KENNISBANK

Subsidie bij gemeente Utrecht

De gemeente Utrecht verleent subsidies waar je als initiatief in zelfbeheer aanspraak op maakt. In dit artikel maken we je wegwijs in het subsidie-doolhof. Welke subsidies zijn er voor initiatieven in zelfbeheer? Hoe begin je aan een aanvraag en wat staat erin? En hoe maak je een goede verantwoording? Voor de meest actuele informatie over de subsidies verwijzen we je naar de website van gemeente Utrecht.

Naast de uitleg en tips zijn er ook verschillende voorbeelden van ‘Buurthuis de Penning’ (fictieve casus). Deze voorbeelden geven een heldere illustratie uit de praktijk. Zo vind je een voorbeeld van een begroting, een resultatenrekening en een balans.

Ga direct naar:

Eherkenning

We beginnen met de Eherkenning omdat je zonder Eherkenning als organisatie geen subsidie kunt aanvragen. Hoe je die aanvraagt lees je hier.

Begin op tijd want het verzamelen van alle benodigde documenten en het wachten op de toekenning kan zo een paar dagen duren.

Het benodigde betrouwbaarheidsniveau voor de gemeente is 2+.

Let op! Veel andere instanties, zoals de belastingdienst, het UWV of het Pensioenfonds vereisen betrouwbaarheidsniveau 3. Heb je personeel in dienst, dan is betrouwbaarheidsniveau 3 aan te bevelen.

Eherkenning brengt kosten met zich mee. De kosten verschillen per inlogmiddel en betrouwbaarheidsniveau.

Tip: de kosten kun je opnemen in de begroting onder organisatiekosten.

Overzicht kansrijke subsidies gemeente Utrecht

Er zijn meerdere subsidieregelingen waar je als initiatief in zelfbeheer aanspraak op maakt. De drie meest gebruikte subsidies door de leden van Dwarsverband zijn:

  1. Vrijwillige Inzet Voor Elkaar (VIVE): de basissubsidie voor beheer en exploitatie van je locatie. Hier maken de meeste leden van Dwarsverband gebruik van.
  2. Sociale Prestatie en Dagondersteuning (SPDO): als je activiteiten organiseert voor kwetsbare bewoners, zoals een senioren-inloop, buurtfitness, ouderensoos, etc.
  3. Initiatievenfonds: voor ideeën die de wijk mooier maken, bijvoorbeeld voor een investering in je buurthuis of voor een speciale buurtactiviteit. Je kan deze subsidie het hele jaar door aanvragen.

Lees voor je beslist welke subsidie(s) je gaat aanvragen de bijbehorende informatie goed door (klik op de link hierboven behorende bij de subsidie die je wilt aanvragen), inclusief de ‘nadere regel’ behorende bij die subsidie. Zie hier de link naar de nadere regel “Vrijwillige inzet voor elkaar”. In de nadere regel staan alle eisen en criteria om voor de subsidie in aanmerking te komen. Elke subsidieregeling heeft andere voorwaarden, zoals de eisen waaraan de begroting en het activiteitenplan moeten voldoen.

Ook is het aan te raden de algemene subsidieverordening eens door te lezen.

In de meeste gevallen is – als locatie in zelfbeheer – de beleidsnota Visie op zelfbeheer van toepassing. Lees die ook door, zodat je weet wat de beleidskaders zijn waar je binnen moet passen.

Tip: Let op de deadline voor het indienen van de subsidie. Subsidiebudgetten worden vaak overvraagd en te laat indienen kan een reden voor afwijzing zijn. Afhankelijk van het soort subsidie is de deadline veelal 1 oktober. Als dat klopt moet je subsidieaanvraag dus vóór 1 oktober binnen zijn bij de gemeente. Is het krap dag en haal je de deadline niet? Dien de aanvraag dan toch op tijd in en vermeld dat er nog stukken volgen. Als je binnen twee weken na de deadline de benodigde documenten na stuurt, ben je toch nog op tijd.

Naast de al beschreven subsidies zijn er ook andere subsidieregelingen waar je mogelijk voor in aanmerking komt. Kijk op de website van subsidiehulp van de gemeente Utrecht.

Heb je vragen of is iets onduidelijk? Neem contact op met het subsidiebureau van de gemeente. Je kan veel informatie vinden op de website van het subsidiebureau. Of neem direct contact op via subsidie@utrecht.nl of telefonisch via 030 286 33 36.

Subsidie aanvragen

Je hebt het onderzoek naar de verschillende subsidies afgerond en bent bij de aanvraag beland. Bij de meeste subsidies geldt dat je bij de aanvraag twee documenten indient:

  1. activiteitenplan
  2. begroting

Activiteitenplan
In het activiteitenplan beschrijf je wat je dat jaar wilt gaan doen, wat je doelen zijn en welke resultaten je verwacht. Afhankelijk van welke subsidie je aanvraagt, heeft de gemeente een leidraad met vragen en eisen wat er minimaal in je activiteitenplan moet staan. Zie hier bijvoorbeeld de leidraad activiteitenplan subsidie Vrijwillige Inzet Voor Elkaar (VIVE). Je hoeft niet strak alle antwoorden in die volgorde te beantwoorden, maar gebruik de leidraad om te checken of alle gevraagde informatie in je plan terug te vinden is.

Begroting
Als het helder is welke activiteiten je wilt uitvoeren kun je aan de begroting beginnen. Je activiteitenplan en begroting sluiten op elkaar aan. Dat wil zeggen dat je in het activiteitenplan uiteenzet wat je wilt gaan doen en in je begroting laat zien welke inkomsten en uitgaven daarbij horen.

Een begroting is een schatting van je verwachte kosten en baten (inkomsten/ subsidies/ sponsors). Het zijn dus afgeronde bedragen. Het totaal van de verwachte kosten zijn gelijk aan de baten zodat je uiteindelijk op nul uitkomt.

Je vraagt niet voor je hele begroting subsidie aan. De gemeente ziet de subsidie als een ‘sluitpost’ voor locaties in zelfbeheer. Dat betekent dat je op verschillende manieren je eigen inkomsten genereert (door bijvoorbeeld verhuur, bar of activiteiten). Het deel wat je daarmee niet te kunnen dekken, dáár vraag je subsidie voor aan. In je activiteitenplan licht je ook toe hoe je het overige deel wilt dekken.

Je gebruikt de begroting van het afgelopen jaar (als je die hebt) als basis en past die. Je kijkt naar wat er hetzelfde blijft en wat je verwacht dat er het komende jaar gaat veranderen of gebeuren.

Lees voor je aan de slag gaat deze toelichting op de begroting van de gemeente. Voor de aanvraag van de VIVE regeling gebruik je een format voor je begroting. Dit kun je hier downloaden. Je kunt de begroting ook online invullen via het aanvraagformulier.

Voorbeeld begroting Buurthuis De Penning

Tips:

  • Vraag je meerdere subsidies aan, laat dan in je begroting goed zien welke subsidies dat zijn en schrijf ze onder elkaar.
  • Hanteer voor de gemiddelde inkoop en verkoop van de bar de verhouding: 1:2 (à 2,5). Dus voor elke 1 euro inkoop verkoop je het voor 2 à 2,5 euro.
  • Schoonmaakkosten (als je die hebt) vallen onder organisatiekosten.

Aanvraag voor meerdere jaren
Voor sommige subsidieregelingen, zoals de VIVE regeling, is het ook mogelijk om voor twee of drie jaar subsidie aan te vragen. Je maakt dan een plan en begroting voor de komende drie jaar. Als de subsidie voor drie jaar wordt toegekend, maak je alsnog elk jaar een update van je activiteitenplan en begroting. Ook maak je elk jaar een verantwoording.

Subsidiebeschikking

Gefeliciteerd, je krijgt (een deel van) de gevraagde subsidie! Je ontvangt hierover een officiële brief in je e-mail of het subsidieportaal van de gemeente. Dit is de subsidiebeschikking.

Let op, lees de subsidiebeschikking zo snel mogelijk goed door. Hier staat in wat de gemeente van je verwacht, aan welke eisen je verantwoording dient te voldoen en wanneer de verantwoording ingediend moet worden.

Voor de VIVE regeling dien je de verantwoording van het voorafgaande jaar uiterlijk 1 juni van het daaropvolgende jaar in.

In sommige gevallen – als je bijvoorbeeld in een ontwikkeltraject zit of de gemeente om een andere reden een extra vinger aan de pols wil houden – word je geacht ook een halfjaarlijkse verantwoording in te dienen. Dit staat dan duidelijk in je subsidiebeschikking en is van tijdelijke aard.

Tips:

  • Lees de subsidiebeschikking goed door en zet de deadline(s) in je agenda.
  • Houd de financiën goed bij, dat scheelt een kluif aan werk bij de verantwoording.

Subsidie verantwoorden

Als je subsidie ontvangt, dan ben je verplicht dit te verantwoorden volgens het verantwoordingsprotocol van de gemeente Utrecht.

Voor de verantwoording lever je aan:

  • inhoudelijke verantwoording
  • financiële verantwoording

In de subsidiebeschikking staat wanneer je de verantwoording in dient te leveren. Haal je de deadline niet, vraag dan tijdig uitstel aan bij de desbetreffende accounthouder.

Inhoudelijke verantwoording
In een activiteitenverslag schrijf je wat je hebt gedaan. Je noemt en onderbouwt de successen maar ook de leerpunten. Als je activiteiten niet hebt uitgevoerd die wel in je oorspronkelijke activiteitenplan staan, licht je toe waarom je dit niet hebt gedaan en wat je daarvoor in de plaats hebt ondernomen.

Financiële verantwoording
Een financiële verantwoording bestaat uit een:

  • resultatenrekening, ook wel winst – en verliesrekening genoemd;
  • balansrekening;
  • accountantscontrole, dit geldt alleen als je €100.000,- subsidie of meer ontvangt.

We geven je handvatten om de resultatenrekening en de balans te maken. Het kan best ingewikkeld zijn om dit zelf op te stellen. Kom je er niet uit? Kom eens naar onze penningmeesterkring en maak kennis met andere penningmeesters, ze kunnen je op weg helpen. Je kan ook overwegen om de resultatenrekening en de balans uit te besteden aan een administratiekantoor of een accountant. Dit kost wel geld, maar scheelt kopzorgen. Het is wel belangrijk dat je zelf snapt wat er staat, zowel in de resultatenrekening als de balans. Jij bent en blijft hiervoor verantwoordelijk.

Resultatenrekening
​​In de resultatenrekening laat je zien wat de werkelijke kosten en baten (inkomsten/ subsidies/ sponsors) waren in het desbetreffende jaar. Die getallen zet je naast de begroting, waarin je een schatting van de kosten en baten hebt gemaakt. In de resultatenrekening laat je na afloop zien wat de daadwerkelijk kosten en baten waren. Zelfs bij de meest doorgewinterde subsidietrekkers komt dit nooit precies overeen.

Tips:

  • Gebruik in de resultatenrekening dezelfde posten als in de oorspronkelijke begroting.
  • Zet alle subsidies die je hebt ontvangen apart onder elkaar, met dossiernummer.
  • Geef aan wat je met het positieve of negatieve resultaat wilt doen.

Voorbeeld resultatenrekening Buurthuis De Penning
Voorbeeld resultatenrekening lid Dwarsverband

Bij een negatief resultaat, dus als je geld tekort komt, geef je aan waar je het tekort af wilt laten gaan. Je kan bijvoorbeeld voorstellen het van je algemene vermogen te onttrekken.

Bij een positief resultaat, dus als je geld over hebt, hoef je NIET direct geld terug te betalen aan de gemeente. Dat is een hardnekkig misverstand. De gemeente ziet het juist als positief wanneer je een buffer opbouwt. Je moet wel aan de gemeente voorleggen wat je met het positieve resultaat wilt doen en de gemeente moet hier akkoord mee gaan.

Ga eerst na welk gedeelte van het resultaat je zelf hebt binnengehaald en welk gedeelte je kan toeschrijven aan de subsidie. Voorbeeld, als je voor de totale begroting ongeveer 50% subsidie ontvangt en 50% zelf inkomsten genereert (door verhuur, horeca, activiteiten, etc.) dan is van het positieve resultaat ook ongeveer 50% van je locatie zelf. Je hoeft voor die 50% niet aan de gemeente voor te leggen wat je ermee wilt doen, voor de andere 50% doe je dat wel.

Met het positieve resultaat kun je twee dingen doen:

  • Toevoegen aan je algemene reserve: dit mag tot maximaal 15% van je totale jaaromzet.
  • Toevoegen aan of het vormen van een bestemmingsfonds gemeente (voorheen egalisatiereserve en/of continuïteitsreserve).

Bestemmingsfonds gemeente
Dit kan op een later moment gebruikt worden om een tekort op te vullen. Je kunt dit het beste zien als een extra subsidiepotje. Je wordt geacht van te voren aan te geven waarvoor je deze pot wilt gebruiken. Bijvoorbeeld voor onderhoud gebouw, energiekosten of inventaris en je bestemt het geld daar dan ook voor. Dat wil zeggen dat je het vervolgens niet meer voor iets anders kunt gebruiken.

Stel je wilt onderhoud aan het gebouw plegen en je wilt het geld in het daaropvolgende jaar besteden. Dan leg je dat voor aan de gemeente in de begroting van het daaropvolgende jaar. Wil je het bestemmingsfonds tussentijds aanspreken, dan vraag je daar toestemming voor bij de gemeente.

Balansrekening
Naast de resultatenrekening maak je voor je financiële verantwoording ook een balansrekening. Een balans is een momentopname (op 31/12 van het betreffende en voorgaande jaar) van alle bezittingen en schulden. Alle bezittingen noem je activa en alle schulden -waarmee je de bezittingen kan financieren – de passiva.

Denk bij het opmaken van de balans ‘gewoon even’ alsof je op dat moment alles zou stoppen. Dat kan het makkelijker maken om posten en bedragen op de juiste plek in de balans te plaatsen. Je bekijkt dus hoeveel geld je op je bankrekening en in kas hebt op 31 december. Dan ga je na wat er nog betaald dient te worden en wat nog te ontvangen of wat je reeds vooruit hebt ontvangen. Wat overblijft is eigen vermogen (eventueel onderverdeeld in algemene reserve en bestemmingsreserves). Uitgangspunt daarbij: het liquide saldo staat debet en het eigen vermogen credit.

Voorbeeld balansrekening Buurthuis De Penning
Voorbeeld balansrekening lid Dwarsverband

In het laatste voorbeeld kan je duidelijk het onderscheid zien in bestemmingsfonds gemeente en algemene reserve.

Accountantscontrole
Volgens het verantwoordingsprotocol ben je verplicht, als je meer dan €100.000,- subsidie ontvangt, een accountantsverklaring aan te leveren. In de praktijk levert dit voor locaties problemen op. Het is duur en voor een accountant is het vaak niet mogelijk om alles te controleren als er zoveel met vrijwilligers wordt gewerkt. We zijn hierover in gesprek met de gemeente.