Kennisbankmenu

We beginnen met eHerkenning omdat je zonder eHerkenning als organisatie geen subsidie kunt aanvragen.

EHerkenning is de manier waarop jouw organisatie zich digitaal kan identificeren en inloggen bij overheidsinstanties. Het is bij wijze van spreke een DigiD voor organisaties.

eHerkenning brengt kosten met zich mee. De kosten (ca.  €150,-) verschillen per inlogmiddel en betrouwbaarheidsniveau.

Tip: De kosten kun je opnemen in de begroting onder organisatiekosten.

Hoe snel kan ik eHerkenning aanvragen voor mijn organisatie? Begin op tijd, want het verzamelen van alle benodigde documenten en het wachten op de toekenning kan zo een paar dagen of soms zelfs weken duren.

Een betrouwbaarheidsniveau kiezen

Het betrouwbaarheidsniveau wil zeggen: hoe goed jouw gebruik van eHerkenning is beveiligd. Bij de gemeente kan je subsidie aanvragen als je eHerkenning met betrouwbaarheidsniveau 2+ hebt, dan heb je bijvoorbeeld altijd een tweestapsverificatie bij het inloggen.

Is betrouwbaarheidsniveau 2 voldoende? Als je eHerkennng alleen bij de subsidieaanvragen van de gemeente gebruikt wel. Maar andere instanties, zoals de belastingdienst, het UWV of het Pensioenfonds vereisen betrouwbaarheidsniveau 3. Op dat betrouwbaarheidsniveau wordt je identiteit gecontroleerd door een bevoegde ambtenaar, face-to-face. Heb je personeel in dienst, dan is betrouwbaarheidsniveau 3 aan te bevelen. 

De gemeente Utrecht verleent subsidies voor activiteiten die bijdragen aan de  doelstellingen van de gemeente. Is je zelfbeheerinitiatief van plan om activiteiten uit te voeren welke aansluiten bij de doelstellingen dan kan je hiervoor subsidie aanvragen.

Meest gebruikte subsidieregelingen

De drie meest gebruikte subsidies door de leden van Dwarsverband zijn:

1. Vrijwillige Inzet Voor Elkaar (VIVE): de basissubsidie voor beheer en exploitatie van je locatie. Hier maken de meeste leden van Dwarsverband gebruik van. 
2. Sociale Prestatie en Dagondersteuning (SPDO): als je activiteiten organiseert voor kwetsbare bewoners, zoals een senioren-inloop, buurtfitness, ouderensoos, etc.
3. Initiatievenfonds: voor ideeën die de wijk mooier maken, bijvoorbeeld voor een investering in je buurthuis of voor een speciale buurtactiviteit. Je kan deze subsidie het hele jaar door aanvragen. Er is ook een initiatievenfonds stadsbreed, voor aanvragen die je eigen wijk overstijgen.

Op de pagina ‘uw initiatief’ van de Gemeente Utrecht kan je meer regelingen vinden.

Voorbereiding

Het is aan te raden om voor je begint met de aanvraag de voorwaarden en doelstellingen goed door te lezen.

“Nadere regel”

Bij subsidieregelingen vind je een “nadere regel”. Lees die goed door. In de nadere regel staan alle eisen en criteria om voor de subsidie in aanmerking te komen. Elke subsidieregeling heeft andere voorwaarden, zoals de eisen waaraan de begroting en het activiteitenplan moeten voldoen.

Algemene subsidieverordening

Ook is het aan te raden de algemene subsidieverordening van de gemeente door te lezen. Dit geeft je een beeld van de kaders en doelstellingen waarbinnen de gemeente subsidie verleent. En wat ze daarbij van jou verwacht.

Gemeentelijk beleid

In de meeste gevallen is – als locatie in zelfbeheer – de Kadernota Meerjarig perspectief buurtcentra 2022- 2032 van toepassing. En de Visie en uitvoeringskader Welzijnsaccomodaties in zelfbeheer. We raden je aan die door te lezen, zodat je weet wat het gemeentelijk beleid is waar je binnen moet passen.

Je hebt het onderzoek naar de verschillende subsidies afgerond en bent bij de aanvraag beland. Bij de meeste subsidies geldt, dat je bij de aanvraag twee documenten indient: het activiteitenplan en de begroting.

Activiteitenplan

In het activiteitenplan beschrijf je wat je dat jaar wilt gaan doen, wat je doelen zijn en welke resultaten je verwacht. Afhankelijk van welke subsidie je aanvraagt, heeft de gemeente een “leidraad” met vragen en eisen wat er minimaal in je activiteitenplan moet staan. Je hoeft niet precies alle antwoorden in die volgorde te beantwoorden, maar gebruik de leidraad om te checken of alle gevraagde informatie in je plan terug te vinden is.

Begroting

Als het helder is welke activiteiten je wilt uitvoeren kun je aan de begroting beginnen. Je activiteitenplan en begroting sluiten op elkaar aan. Dat wil zeggen dat je in het activiteitenplan uitlegt wat je wilt gaan doen en in je begroting laat zien welke inkomsten en uitgaven daarbij horen. Een begroting is een schatting van de verwachte kosten. Het zijn dus afgeronde bedragen. Het totaal van de verwachte kosten zijn gelijk aan de baten (inkomsten/ subsidies/ sponsors), zodat je uiteindelijk op nul uitkomt.

Lees voor je aan de slag gaat deze toelichting op de begroting van de gemeente. Hier staat wat de gemeente verwacht in de begroting en hoe je de verschillende posten moet indelen. Zo vallen de schoonmaakkosten (als je die hebt)  onder organisatiekosten.

Je vraagt niet voor je hele begroting subsidie aan. De gemeente ziet de subsidie als een ‘sluitpost’ voor locaties in zelfbeheer. Dat betekent dat je op verschillende manieren je eigen inkomsten genereert (door bijvoorbeeld verhuur, bar of activiteiten). Je licht toe in je activiteitenplan hoe je inkomsten verwacht te generen. Aanvullend vraag je geld aan voor de kosten die je door je eigen inkomsten niet gedekt krijgt. Vraag je meerdere subsidies aan, laat dan goed zien welke subsidies dat zijn en zet ze onder elkaar.

Haal je inkomsten uit baromzet? Hanteer voor de gemiddelde inkoop en verkoop van de bar de verhouding: 1:2 (à 2,5). Dus voor elke 1 euro inkoop verkoop je het voor 2 à 2,5 euro.

Tip: Gebruik een begroting van het voorgaande jaar (als je die hebt) als basis. Pas indien nodig aan. Je kijkt naar wat er hetzelfde blijft en wat je verwacht dat er het komende jaar gaat veranderen of gebeuren.

Gefeliciteerd, je krijgt (een deel van) de gevraagde subsidie! Je ontvangt hierover een officiële brief in je e-mail of het subsidieportaal van de gemeente. Dit is de subsidiebeschikking.

Lees de subsidiebeschikking zo snel mogelijk goed door. In deze brief staat hoeveel geld je krijgt, wie je contactpersoon is en ook wat er van je wordt verwacht en wanneer de verantwoording binnen moet zijn. 

Verantwoording

Schrijf de deadline voor de verantwoording alvast in je agenda. Voor de VIVE regeling dien je de verantwoording van het voorafgaande jaar uiterlijk 1 juni van het daaropvolgende jaar in.

In sommige gevallen – als je bijvoorbeeld in een ontwikkeltraject zit of de gemeente om een andere reden een extra vinger aan de pols wil houden – vraagt de gemeente je ook een halfjaarlijkse verantwoording in te dienen. Dit staat dan duidelijk in je subsidiebeschikking en is van tijdelijke aard.

Tip: Houd de financiën goed bij, dat scheelt een kluif aan werk bij de verantwoording.

Met het ontvangen van subsidiegeld komt ook de plicht om te verantwoorden wat je met het geld hebt gedaan. Dit doe je volgens het verantwoordingsprotocol van de gemeente Utrecht.

Onderdeel van de verantwoording zijn:

• inhoudelijke verantwoording
• financiële verantwoording

In de subsidiebeschikking staat wanneer je de verantwoording in moet leveren. Haal je de deadline niet, vraag dan op tijd uitstel aan de accounthouder.

Inhoudelijke verantwoording

In een activiteitenverslag beschrijf je wat je hebt gedaan. Je noemt de successen, voegt fotos toe van dingen die je hebt georganiseerd, benoemt dingen die anders zijn verlopen dan verwacht en waarom. En wat je daar mogelijk van hebt geleerd. Als je bepaalde activiteiten niet hebt uitgevoerd is het vooral belangrijk om uit te leggen waarom je dit niet hebt gedaan. En of je andere dingen in de plaats hebt georganiseerd of ondernomen

Financiële verantwoording

Een financiële verantwoording bestaat uit:

• een resultatenrekening (ook winst – en verliesrekening genoemd);
• balansrekening;
• accountantscontrole, dit geldt alleen als je €100.000,- subsidie of meer ontvangt.

Resultatenrekening

Na afloop van het jaar laat je in de resultatenrekening zien wat de werkelijke kosten en baten waren in het desbetreffende jaar. Daarbij plaats je de daadwerkelijk gemaakte kosten naast de in de begroting opgenomen kosten. Hierdoor wordt in inzichtelijk hoe de uitvoer van het plan is afgeweken. Dat er een afwijking in zit in in principe niet erg. Het gaat altijd om de motivatie en uitleg hoe dit verschil tot stand is gekomen. 

• Gebruik in de resultatenrekening dezelfde posten als in de oorspronkelijke begroting.
• Zet alle subsidies die je hebt ontvangen apart onder elkaar, met dossiernummer.
• Geef aan wat je met het positieve of negatieve resultaat wilt doen.

Bij een negatief resultaat, kom je geld tekort: er zijn meer kosten dan je oorspronkelijk had begroot. Geef in dit geval aan hoe je die extra kosten betaalt. Je kan bijvoorbeeld voorstellen het van je algemene vermogen af te halen.

Bij een positief resultaat, heb je geld overgehouden. Ga eerst na welk gedeelte van het resultaat je zelf hebt binnengehaald en welk gedeelte je kan toeschrijven aan de subsidie. Voorbeeld, als je voor de totale begroting ongeveer 50% subsidie ontvangt en 50% zelf inkomsten genereert (door verhuur, horeca, activiteiten, etc.) dan is van het positieve resultaat ook ongeveer 50% van je locatie zelf. Je hoeft voor die 50% niet aan de gemeente voor te leggen wat je ermee wilt doen, voor de andere 50% doe je dat wel.

Met het positieve resultaat kan je twee dingen doen:

• Toevoegen aan je algemene reserve: dit mag tot maximaal 15% van je totale jaaromzet.
• Toevoegen aan of het vormen van een bestemmingsfonds gemeente (voorheen egalisatiereserve en/of continuïteitsreserve).

Als je geld overhoud hoef je dit dus NIET direct terug te betalen aan de gemeente. Dat is een hardnekkig misverstand. De gemeente ziet het juist als positief wanneer je een buffer opbouwt. Je moet wel aan de gemeente voorleggen wat je met het positieve resultaat wilt doen en de gemeente moet hier akkoord mee gaan.

Balansrekening

Naast de resultatenrekening maak je voor je financiële verantwoording ook een balansrekening. Een balans is een momentopname (op 31/12 van het betreffende en voorgaande jaar) van alle bezittingen en schulden. Alles wat je bezit (geld, pand, inrichting etc.) noem je activa. Alle schulden (hypotheek, lening) de passiva.

Denk bij het opmaken van de balans alsof je op dat moment alles zou stoppen. Dat kan het makkelijker maken om posten en bedragen op de juiste plek in de balans te plaatsen. Je bekijkt dus hoeveel geld je op je bankrekening en in kas hebt op 31 december. Dan ga je na wat er nog betaald dient te worden en wat nog te ontvangen, of wat je reeds vooruit hebt ontvangen.

Wat overblijft is eigen vermogen (eventueel onderverdeeld in algemene reserve en bestemmingsreserves). Uitgangspunt daarbij: het liquide saldo staat debet en het eigen vermogen credit.