KENNISBANK

kennisbankmenu

Organisatie Culturele Evenementen

Bij het organiseren van een cultureel evenement komt heel wat om de hoek kijken. Naast het programma is er ook de productie, promotie en de zakelijke kant. Soms een hele uitdaging. We helpen je graag op weg. 

Ga direct naar:

Waarom Cultuur?

Wat is het belang voor de buurt? Cultuur prikkelt de verbeelding, brengt mensen samen en verbindt. In de Utrechtse wijken komen lang niet alle bewoners in aanraking met cultuur. De buurtinitiatieven bevinden zich in het hart van de wijk. Er is geen betere plaats om op een laagdrempelige manier kennis te maken met cultuur en de kunstenaars uit de wijk. 

Kennis en ervaring die we hebben opgedaan delen we middels onze kennisbank. Ook is er veel kennis en ervaring bij de leden die culturele programmering samenstellen. Tijdens de Werkgroep Cultuur, worden deze inzichten uitgewisseld. Ook gaat de werkgroep in op bepaalde thema´s als promotie, programmeren en begroten. Als lid van Dwarsverband ben je welkom om aan te sluiten. Je kunt je aanmelden door een mail te sturen naar; info@dwarsverbandutrecht.nl

 

 

Tip: ben je lid van Vereniging Dwarsverband, meld je dan aan voor Werkgroep Cultuur. Stuur een mail naar info@dwarsverbandutrecht.nl.

Wil je meer weten over het Cultuur Project?

Lees hier de Factsheet over Podium om de Hoek

Lees hier het hele projectplan

Fondsen en subsidies

Voor fondsen en subsidies verwijzen we je door naar het artikel Fondsenwerving. Daar vind je naast tips ook een overzicht van kansrijke fondsen voor cultuur. 

Kennisbank artikel Fondsenwerving

Behulpzame downloads: kosten & financiering

In dit artikel kun je verschillende bestanden downloaden die handig zijn om je kosten in beeld te krijgen, en wanneer je financiering krijgt of aanvraagt. Bestanden die je mogelijk nodig hebt, zoals de logo´s van Dwarsverband en Fonds voor Cultuurparticipatie voor communicatie uitingen van evenementen waar je subsidie van ons voor krijgt. Ook vind je hier bestanden die je ondersteunen bij de organisatie van je evenement, zoals een voorbeeld van een begroting. 

Begroting

Een begroting opstellen is een uitgebreide taak. Met het onderstaande voorbeeld, dat zeker niet allesomvattend is, helpen we je op weg om je begroting zo compleet mogelijk te maken. Dit voorbeeld kun je als leidraad gebruiken voor het opstellen van je eigen begroting. Heb je vragen of wil je hulp? Schroom niet om ons te vragen. 

Voorbeeld van een lege begroting

Betalen artiesten

Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken met artiesten over of en zo ja hoeveel ze betaald zullen krijgen. En wat ze precies leveren voor dat geld. Hoe lang treden ze bijvoorbeeld op? En wat nemen ze zelf mee aan instrumenten en techniek? Ga ook vooraf in gesprek hoe de betaling wordt gedaan.

Artiesten die geregistreerd als ZZP’er werken met een factuur. Op een factuur wordt door acts en artiesten 9% BTW gerekend, houd hier rekening mee in je budget en afspraken met de artiest. Startende- of hobby artiesten hebben dit vaak niet en werken dan met een gageverklaring van de belastingdienst. Deze moeten ze invullen en met kopie ID opsturen. Bij een gageverklaring wordt géén BTW gerekend. Je kunt de betaling contant of digitaal doen, zorg bij uitbetaling in contanten dat je de factuur of verklaring binnen hebt. Heb je hier vragen over? We denken graag met je mee. Om je op weg te helpen kun je hieronder een gageverklaring artiesten downloaden. 

Model gageverklaring artiesten

 

 

Voorbeeld aanvragen

Een aanvraag doen is soms een hele klus. Maar je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Hier delen we enkele voorbeelden van geslaagde aanvragen die de leden hebben gedaan. 

Voorbeeld De Nieuwe Jutter

Aanvraag bij KF Hein Fonds, Prins Bernard Cultuurfonds en Elise Mathilde voor geluidsapparatuur

Projectplan

Motivatiebrief

Dekkingsplan en verlanglijst

Voorbeeld Nieuw Rotsoord

Twee aanvragen bij het initiatievenfonds.

Aanvraag banken en tafels

Aanvraag muurschildering

Logo´s

Wordt je programma door een fonds of gemeente gefinancierd? Heb je partners of lokale sponsors? Dan is het belangrijk om hen duidelijk te vermelden. Wordt je programma (deels) gefinancierd door subsidies via Vereniging Dwarsverband? Dan kun je hier een logobanner downloaden. Daar staan alle partners en fondsen vermeld met wie wij samenwerken en die jouw programma mogelijk maken. Heb je een ander formaat nodig, bijvoorbeeld voor social media. Stuur een mailtje naar info@dwarsverbandutrecht.nl 

Download hier de logobanner

Behulpzame downloads: programmeren

In dit artikel kun je verschillende bestanden downloaden. Bestanden die je ondersteunen bij de organisatie van je evenement, zoals een leeg draaiboek. 

 

Utrechtse artiesten

Heb je inspiratie voor je programma nodig? Inmiddels hebben we met elkaar een netwerk opgebouwd. Een netwerk van artiesten en kunstenaars die eerder bij onze leden een workshop gaven, optraden of exposeerden en de wens hebben om dat ook bij andere buurthuizen te doen. Wil je inspiratie of zoek je een act? stuur een mail naar info@dwarsverbandutrecht.nl of bel 06-43704785. We hebben ook wat vaste contacten die je zelf kunt benaderen. Hun gegevens vind je in de onderstaande database. 

Bekijk ons actuele archief met Utrechtse artiesten

Informatief bestand over taakomschrijvingen

Bij een evenement zijn er taken die je onder kunt verdelen in verschillende rollen namelijk: organisator, promotie-coordinator, stagemanager, host en technicus. Iedere rol heeft eigen verantwoordelijkheden en checklisten. Hoe je deze rollen met elkaar oppakt en vormgeeft is met name afhankelijk van de grootte van het evenement. Hoe groter het evenement, hoe meer eilandjes van verantwoordelijkheden er ontstaan. Bij een klein evenement kun je deze taken ook samensmelten zodat er minder vrijwilligers nodig zijn en/of bepaalde taken schrappen. 

Download hier de taakomschrijvingen

 

Lees meer in het Kennisbank artikel “Wie en wat is er nodig?”

Promotie-planner

Vind je het fijn om de promotie vooruit te plannen? Download dan deze planner. Heb je vragen of wil je hulp bij je promotiestrategie? Vraag ons gerust om hulp!

Voorbeeld van een promotieplanner per evenement

Voorbeeld van een promotieplanner per jaar

Tips en voorbeeldtekst voor promotie van buurthuis evenement 

Draaiboek

Hier vind je een leeg draaiboek. Een draaiboek is eigenlijk een soort script dat alle stappen van een evenement beschrijft en wie welke rol daarin heeft. Het format kun je als leidraad gebruiken voor het opstellen van je eigen draaiboek. Schrik niet, dit draaiboek is opgesteld voor middelgrote evenementen. Voor een klein buurtevenement kun je heel wat kopjes schrappen. Heb je vragen of wil je hulp? We helpen je graag! 

Voorbeeld van een draaiboek