KENNISBANK

kennisbankmenu

Subsidie bij gemeente Utrecht

De gemeente Utrecht verleent subsidies waar je als initiatief in zelfbeheer aanspraak op kan maken. In dit artikel maken we je wegwijs in het subsidie-doolhof. Welke subsidies zijn er voor initiatieven in zelfbeheer? Hoe begin je aan een aanvraag en wat staat erin? En hoe maak je een goede verantwoording? Voor de meest actuele informatie over de subsidies verwijzen we je naar de website van gemeente Utrecht.

Naast uitleg en tips zijn er ook verschillende voorbeelden van ‘Buurthuis de Penning’ (fictieve casus). Deze voorbeelden geven een heldere illustratie uit de praktijk. Zo vind je een voorbeeld van een resultatenrekening en een balans om je op weg te helpen.

Ga direct naar:

Eherkenning

We beginnen met eHerkenning omdat je zonder eHerkenning als organisatie geen subsidie kunt aanvragen. Hoe je die aanvraagt lees je hier.

Begin op tijd, want het verzamelen van alle benodigde documenten en het wachten op de toekenning kan zo een paar dagen os soms zelfs weken duren.

Het benodigde betrouwbaarheidsniveau voor de gemeente is 2+.

Let op! Veel andere instanties, zoals de belastingdienst, het UWV of het Pensioenfonds vereisen betrouwbaarheidsniveau 3. Heb je personeel in dienst, dan is betrouwbaarheidsniveau 3 aan te bevelen.

eHerkenning brengt kosten met zich mee. De kosten (ca.  €150,-) verschillen per inlogmiddel en betrouwbaarheidsniveau.

Tip: de kosten kun je opnemen in de begroting onder organisatiekosten.

Overzicht belangrijke subsidies gemeente Utrecht

De gemeente Utrecht verleent subsidies voor activiteiten die bijdragen aan de  doelstellingen van de gemeente. Is je zelfbeheerinitiatief van plan om activiteiten uit te voeren welke aansluiten bij de doelstellingen dan kan je hiervoor subsidie aanvragen.

De drie meest gebruikte subsidies door de leden van Dwarsverband zijn:

  1. Vrijwillige Inzet Voor Elkaar (VIVE): de basissubsidie voor beheer en exploitatie van je locatie. Hier maken de meeste leden van Dwarsverband gebruik van.
  2. Sociale Prestatie en Dagondersteuning (SPDO): als je activiteiten organiseert voor kwetsbare bewoners, zoals een senioren-inloop, buurtfitness, ouderensoos, etc.
  3. Initiatievenfonds: voor ideeën die de wijk mooier maken, bijvoorbeeld voor een investering in je buurthuis of voor een speciale buurtactiviteit. Je kan deze subsidie het hele jaar door aanvragen. Er is ook een initiatievenfonds stadsbreed, voor aanvragen die je eigen wijk overstijgen.

Op de pagina ‘uw initiatief’ van de Gemeente Utrecht kan je meer regelingen vinden.

Het is aan te raden om voor je begint met de aanvraag de voorwaarden goed door te lezen, inclusief de ‘nadere regel’ behorende bij die subsidie. Zie hier de link naar de nadere regel “Vrijwillige inzet voor elkaar”. In de nadere regel staan alle eisen en criteria om voor de subsidie in aanmerking te komen. Elke subsidieregeling heeft andere voorwaarden, zoals de eisen waaraan de begroting en het activiteitenplan moeten voldoen.

Ook is het aan te raden de algemene subsidieverordening van de gemeente door te lezen. Dit geeft je een beeld van de kaders en doelstellingen waarbinnen de gemeente subsidie verleent En wat ze daarbij van jou verwacht.

In de meeste gevallen is – als locatie in zelfbeheer – de Kadernota Meerjarig perspectief buurtcentra 2022- 2032 van toepassing. En de Visie en uitvoeringskader Welzijnsaccomodaties in zelfbeheer. We raden je aan die door te lezen, zodat je weet wat het gemeentelijk beleid is waar je binnen moet passen. 

Tip: Let op de deadline voor het indienen van de subsidie. Subsidiebudgetten worden vaak overvraagd en te laat indienen kan een reden voor afwijzing zijn. Afhankelijk van het soort subsidie is de deadline veelal 1 oktober. Als dat klopt moet je subsidieaanvraag dus vóór 1 oktober (uiterlijk 30 september) binnen zijn bij de gemeente. Is het krap dag en haal je de deadline niet? Dien de aanvraag dan toch op tijd in en vermeld dat er nog stukken volgen. Als je de stukken alsnog opstuurt binnen twee weken ben je soms nog op tijd. Maar.. dit werkt niet voor iedere subsidieregeling. Sommige regelingen hebben bijvoorbeeld in de subsidieregel opgenomen: ‘volgorde van binnenkomst van volledige aanvraag’. Het is dus altijd het beste om te zorgen dat je op tijd je volledige aanvraag inlevert.

Naast de al beschreven subsidies zijn er ook andere mogelijkheden. Op de website van subsidiehulp van de gemeente Utrecht kun je meer informatie vinden.

Heb je vragen of is iets onduidelijk? Het subsidiebureau van de gemeente biedt hulp. Je kan veel informatie vinden op de website van het subsidiebureau. Of direct contact opnemen via subsidie@utrecht.nl of telefonisch via 030 286 33 36.

Subsidie aanvragen

Je hebt het onderzoek naar de verschillende subsidies afgerond en bent bij de aanvraag beland. Bij de meeste subsidies geldt, dat je bij de aanvraag twee documenten indient:

  1. activiteitenplan
  2. begroting

Activiteitenplan
In het activiteitenplan beschrijf je wat je dat jaar wilt gaan doen, wat je doelen zijn en welke resultaten je verwacht. Afhankelijk van welke subsidie je aanvraagt, heeft de gemeente een leidraad met vragen en eisen wat er minimaal in je activiteitenplan moet staan. Zie hier bijvoorbeeld de leidraad activiteitenplan subsidie Vrijwillige Inzet Voor Elkaar (VIVE). Je hoeft niet precies alle antwoorden in die volgorde te beantwoorden, maar gebruik de leidraad om te checken of alle gevraagde informatie in je plan terug te vinden is.

Begroting
Als het helder is welke activiteiten je wilt uitvoeren kun je aan de begroting beginnen. Je activiteitenplan en begroting sluiten op elkaar aan. Dat wil zeggen dat je in het activiteitenplan uitlegt wat je wilt gaan doen en in je begroting laat zien welke inkomsten en uitgaven daarbij horen.

Een begroting is een schatting van de verwachte kosten en baten (inkomsten/ subsidies/ sponsors). Het zijn dus afgeronde bedragen. Het totaal van de verwachte kosten zijn gelijk aan de baten zodat je uiteindelijk op nul uitkomt.

Je vraagt niet voor je hele begroting subsidie aan. De gemeente ziet de subsidie als een ‘sluitpost’ voor locaties in zelfbeheer. Dat betekent dat je op verschillende manieren je eigen inkomsten genereert (door bijvoorbeeld verhuur, bar of activiteiten). Je licht toe in je activiteitenplan hoe je inkomsten verwacht te generen. Aanvullend vraag je geld aan voor de kosten die je door je eigen inkomsten niet gedekt krijgt. 

Het is slim om de begroting van het afgelopen jaar (als je die hebt) als basis te gebruiken. Pas dien indien nodig aan. Je kijkt naar wat er hetzelfde blijft en wat je verwacht dat er het komende jaar gaat veranderen of gebeuren.

Lees voor je aan de slag gaat deze toelichting op de begroting van de gemeente. Hier staat wat de gemeente verwacht in de begroting en hoe je de verschillende posten moet indelen. Binnen de VIVE regeling wordt gebruik gemaakt van een format voor de begroting. Dit kun je hieronder downloaden. Je kunt de begroting ook online invullen via het aanvraagformulier.

Format begroting voor VIVE regeling

De ViVe regeling is heel breed. De welzijnsvoorzieningen in zelfbeheer hebben met hun accounthouder afspraken gemaakt over de opbouw van hun begroting zodat deze meer recht doet aan de specifieke activiteit “exploitatie en beheer van een welzijnsvoorziening”.

Tips:

  • Vraag je meerdere subsidies aan, laat dan in je begroting goed zien welke subsidies dat zijn en zet ze onder elkaar.
  • Hanteer voor de gemiddelde inkoop en verkoop van de bar de verhouding: 1:2 (à 2,5). Dus voor elke 1 euro inkoop verkoop je het voor 2 à 2,5 euro.
  • Schoonmaakkosten (als je die hebt) vallen onder organisatiekosten.

Aanvraag voor meerdere jaren
Voor sommige subsidieregelingen, waaronder de VIVE regeling, is het mogelijk om voor twee of drie jaar subsidie aan te vragen. Je maakt dan een plan en begroting voor de komende drie jaar. Als de subsidie voor drie jaar wordt toegekend, maak je alsnog elk jaar een update van je activiteitenplan en begroting. Ook maak je elk jaar een verantwoording. Het voordeel is dat er voor een periode van twee of drie jaar budget voor je organisatie wordt gereserveerd dat op basis van je prestatie ook wordt toegekend.

Subsidiebeschikking

Gefeliciteerd, je krijgt (een deel van) de gevraagde subsidie! Je ontvangt hierover een officiële brief in je e-mail of het subsidieportaal van de gemeente. Dit is de subsidiebeschikking.

Let op, lees de subsidiebeschikking zo snel mogelijk goed door. In deze brief staat hoeveel geld je krijgt, wie je contactpersoon is en ook wat er van je wordt verwacht en wanneer de verantwoording binnen moet zijn. Het is slim om die datum alvast in je agenda te schrijven.

Voor de VIVE regeling dien je de verantwoording van het voorafgaande jaar uiterlijk 1 juni van het daaropvolgende jaar in.

In sommige gevallen – als je bijvoorbeeld in een ontwikkeltraject zit of de gemeente om een andere reden een extra vinger aan de pols wil houden – vraagt de gemeente je ook een halfjaarlijkse verantwoording in te dienen. Dit staat dan duidelijk in je subsidiebeschikking en is van tijdelijke aard.

Tips:

  • Lees de subsidiebeschikking goed door en zet de deadline(s) in je agenda.
  • Houd de financiën goed bij, dat scheelt een kluif aan werk bij de verantwoording.

Subsidie verantwoorden

Met het ontvangen van subsidiegeld komt ook de plicht om te verantwoorden wat je met het geld hebt gedaan. Dit doe je volgens het verantwoordingsprotocol van de gemeente Utrecht.

Onderdeel van de verantwoording zijn:

  • inhoudelijke verantwoording
  • financiële verantwoording

In de subsidiebeschikking staat wanneer je de verantwoording in moet leveren. Haal je de deadline niet, vraag dan op tijd uitstel aan de accounthouder.

Inhoudelijke verantwoording

In een activiteitenverslag beschrijf je wat je hebt gedaan. Je noemt de successen, voegt fotos toe van dingen die je hebt georganiseerd, benoemt dingen die anders zijn verlopen dan verwacht en waarom. En wat je daar mogelijk van hebt geleerd. Als je bepaalde activiteiten niet hebt uitgevoerd is het vooral belangrijk om uit te leggen waarom je dit niet hebt gedaan. En of je andere dingen in de plaats hebt georganiseerd of ondernomen

Financiële verantwoording

Een financiële verantwoording bestaat uit:

  • een resultatenrekening (ook winst – en verliesrekening genoemd);
  • balansrekening;
  • accountantscontrole, dit geldt alleen als je €100.000,- subsidie of meer ontvangt.

Resultatenrekening
Na afloop van het jaar laat je in de resultatenrekening zien wat de werkelijke kosten en baten waren in het desbetreffende jaar. Daarbij plaats je de daadwerkelijk gemaakte kosten naast de in de begroting opgenomen kosten. Hierdoor wordt in inzichtelijk hoe de uitvoer van het plan is afgeweken. Dat er een afwijking in zit in in principe niet erg. het gaat altijd om de motivatie en uitleg hoe dit verschil tot stand is gekomen. 

Tips:

  • Gebruik in de resultatenrekening dezelfde posten als in de oorspronkelijke begroting.
  • Zet alle subsidies die je hebt ontvangen apart onder elkaar, met dossiernummer.
  • Geef aan wat je met het positieve of negatieve resultaat wilt doen.

Bij een negatief resultaat, dus als je geld tekort komt, geef je aan hoe je het tekort wilt oplossen. Je kan bijvoorbeeld voorstellen het van je algemene vermogen af te halen.

Bij een positief resultaat, dus als je geld over hebt, hoef je NIET direct geld terug te betalen aan de gemeente. Dat is een hardnekkig misverstand. De gemeente ziet het juist als positief wanneer je een buffer opbouwt. Je moet wel aan de gemeente voorleggen wat je met het positieve resultaat wilt doen en de gemeente moet hier akkoord mee gaan.

Ga eerst na welk gedeelte van het resultaat je zelf hebt binnengehaald en welk gedeelte je kan toeschrijven aan de subsidie. Voorbeeld, als je voor de totale begroting ongeveer 50% subsidie ontvangt en 50% zelf inkomsten genereert (door verhuur, horeca, activiteiten, etc.) dan is van het positieve resultaat ook ongeveer 50% van je locatie zelf. Je hoeft voor die 50% niet aan de gemeente voor te leggen wat je ermee wilt doen, voor de andere 50% doe je dat wel.

Met het positieve resultaat kan je twee dingen doen:

  • Toevoegen aan je algemene reserve: dit mag tot maximaal 15% van je totale jaaromzet.
  • Toevoegen aan of het vormen van een bestemmingsfonds gemeente (voorheen egalisatiereserve en/of continuïteitsreserve).

Balansrekening
Naast de resultatenrekening maak je voor je financiële verantwoording ook een balansrekening. Een balans is een momentopname (op 31/12 van het betreffende en voorgaande jaar) van alle bezittingen en schulden. Alle bezittingen noem je activa en alle schulden -waarmee je de bezittingen kan financieren – de passiva.

Denk bij het opmaken van de balans ‘gewoon even’ alsof je op dat moment alles zou stoppen. Dat kan het makkelijker maken om posten en bedragen op de juiste plek in de balans te plaatsen. Je bekijkt dus hoeveel geld je op je bankrekening en in kas hebt op 31 december. Dan ga je na wat er nog betaald dient te worden en wat nog te ontvangen, of wat je reeds vooruit hebt ontvangen. Wat overblijft is eigen vermogen (eventueel onderverdeeld in algemene reserve en bestemmingsreserves). Uitgangspunt daarbij: het liquide saldo staat debet en het eigen vermogen credit.

Bestemmingsfonds gemeente

Dit kan op een later moment gebruikt worden om een tekort op te vullen. Je kunt dit het beste zien als een extra subsidiepotje. Je wordt geacht van te voren aan te geven waarvoor je deze pot wilt gebruiken. Bijvoorbeeld voor onderhoud gebouw, energiekosten of inventaris en je bestemt het geld daar dan ook voor. Dat wil zeggen dat je het vervolgens niet meer voor iets anders kunt gebruiken.

Stel je wilt onderhoud aan het gebouw plegen en je wilt het geld in het daaropvolgende jaar besteden. Dan leg je dat voor aan de gemeente in de begroting van het daaropvolgende jaar. Wil je het bestemmingsfonds tussentijds aanspreken, dan vraag je daar toestemming voor bij de gemeente.

Accountantscontrole
Volgens het verantwoordingsprotocol ben je verplicht, als je meer dan €100.000,- subsidie ontvangt, een accountantsverklaring aan te leveren. Dit kan lastig zijn. Het is duur en voor een accountant is het vaak niet mogelijk om alles te controleren als er zoveel met vrijwilligers wordt gewerkt. Accountantskosten kan je natuurlijk in de begroting opnemen.

Uit het Dwarsverband

De verantwoording kan een hele kluif zijn; gelukkig helpen penningmeesters uit de vereniging elkaar. Hou onze agenda in de gaten voor de volgende penningmeesterkring. Kom je er niet uit met de verantwoording? Neem contact met ons op voor ondersteuning.

Rien van De Nieuwe Jutter heeft voor speeltuin Noordse Park een excel-format samengesteld om de financiële verantwoording overzichtelijk te maken. Dit format help ook bij het regelen van een  accountantsverklaring.

Rien’s Format Financiële Verantwoording voor Speeltuin Noordse Park (excelbestand) Rien kan deze aanpassen voor jouw locatie/subsidieregeling; neem contact op bij interesse. 

Heb je interesse in een bijeenkomst, maar is er nog niets gepland? Laat het ons weten! Bij voldoende animo zetten we een activiteit op. Benieuwd naar verslaglegging uit eerdere bijeenkomsten? Neem contact met ons op.

Voorbeeld financiële verantwoording van een lid: resultatenrekening en balansrekening (met onderscheid bestemmingsfonds gemeente en algemene reserve).

Externe ondersteuning & verdieping

Je kan het de resultatenrekening en de balans uit besteden aan een administratiekantoor of een accountant. Dit kost wel geld, maar scheelt kopzorgen. Zorg wel dat jullie als bestuur de stukken goed begrijpen, jullie blijven naleijk zelf aansprakelijk. De kosten voor een administratiekantoor kan je in je begroting meenemen.

Voorbeeld Buurthuis De Penning: resultatenrekening en balansrekening

Overheid.nl – Verantwoordingsprotocol Subsidies Gemeente Utrecht behorende bij de Algemene Subsidieverordening Gemeente Utrecht