Kennisbankmenu

Heb jij een plan waar je financiering voor zoekt? Een fonds kan jouw initiatief misschien steunen. Maar bij fondsenwerving geldt wel de wet van de 3 V’s: voorbereiden, voorbereiden, voorbereiden. Een goede oriëntatie maakt dat jij weet wat je kunt verwachten en een realistische aanvraag kan doen. 

Zoek meerdere fondsen of andere manieren van financiering. Vaak wil een fonds niet de hele aanvraag subsidiëren maar wel in co-financiering. Bijvoorbeeld met één of twee andere fondsen, de gemeente of met eigen inbreng van jouw locatie.

Het aanvraagproces plannen

In veel gevallen mag je project nog niet gestart zijn voor de besluitdatum van het fonds (het besluit of jouw project wel of niet gehonoreerd wordt). Ga dus nog geen planning maken voor je initiatief voordat je weet hoe het zit met de deadlines en beoordelingen van de fondsen die je aan wil schrijven.

Eerst maar eens een planning maken voor het doen van de aanvragen zelf: in de beoordeling kan namelijk ook enkele maanden kosten. Onderzoek de termijnen en doorlooptijden: wanneer is de deadline van de aanvraag en hoe lang duurt het voordat je reactie krijgt? Werkt het fonds met doorlopende aanvragen en beoordelingen, of hebben ze slechts enkele keren per jaar een vergadering over toekenningen?  Houd er rekening mee dat er soms om aanvullende informatie en verduidelijking van je ingediende plan wordt gevraagd voordat een besluit wordt genomen.

Aansluiten bij het fonds

Welke fondsen het best bij jou passen is afhankelijk van wat je wilt doen en bereiken. Elk fonds heeft een eigen doelstelling en zal je aanvraag alleen toekennen als het project bijdraagt aan hun doelstelling. Verdiep je goed in het fonds, kijk naar de criteria en richtlijnen die ze hanteren en benader de fondsen die qua doelstelling bij jou passen.

Als je denkt dat een fonds bij je past, probeer dan om contact te maken met een medewerker van het fonds. Bel of e-mail en leg je plan voor. Je krijgt handige tips wat een boel onnodig werk kan schelen. Sommige fondsen hebben ook een spreekuur. Neem contact op om informatie en tips te vragen, niet om het fonds te overtuigen van jouw project – dat doe je met de aanvraag zelf.

Kansrijke fondsen (grote bedragen)

Sommige fondsen kunnen ook grote bedragen toekennen. Wanneer je een groter bedrag aanvraagt zullen ze wel kritischer beoordelen. Cofinanciering door meerdere fondsen helpt daarbij. 

We hebben gezien dat de volgende fondsen door de leden van Dwarsverband het meest worden gebruikt, en delen een aantal belangrijke aandachtspunten. Kijk ook bij externe ondersteuning om nog meer fondsen te verkennen.

Oranjefonds

• Doelstelling: verbinden, sociale cohesie, buurtinitiatieven, langdurig contact en vrijwilligers. Buurthuizen zijn zeer geschikt (geen speeltuinen).
• Aanvraag en beoordeling: Kan gedurende het hele jaar worden aangevraagd. Reactietermijn is afhankelijk van het soort aanvraag, gemiddeld twee maanden.
• Inspanning: Oranjefonds vraagt dat je de projectadministratie helemaal in hun online omgeving doet.
• Bedragen: geen limiet.

K.F. Heinfonds

• Doelstelling: de regio Utrecht mooier en sterker maken.
• Aanvraag en beoordeling: Subsidies onder de €5.000,- kunnen gedurende het hele jaar worden aangevraagd, je ontvangt binnen twee maanden een reactie. Subsidies boven de €5.000,- kunnen vier keer per jaar worden aangevraagd en hebben een reactietermijn van vier maanden. Kijk op de website om de indieningsdata te checken. Ook hier geldt dat je project pas na die vier maanden van start dient te gaan.
• Inspanning: verschilt per regeling. 
• Bedragen: geen limiet, maar boven de € 6.000,- euro moet je eerst hun adviseurs te raadplegen. Dit kan dinsdagochtend tijdens het spreekuur.

VSBfonds

• Doelstelling: verbinding en actief burgerschap, een maatschappij waarin mensen zich ontwikkelen, elkaar helpen en versterken en waarin iedereen meedoet. Relevant is de regeling voor ontmoetingsplekken (buurthuizen en speeltuinen).
• Aanvraag en beoordeling: Houd rekening met een reactietermijn van vier maanden. Het project mag nog niet gestart zijn voordat je een reactie van het fonds hebt. Kan gedurende het hele jaar worden aangevraagd.
• Inspanning: boven 5.000,- euro vraagt een extra stap met  ondertekening, boven 10.000,- euro vraagt extra strukken bij indiening.
• Bedragen: geen limiet, maar VSB is overvraagd dus een kleiner bedrag en co-financiering maakt het wel makkelijker om de aanvraag te honoreren.

Het initiatievenfonds van de gemeente Utrecht

• Doelstelling: ideeën ondersteunen die de straat, buurt, wijk of stad leuker, groener, gezelliger, mooier en socialer maken. Je kunt bijvoorbeeld een bijdrage voor een speciale buurtbijeenkomst of voor een investering aanvragen.
• Aanvraag en beoordeling: bij cofinanciering door meerdere fondsen staat het voor andere fondsen goed als gemeente Utrecht in het project investeert.
• Inspanning: dit is ook een ideale subsidie voor kleine projecten.
• Bedragen: maximaal € 35.000 per initiatief  Ze kunnen ook helpen bij het uitvoeren van het plan (in natura). Bijvoorbeeld door het plaatsen van een speeltoestel of het planten van een boom.

Heb je een of meerdere fondsen gevonden die goed passen bij je project? Gefeliciteerd! Je kunt beginnen met een aanvraag.

Een aanvraag begint vaak met een quickscan. Als je hier positief resultaat uit krijgt betekent het dat je project voldoet aan de basisvoorwaarden. Een goede start, maar het betekent niet dat je aanvraag automatisch wordt toegekend.

Net als bij een aanvraag bij gemeente Utrecht, dien je ook bij een fonds in ieder geval twee documenten in:

1. projectplan (of activiteitenplan)
2. projectbegroting en dekkingsplan

Tip: Doe eerst de online cursus fondsenwerving op de website van het VSBfonds. Zo krijg je tips over hoe je een goed activiteitenplan en begroting maakt.

Projectplan

In het projectplan beschrijf je wat je wilt gaan doen, en wat je daarmee wilt bereiken. De persoon die de aanvraag beoordeelt, krijgt veel verschillende plannen te zien. Fondsen worden altijd overvraagd en wijzen zodoende veel aanvragen af. Een goed plan zorgt dat de beoordeler snel de hoofdpunten er uit pikt en zich goed in kan leven in jullie situatie.  Zo belandt jouw aanvraag bovenop de stapel. 

Waarom – wat – hoe

Wat vaak wordt vergeten is de waarom-vraag. Bijvoorbeeld, er is geen plek in de buurt waar mensen samen kunnen komen. Schrijf dan in je plan waaróm dat nadelig is voor de buurt en wat er gebeurt als er wel een plek komt. Beschrijf daarna helder wat je gaat doen en hoe je het gaat aanpakken.

Achteraf zal je in je verantwoording willen laten zien dat jullie activiteiten inderdaad het evrshcil heeft gemaakt dat je benoemde in het projectplan. Besteed in je projectplan daarom al extra aandacht aan de manier waarop je dat gaat laten zien: bijvoorbeeld door mensen om hun reacties te vragen, door foto’s te maken of door bepaalde cijfers te verzamelen. Dit is de impactmeting van je project. Door dit vooraf uit te denken, kun je tijdens het project alles goed bijhouden en dat scheelt  bij de verantwoording veel tijd.

Een helder plan

Projectplannen bestaan meestal uit deze onderdelen: 

1. Introductie met: organisatie- en contactgegevens, de aanleiding, de doelstelling van het project
2. Resultaten: dit zijn meetbare doelen, bijvoorbeeld “3 activiteiten organiseren” of “20 mensen helpen” 
3. Activiteitenplan: hierin zet je je planning en aanpak
4. Begroting & dekkingsplan
5. En bij grotere projecten ook mensen en middelen, risico’s en evaluatie/impactmeting

Vertel de waarheid en presenteer je niet mooier dan je bent, daar prikken fondsen doorheen. Soms staat het zelfs sterker om eerlijk bepaalde risico’s te benoemen, en hoe je daarmee om wilt gaan.

Schrijf duidelijk, kort en met tussenkopjes.  Zorg voor een kort en leesbaar projectplan. Extra informatie kun je soms beter in een bijlage kwijt.

Wat als ik niet het hele bedrag toegekend krijg? Dat komt best vaak voor, dus zorg altijd voor een plan B. Benoem dit ook kort in je plan.

Je opent je mailbox en daar is het langverwachte bericht van het fonds. Is het gevraagde bedrag toegekend? Gefeliciteerd, je kan starten met het project!

Soms wordt er een deel van het gevraagde bedrag toegekend. Dan kan je misschien nog extra financiering zoeken. Moet je het plan aanpassen aan een kleiner budget? Neem dan contact op met de fondsen die je wel steunen en leg de situatie uit. Ze vinden het fijn om op de hoogte te worden gehouden. Soms kunnen ze er nog wat geld bij doen zodat het project wel door kan gaan. En ze geven tips over andere financiering of over aanpassingen die je kan maken.

Tip: heeft één fonds toegekend, terwijl andere financiers nog bezig zijn met de beoordeling? Breng ze direct op de hoogte van het goede nieuws! Ga je nog een extra aanvraag doen? Noteer in je dekkingsplan welk bedrag al is toegekend en door welk fonds. Dat helpt om de andere financiers over de streep te trekken.

Je hebt je financiering bij elkaar en bent van start gegaan met het project. Weet je nog dat je een plan hebt gemaakt voor evaluatie en impactmeting? Die komt nu van pas. Want wanneer je project is afgerond moet je vaak een verantwoording indienen.

Het verschilt per fonds wat er gevraagd wordt aan verantwoording. Het kan zijn dat je aan het einde van het project vul je een evaluatieformulier in moet vullen, of een inhoudelijke verantwoording moet schrijven. Bijna altijd is er ook een financiële verantwoording: hoe heb je het geld daadwerkelijk besteed, en waarin ben je afgeweken van de begroting? Bij grote verandeirngen is het handig om het fonds meteen al op de hoogte te brengen, zodat ze geen verrassingen krijgen bij de verantwoording.

Een verantwoording schrijven

Bij een verantwoording is het de bedoeling dat je reflecteert op je projectplan en omschrijft wat er goed ging en wat niet. Wat waren de successen en wat waren de leermomenten?

Vergeet de foto’s niet, een beeld vertelt vaak meer dan je in tekst kan overbrengen. Bovendien vinden de medewerkers van fondsen het leuk om wat meer mee te krijgen van de projecten die ze steunen. Via de beelden krijgt het fonds ook iets mee van de sfeer.