardevol om mee te doen aan activiteiten en je onderdeel te voelen van de plek die je bestuurt.

Ook krijg je de kans om een gelijkwaardige band met de vrijwilligers op je locatie op te bouwen. Zo voel je waar je het voor doet, en komt het bestuurswerk meer tot leven.

2: Leuke bestuursactiviteiten

Ga eens lekker samen eten of onderneem een leuke activiteit die los staat van jullie bestuurstaken. Dat is een fijne beloning voor jullie harde werk, en biedt je kansen om elkaar op een andere manier te leren kennen. Een ervaring delen is heel verbindend. Dat maakt het ook makkelijker en leuker om samen te werken.

Uit het Dwarsverband

Zoek je ondersteuning, wil je een signaal afgeven op het gebied van werkdruk, of ben je benieuwd of je van andere bestuurders kan leren in het verzorgen van de balans? Neem dan contact met ons op. We denken graag mee. Kijk ook eens in de agenda of er een bestuurdersbijeenkomst gepland staat waar je bij kan zijn.

Externe ondersteuning & verdieping

Binnen maatschappelijke initiatieven nemen mensen makkelijk te veel op hun schouders. Vrijwilligerscentrale Utrecht, NOV (Platform Vrijwillige Inzet) en ook LSA Bewoners bieden wel eens workshops aan op het gebied van persoonlijk leiderschap, het zorgen voor je grenzen en voor je mentale welzijn als vrijwilliger of betrokkene in een maatschappelijke rol. 

In de Handleiding Bestuur van de LSA lees je tips voor taakverdeling, samenwerking, conflicthantering en nog veel meer handige informatie en hulpmiddelen voor een bestuur.

Vrijwilligerscentrale – Agenda

Vrijwilligerswerk.nl (NOV) – Agenda

LSA Bewoners – Agenda

LSA Bewoners – Handleiding Bestuur

Bezoldiging

Gezien en gewaardeerd worden voor je inspanningen kan zwaar werk licht maken. Als bestuur is dat iets wat je voor je mede-bestuursleden kan betekenen met een gebaar, compliment of activiteit. Financieel kan het bestuur niet beloond worden, maar wel vergoed: de bezoldiging.

Een bestuursfunctie is altijd vrijwillig: het is geen betaalde baan en je kan er dus geen loon voor ontvangen. Toch kan een bestuurslid financieel vergoed worden voor het bestuurswerk.

Belangenverstrengeling

Bezoldiging kan gevoelig liggen. Als bestuurder moet je de uitgaven van de organisatie controleren, en vanuit het belang van de organisatie geldstromen sturen. Wanneer bestuursleden zelf ook geld zouden verdienen met hun taken zouden ze deze controlerende functie niet meer neutraal kunnen vervullen. Daarom is het ook niet mogelijk om naast bestuurslid ook (betaald) beheerder of coördinator te zijn voor je buurtinitiatief. Dan ontstaat er belangenverstrengeling.

Vergoeding en vacatiegeld

Toch zijn er vormen van bezoldiging van het bestuur mogelijk. Zo kan een bestuurslid een vrijwilligersvergoeding krijgen voor gemaakte kosten. Ook kan de last van een intensieve bestuursfunctie verlicht worden met vacatiegeld: een vergoeding voor de tijd die bestuursleden kwijt zijn aan voorbereiden en bijwonen van bestuursvergaderingen.

Let op: het gaat om vergoedingen, niet om loon. Het geld mag daarom niet in verhouding staan tot het soort werk of de hoeveelheid werk.

Tip: wanneer de ene niet, en de ander wel vergoeding ontvangt kan dat veel gedoe geven. Zorg dat de besluiten die je hierover neemt duidelijk en transparant zijn. Maak goede notulen met daarin helder de afspraken die jullie maken. Stel die notulen ook vast in de volgende vergadering, zodat het hele bestuur het eens is met hoe het is opgeschreven. Als een bestuurslid het er niet mee eens is, schrijf dat ook op en benoem de reden.

 

ANBI en bezoldiging

Heeft je organisatie ANBI-status? Dan mag het vacatiegeld niet een te hoog bedrag zijn, anders wordt dit als loon gezien. De hoogte van het maximumbedrag wordt berekend op basis van het ambtenarensalaris.

Tip: wanneer het bestuur vacatiegeld of vergoeding ontvangt, kan je als bestuurslid besluiten dit om te zetten in een gift aan de organisatie. Die gift is vervolgens aftrekbaar van je inkomstenbelasting. Zo krijg je een beloning met gesloten beurzen.

Uit het Dwarsverband

Heb je behoefte aan ondersteuning of tips rondom de bezoldiging van je bestuur? Neem dan contact met ons op. We denken graag mee.

Voor meer informatie over de vrijwilligersvergoeding en een voorbeeld van een declaratieformulier, is dit kennisbank artikel wellicht interessant:

Vrijwilligers & personeel – Vrijwilligers – Vrijwilligers aannemen (dit artikel wordt momenteel geschreven)

Externe ondersteuning & verdieping

Hoe het precies zit met vacatiegeld, en wat de voorwaarden voor de ANBI zijn op dit vlak, lees je bij de Belastingdienst, de Anbi en bijvoorbeeld de Stichtingenservice.

Stichtingservice – Vacatiegeld

Belastingdienst – Vergoedingen aan bestuurders en commissarissen

Belastingdienst – Voorwaarden ANBI status – Beloning bestuurders

ANBI.nl – Vacatiegeld

Delegeren en aansturen

Vele handen maken licht werk. Meer mensen betrekken en hen taken geven is soms ook makkelijker gezegd dan gedaan.

Onder werkdruk en balans benoemden we al dat het nuttig kan zijn een groter bestuur te hebben, en te zorgen dat je genoeg taken uitbesteed aan het uitvoerend team van vrijwilligers en eventuele betaalde krachten.

Het werken met vrijwilligers (en de moeilijkheid daarvan) is ook de kracht en schoonheid van het zelfbeheer. Daar moet je als bestuurder van houden, en dus ook voor werven als je nieuwe bestuurders zoekt. Het is ook gewoon heel leuk om te doen!

Tip: Vraag nieuwe vrijwilligers niet alleen voor lange, doorlopende taken. Creëer ook mogelijkheden om voor korte tijd verschillende (kleine) werkzaamheden te doen.

Uit het Dwarsverband

Zoek je ondersteuning in de samenwerking van je bestuur met het uitvoerende team? Neem contact met ons op!

We hebben apart kennisbankartikelen over vrijwilligers en werkgeverschap, waarin we je ook tips geven voor het werven en aansturen van je team.

Vrijwilligers & personeel – Vrijwilligers – Vrijwilligers werven

Vrijwilligers & personeel – Werkgeverschap

Externe ondersteuning & verdieping

Dorpshuizen.nl heeft een vraagbaak over het betrekken van de gebruikers van je buurtlocatie. In de kennisbankartikelen hierboven vind je daarnaast nog meer interessante links naar externe ondersteuning op het gebied van vrijwilligers en personeel.

Dorpshuizen.nl – Vraagbaak over gebruikers betrekken bij beheer