KENNISBANK

Subsidie bij gemeente Utrecht

De gemeente Utrecht verleent subsidies waar je als initiatief in zelfbeheer aanspraak op kan maken. In dit artikel maken we je wegwijs in het subsidie-doolhof.

Welke subsidies zijn er voor initiatieven in zelfbeheer? Hoe begin je aan een aanvraag en wat staat erin? En hoe maak je een goede verantwoording? Voor de meest actuele informatie over de subsidies verwijzen we je naar de website van gemeente Utrecht.

Naast uitleg en tips vind je in dit artikel ook verschillende praktische voorbeelden van ‘Buurthuis de Penning’ (fictieve casus). Zo vind je een voorbeeld van een resultatenrekening en een balans om je op weg te helpen.

Ga direct naar:

EHerkenning

We beginnen met eHerkenning omdat je zonder eHerkenning als organisatie geen subsidie kunt aanvragen.

EHerkenning is de manier waarop jouw organisatie zich digitaal kan identificeren en inloggen bij overheidsinstanties. Het is bij wijze van spreke een DigiD voor organisaties.

eHerkenning brengt kosten met zich mee. De kosten (ca.  €150,-) verschillen per inlogmiddel en betrouwbaarheidsniveau.

Tip: De kosten kun je opnemen in de begroting onder organisatiekosten.

Hoe snel kan ik eHerkenning aanvragen voor mijn organisatie? Begin op tijd, want het verzamelen van alle benodigde documenten en het wachten op de toekenning kan zo een paar dagen of soms zelfs weken duren.

Een betrouwbaarheidsniveau kiezen

Het betrouwbaarheidsniveau wil zeggen: hoe goed jouw gebruik van eHerkenning is beveiligd. Bij de gemeente kan je subsidie aanvragen als je eHerkenning met betrouwbaarheidsniveau 2+ hebt, dan heb je bijvoorbeeld altijd een tweestapsverificatie bij het inloggen.

Is betrouwbaarheidsniveau 2 voldoende? Als je eHerkennng alleen bij de subsidieaanvragen van de gemeente gebruikt wel. Maar andere instanties, zoals de belastingdienst, het UWV of het Pensioenfonds vereisen betrouwbaarheidsniveau 3. Op dat betrouwbaarheidsniveau wordt je identiteit gecontroleerd door een bevoegde ambtenaar, face-to-face. Heb je personeel in dienst, dan is betrouwbaarheidsniveau 3 aan te bevelen. 

Uit het Dwarsverband

Op zoek naar uitwisseling of ondersteuning? Doe hier navraag over bij ons. 

Externe ondersteuning & verdieping

Hier lees je hoe je eHerkenning aan kan vragen:

eHerkenning.nl – eHerkenning aanvragen

Overzicht belangrijke subsidies gemeente Utrecht

De gemeente Utrecht verleent subsidies voor activiteiten die bijdragen aan de  doelstellingen van de gemeente. Is je zelfbeheerinitiatief van plan om activiteiten uit te voeren welke aansluiten bij de doelstellingen dan kan je hiervoor subsidie aanvragen.

Meest gebruikte subsidieregelingen

De meest gebruikte subsidies door de leden van Dwarsverband zijn:

  1. Buurthuizen:
  2. Speeltuinen:
  3. Initiatievenfonds: voor ideeën die de wijk mooier maken, bijvoorbeeld voor een investering in je buurthuis of voor een speciale buurtactiviteit. Je kan deze subsidie het hele jaar door aanvragen. Er is ook een initiatievenfonds stadsbreed, voor aanvragen die je eigen wijk overstijgen.

Op de pagina ‘uw initiatief’ van de Gemeente Utrecht kan je meer regelingen vinden.

Voorbereiding

Het is aan te raden om voor je begint met de aanvraag de voorwaarden en doelstellingen goed door te lezen.

“Nadere regel”

Bij subsidieregelingen vind je een “nadere regel”. Lees die goed door. In de nadere regel staan alle eisen en criteria om voor de subsidie in aanmerking te komen. Elke subsidieregeling heeft andere voorwaarden, zoals de eisen waaraan de begroting en het activiteitenplan moeten voldoen.

Algemene subsidieverordening

Ook is het aan te raden de algemene subsidieverordening van de gemeente door te lezen. Dit geeft je een beeld van de kaders en doelstellingen waarbinnen de gemeente subsidie verleent. En wat ze daarbij van jou verwacht.

Gemeentelijk beleid

Hieronder de belangrijkste beleidsstukken voor de buurthuizen en speeltuinen. Lees die goed door voor je een aanvraag indient. Je aanvraag moet hier binnen passen. 

Buurthuizen:

Speeltuinen:

Deadline

Afhankelijk van het soort subsidie is de deadline veelal 1 oktober. Als dat klopt moet je subsidieaanvraag vóór 1 oktober binnen zijn bij de gemeente: dus uiterlijk 30 september.

Ik krijg de aanvraag niet af voor de deadline, wat nu? In sommige situaties kan je uitstel aanvragen, bespreek dit met je accounthouder of adviseur bij de gemeente. In andere situaties kan je de on-afgemaakte aanvraag indienen, en vermelden dat er nog stukken volgen. Als je de stukken alsnog opstuurt binnen twee weken ben je soms nog op tijd. Maar… dit werkt bijvoorbeeld niet bij regelingen die in de subsidieregel opgenomen: ‘volgorde van binnenkomst van volledige aanvraag’. Met een volledige aanvraag die netjes voor de deudline is ingediend sta je nog altijd het sterkst.

Uit het Dwarsverband

Op zoek naar uitwisseling of ondersteuning? Kijk eens of er nog een penningmeesterkring over dit onderwerp gepland staat op onze agenda, of doe hier navraag over bij ons. 

Subsidieaanvraag schrijven

Je hebt het onderzoek naar de verschillende subsidies afgerond en bent bij de aanvraag beland. Bij de meeste subsidies geldt, dat je bij de aanvraag twee documenten indient: het activiteitenplan en de begroting.

Activiteitenplan

In het activiteitenplan beschrijf je wat je dat jaar wilt gaan doen, wat je doelen zijn en welke resultaten je verwacht. Afhankelijk van welke subsidie je aanvraagt, heeft de gemeente een “leidraad” met vragen en eisen wat er minimaal in je activiteitenplan moet staan. Je hoeft niet precies alle antwoorden in die volgorde te beantwoorden, maar gebruik de leidraad om te checken of alle gevraagde informatie in je plan terug te vinden is.

Begroting

Als het helder is welke activiteiten je wilt uitvoeren kun je aan de begroting beginnen. Je activiteitenplan en begroting sluiten op elkaar aan. Dat wil zeggen dat je in het activiteitenplan uitlegt wat je wilt gaan doen en in je begroting laat zien welke inkomsten en uitgaven daarbij horen. Een begroting is een schatting van de verwachte kosten. Het zijn dus afgeronde bedragen. Het totaal van de verwachte kosten zijn gelijk aan de baten (inkomsten/ subsidies/ sponsors), zodat je uiteindelijk op nul uitkomt.

Je vraagt niet voor je hele begroting subsidie aan. De gemeente ziet de subsidie als een ‘sluitpost’ voor locaties in zelfbeheer. Dat betekent dat je op verschillende manieren je eigen inkomsten genereert (door bijvoorbeeld verhuur, bar of activiteiten). Je licht toe in je activiteitenplan hoe je inkomsten verwacht te generen. Aanvullend vraag je geld aan voor de kosten die je door je eigen inkomsten niet gedekt krijgt. Vraag je meerdere subsidies aan, laat dan goed zien welke subsidies dat zijn en zet ze onder elkaar.

Haal je inkomsten uit baromzet? Hanteer voor de gemiddelde inkoop en verkoop van de bar de verhouding: 1:2 (à 2,5). Dus voor elke 1 euro inkoop verkoop je het voor 2 à 2,5 euro.

Format begroting:

Tip: Gebruik een begroting van het voorgaande jaar (als je die hebt) als basis. Pas indien nodig aan. Je kijkt naar wat er hetzelfde blijft en wat je verwacht dat er het komende jaar gaat veranderen of gebeuren.

Aanvraag voor meerdere jaren

Voor sommige subsidieregelingen, waaronder de VIVE regeling, is het mogelijk om voor twee of drie jaar subsidie aan te vragen. Je maakt dan een plan en begroting voor de komende drie jaar. Als de subsidie voor drie jaar wordt toegekend, maak je elk jaar een verantwoording. Maar je hoeft niet elk jaar opnieuw een begroting en activiteitenplan in te dienen als er geen veranderingen zijn. Het voordeel is dat er voor een periode van twee of drie jaar budget voor je organisatie wordt gereserveerd dat op basis van je prestatie ook wordt toegekend.

Uit het Dwarsverband

Op zoek naar uitwisseling of ondersteuning? Kijk eens of er nog een penningmeesterkring over dit onderwerp gepland staat op onze agenda, of doe hier navraag over bij ons. 

Subsidiebeschikking

Gefeliciteerd, je krijgt (een deel van) de gevraagde subsidie! Je ontvangt hierover een officiële brief in je e-mail of het subsidieportaal van de gemeente. Dit is de subsidiebeschikking.

Lees de subsidiebeschikking zo snel mogelijk goed door. In deze brief staat hoeveel geld je krijgt, wie je contactpersoon is en ook wat er van je wordt verwacht en wanneer de verantwoording binnen moet zijn. 

Verantwoording

Schrijf de deadline voor de verantwoording alvast in je agenda. Voor de VIVE regeling dien je de verantwoording van het voorafgaande jaar uiterlijk 1 juni van het daaropvolgende jaar in.

In sommige gevallen – als je bijvoorbeeld in een ontwikkeltraject zit of de gemeente om een andere reden een extra vinger aan de pols wil houden – vraagt de gemeente je ook een halfjaarlijkse verantwoording in te dienen. Dit staat dan duidelijk in je subsidiebeschikking en is van tijdelijke aard.

Tip: Houd de financiën goed bij, dat scheelt een kluif aan werk bij de verantwoording.

Uit het Dwarsverband

Op zoek naar uitwisseling of ondersteuning? Kijk eens of er nog een penningmeesterkring over dit onderwerp gepland staat op onze agenda, of doe hier navraag over bij ons. 

Externe ondersteuning & verdieping

Ontvangt je meer dan € 20.000 aan subsidie van de gemeente? Dan vind je hier de regels voor de financiële verantwoording:

Gemeente Utrecht – Verantwoordingsprotocol

Subsidie verantwoorden

Met het ontvangen van subsidiegeld komt ook de plicht om te verantwoorden wat je met het geld hebt gedaan. Dit doe je volgens het verantwoordingsprotocol van de gemeente Utrecht.

Onderdeel van de verantwoording zijn:

  • inhoudelijke verantwoording
  • financiële verantwoording

In de subsidiebeschikking staat wanneer je de verantwoording in moet leveren. Haal je de deadline niet, vraag dan op tijd uitstel aan de accounthouder.

Inhoudelijke verantwoording

In een activiteitenverslag beschrijf je wat je hebt gedaan. Je noemt de successen, voegt fotos toe van dingen die je hebt georganiseerd, benoemt dingen die anders zijn verlopen dan verwacht en waarom. En wat je daar mogelijk van hebt geleerd. Als je bepaalde activiteiten niet hebt uitgevoerd is het vooral belangrijk om uit te leggen waarom je dit niet hebt gedaan. En of je andere dingen in de plaats hebt georganiseerd of ondernomen. 

Financiële verantwoording

Een financiële verantwoording bestaat uit een jaarrekening met:

  • een balans met eventueel een bestemmingsfonds subsidies;
  • een resultatenrekening (ook winst – en verliesrekening genoemd);
  • overzicht van de besteding van de ontvangen subsidie(s);
  • eventueel een kostenverdeelstaat;
  • een accountantsverklaring, alleen als je €125.000,- subsidie of meer hebt ontvangen.

Als je minder dan € 125.000 subsidie hebt ontvangen en geen vermogen uit subsidie hebt, hoef je geen jaarrekening op te stellen. In dat geval moet een onderbesteding altijd worden terugbetaald.

Bestemmingsfonds subsidies

Als je de subsidieactiviteiten hebt uitgevoerd met minder kosten dan begroot, kan je met instemming van de gemeente dit overschot toevoegen aan het bestemmingsfonds subsidies. Dat is dan eigen vermogen, dat is opgebouwd met subsidiegelden.

Dit potje kan op een later moment gebruikt worden om een tekort op te vullen. Je kunt dit het beste zien als een extra subsidiepotje. Je wordt geacht van te voren aan de gemeente aan te geven waarvoor je deze pot wilt gebruiken. Bijvoorbeeld voor onderhoud gebouw, energiekosten of inventaris en je bestemt het geld daar dan ook voor. Dat wil zeggen dat je het vervolgens niet meer voor iets anders kunt gebruiken zonder dat eerst aan de gemeente te vragen.

Stel je wilt onderhoud aan het gebouw plegen en je wilt het geld in het daaropvolgende jaar besteden. Dan leg je dat voor aan de gemeente in de begroting van het daaropvolgende jaar. Wil je het bestemmingsfonds tussentijds aanspreken, dan vraag je daar toestemming voor bij de gemeente.

Balans

In de jaarrekening neem je een balans op met bezittingen en schulden. Een balans is een momentopname (op 31/12 van het betreffende en voorgaande jaar) van alle bezittingen en schulden. Alles wat je bezit (geld, pand, inrichting etc.) noem je activa. Alle schulden (hypotheek, lening) de passiva.

Denk bij het opmaken van de balans alsof je op dat moment alles zou stoppen. Dat kan het makkelijker maken om posten en bedragen op de juiste plek in de balans te plaatsen. Je bekijkt dus hoeveel geld je op je bankrekening en in kas hebt op 31 december. Dan ga je na wat er nog betaald dient te worden en wat nog te ontvangen, of wat je reeds vooruit hebt ontvangen.

Wat overblijft is eigen vermogen (eventueel onderverdeeld in algemene reserve, bestemmingsreserves en bestemmingsfonds subsidies). Uitgangspunt daarbij: het liquide saldo staat debet en het eigen vermogen credit.

Resultatenrekening

In de jaarrekening neem je naast een balans een resultatenrekening op. Na afloop van het jaar laat je in de resultatenrekening zien wat de werkelijke kosten en baten waren in het desbetreffende jaar. Daarbij plaats je de daadwerkelijk gemaakte kosten naast de in de begroting opgenomen kosten. Hierdoor maak je inzichtelijk of je alles volgens plan is verlopen. Het is niet erg als er afwijkingen inzitten. Het gaat altijd om de motivatie en uitleg hoe dit verschil tot stand is gekomen. 

Tips

  • Gebruik in de resultatenrekening zoveel mogelijk dezelfde posten als in de oorspronkelijke begroting.
  • Geef aan wat je met het positieve of negatieve resultaat wilt doen.
  • Geef aan welk gedeelte van het resultaat je zelf hebt binnengehaald en welk gedeelte je kunt toeschrijven aan de subsidie. Voorbeeld, als je voor de totale begroting ongeveer 50% subsidie ontvangt en 50% zelf inkomsten genereert (door verhuur, horeca, activiteiten, etc.) dan is van het resultaat ook ongeveer 50% van je locatie zelf. Je hoeft voor die 50% niet aan de gemeente voor te leggen wat je ermee wilt doen, voor de andere 50% doe je dat wel.

Negatief resultaat
Bij een negatief resultaat, kom je geld tekort: er zijn meer kosten dan je oorspronkelijk had begroot. Die extra kosten gaan ten koste van je eigen vermogen.

Het deel van het negatieve resultaat dat vanuit de subsidie komt, kan je in mindering brengen op het bestemmingsfonds subsidies, als je dat eerder hebt gevormd.

Het resterende deel van het negatieve resultaat breng je meestal ten laste van je algemene reserve, maar je kunt er ook voor kiezen om het in mindering te brengen van een bestemmingsreserve, als je die eerder hebt gevormd.

Positief resultaat
Bij een positief resultaat, heb je geld overgehouden. Het eigen positieve resultaat kan je toevoegen aan je algemene reserve of aan een bestemmingsreserve. Dat kan ook een nieuwe bestemmingsreserve zijn.

Het positieve resultaat met subsidiegeld kan je toevoegen aan of het vormen van een bestemmingsfonds subsidies (voorheen egalisatiereserve).

Als je geld overhoudt hoef je dit dus NIET direct terug te betalen aan de gemeente. Dat is een hardnekkig misverstand. De gemeente ziet het juist als positief wanneer je een buffer opbouwt. De gemeente kan eventueel wel besluiten om het toevoegen aan of vormen van een bestemmingsfonds subsidies af te wijzen en het overschot laten terug betalen.

Het is daarom verstandig om bij de verantwoording dan direct ook aan de gemeente voor te leggen wat je met het positieve resultaat vanuit de subsidie wilt doen. Dat maakt de kans veel groter dan de gemeente hier akkoord mee gaat.

Bovengrens eigen vermogen

Het totale eigen vermogen is een optelling van algemene reserve, bestemmingsreserves en het bestemmingsfonds subsidies. Ga in gesprek met de gemeente als dat eigen vermogen meer is of wordt dan 15% van de totale inkomsten in een jaar. Zorg voor een goede onderbouwing waarom het nodig is en waarvoor je het wilt inzetten.
De gemeente kijkt kritisch als het eigen vermogen groter wordt dan die 15%. 

Overzicht besteding van de ontvangen subsidies

De gemeente wil bij de verantwoording zien, waaraan de subsidie is besteed. Je maakt een overzicht met daarin: 

  • de ontvangen subsidie met het dossiernummer op.
  • het subsidiebedrag op dat is bestemd voor het afgelopen jaar op. Dat kan afwijken van het echt ontvangen bedrag. Je kunt bijvoorbeeld maar een deel als voorschot hebben ontvangen of juist een meerjarige subsidie. Misschien wil je een deel van de subsidie nog in volgend jaar inzetten (met toestemming van de gemeente uiteraard).
  • de besteding ervan in het jaar. Dat kan in één bedrag of onderverdeeld naar de soort kosten, afhankelijk van wat logisch is.

Kostenverdeelstaat

Bij meerdere subsidies of als je ook subsidies of bijdragen van anderen hebt gehad, is het verstandig om een kostenverdeelstaat te maken. Dit is een overzicht waarin je alle kosten die je hebt gemaakt verdeeld naar de bron van de inkomsten. Op die manier laat je zien dat je geen kosten dubbel verantwoord. In dit overzicht neem je de totale kosten (verdeeld in soorten kosten op) en laat je zien welke kosten je uit welk potje (inkomstenbron) je hebt betaald.

Accountantscontrole

Volgens het verantwoordingsprotocol ben je verplicht, als je meer dan €125.000,- subsidie ontvangt, een accountantsverklaring aan te leveren. Dit is een controleverklaring of (als je onder de €500.000,- aan totale inkomsten blijft) een beoordelingsverklaring. De beoordelingsverklaring moet worden aangevuld met een verklaring van het bestuur, dat de subsidies conform de beschikking zijn besteed en altijd ook met een jaarrekening erbij. Accountantskosten kan je natuurlijk in de begroting opnemen.

Uit het Dwarsverband

De verantwoording kan een hele kluif zijn; gelukkig helpen penningmeesters uit de vereniging elkaar. Hou onze agenda in de gaten voor de volgende penningmeesterkring. Kom je er niet uit met de verantwoording? Neem contact met ons op voor ondersteuning.

Rien van De Nieuwe Jutter heeft voor speeltuin Noordse Park een excel-format samengesteld om de financiële verantwoording overzichtelijk te maken. Dit format help ook bij het regelen van een  accountantsverklaring.

Rien’s Format Financiële Verantwoording voor Speeltuin Noordse Park (excelbestand) Rien kan deze aanpassen voor jouw locatie/subsidieregeling; neem contact op bij interesse. 

Heb je interesse in een bijeenkomst, maar is er nog niets gepland? Laat het ons weten! Bij voldoende animo zetten we een activiteit op. Benieuwd naar verslaglegging uit eerdere bijeenkomsten? Neem contact met ons op.

Voorbeeld financiële verantwoording van een lid: resultatenrekening en balansrekening (met onderscheid bestemmingsfonds gemeente en algemene reserve).

Externe ondersteuning & verdieping

Je kan het de resultatenrekening en de balans uit besteden aan een administratiekantoor of een accountant. Dit kost wel geld, maar scheelt kopzorgen. Zorg wel dat jullie als bestuur de stukken goed begrijpen, jullie blijven namelijk zelf aansprakelijk. De kosten voor een administratiekantoor kan je in je begroting meenemen.

Voorbeeld Buurthuis De Penning: resultatenrekening en balansrekening

Overheid.nl – Verantwoordingsprotocol Subsidies Gemeente Utrecht behorende bij de Algemene Subsidieverordening Gemeente Utrecht