KENNISBANK

Fondsen

Staat fondsenwerving al op je actielijst maar word je tegengehouden door de hoeveelheid werk die erbij komt kijken? Dat begrijpen we helemaal. Een aanvraag kost tijd en moeite. Toch willen we je aanmoedigen om een stap te zetten. Niet alleen om de kansen die een aanvraag financieel biedt, maar ook vind je in het proces van de aanvraag raad en daad. In dit artikel geven we tips en handvatten om aan de slag te gaan.

Ga direct naar:

Oriëntatie en overzicht kansrijke fondsen

Oriëntatie
Voordat je begint met het schrijven van een aanvraag is het belangrijk om je eerst te oriënteren en dan te plannen. In veel gevallen mag je project nog niet gestart zijn voor de besluitdatum van het fonds (het besluit of jouw project wel of niet gehonoreerd wordt).

Omdat een reactie op de aanvraag een aantal maanden kan duren is het belangrijk om goed vooruit te plannen. Onderzoek de termijnen en doorlooptijden: wanneer is de deadline van de aanvraag en hoe lang duurt het voordat je reactie krijgt? Dit kan vier maanden duren. Houd er rekening mee dat er soms om aanvullende informatie en verduidelijking van je ingediende plan wordt gevraagd.

Wet van de 3 V’s: Voorbereiden, Voorbereiden en Voorbereiden. Elk fonds heeft een eigen doelstelling en zal je aanvraag alleen toekennen als het project bijdraagt aan hun doelstelling. Verdiep je goed in het fonds, kijk naar de criteria en richtlijnen die ze hanteren en benader de fondsen die qua doelstelling bij jou passen.

Als je denkt dat een fonds bij je past, probeer dan om contact te maken met een medewerker van het fonds. Bel of e-mail en leg je plan voor. Je krijgt handige tips wat een boel onnodig werk kan schelen. Sommige fondsen hebben ook een spreekuur. Neem contact op om informatie en tips te vragen, niet om het fonds te overtuigen van jouw project – dat doe je met de aanvraag zelf.

Zoek meerdere fondsen of andere manieren van financiering. Vaak wil een fonds niet de hele aanvraag subsidiëren maar wel in co-financiering. Bijvoorbeeld met één of twee andere fondsen, de gemeente of met eigen inbreng van jouw locatie.

Overzicht kansrijke fondsen
Welke fondsen het best bij jou passen is afhankelijk van wat je wilt doen en bereiken. We hebben de fondsen die door de leden van Dwarsverband het meest worden gebruikt op een rij gezet. Daarbij vind je een aantal belangrijke aandachtspunten.

  • Postcode Loterij Buurtfonds: voor buurtprojecten (groen, sociaal of creatief). Snelle reactie, binnen twee tot zes weken, kort aanvraagformulier en beperkte of geen verantwoording achteraf. Goed voor kleine projecten. Hoeft niet in co-financiering. Aanvragen tussen €500,- tot €5000,-. Maximaal één keer per jaar aanvragen, kan gedurende het hele jaar.
  • Oranjefonds: richt zich op verbinden, sociale cohesie, buurtinitiatieven, langdurig contact en vrijwilligers. Buurthuizen zijn zeer geschikt (geen speeltuinen). Kan gedurende het hele jaar worden aangevraagd. Reactietermijn is afhankelijk van het soort aanvraag, gemiddeld twee maanden.
  • VSBfonds: voor verbinding en actief burgerschap, een maatschappij waarin mensen zich ontwikkelen, elkaar helpen en versterken en waarin iedereen meedoet. Relevant is de regeling voor ontmoetingsplekken (buurthuizen en speeltuinen). Houd rekening met een reactietermijn van vier maanden. Het project mag nog niet gestart zijn voordat je een reactie van het fonds hebt. Kan gedurende het hele jaar worden aangevraagd.
    • K.F. Heinfonds: dit is een Utrechts fonds. K.F. Hein wil de regio Utrecht mooier en sterker maken. Subsidies onder de €5.000,- kunnen gedurende het hele jaar worden aangevraagd, je ontvangt binnen twee maanden een reactie. Subsidies boven de €5.000,- kunnen vier keer per jaar worden aangevraagd en hebben een reactietermijn van vier maanden. Kijk op de website om de indieningsdata te checken. Ook hier geldt dat je project pas na die vier maanden van start dient te gaan. Vraag je meer dan €5.000,- aan en/of twijfel je of het project past bij het fonds, dan moedigen ze het van harte aan dat je contact opneemt. Dit kan dinsdagochtend tijdens het spreekuur.
    • Elise Mathilde Fonds: een klein fonds voor regio Utrecht en Rotterdam. Het fonds geeft steun aan projecten ‘waardoor de maatschappijstructuur wordt verbeterd en verstevigd, waarbij de inzet van vrijwilligers een must is en de aanvrager zonder winstoogmerk opereert’. Je kunt tussen de €500,- tot €5000,-.aanvragen. Het fonds kent vijf verschillende indieningsdata die je op de website kunt vinden. Het reactietermijn is maximaal drie maanden.

    Het initiatievenfonds van de gemeente Utrecht biedt ook veel mogelijkheden en wordt vaak gebruikt door locaties in zelfbeheer. Dit is een ideale subsidie voor kleine projecten. Je kunt bijvoorbeeld een bijdrage voor een speciale buurtbijeenkomst of voor een investering aanvragen, eventueel in cofinanciering met een ander fonds. Ook heeft het als meerwaarde dat het voor andere fondsen goed staat als gemeente Utrecht in het project investeert. Zie ook: ‘overzicht kansrijke subsidies gemeente Utrecht’.

    Fondsenboek en Utrechtse fondsenzoeker
    Er bestaan nog veel meer fondsen. In het fondsenboek staan alle fondsen op een rij. Je kunt zoeken op onderwerp of categorie, bijvoorbeeld op lokale Utrechtse fondsen. Bij de Vrijwilligerscentrale Utrecht (VCU) kan je het fondsenboek gratis inkijken. Maak daarvoor een afspraak via 030-231 2289 of mail naar info@vcutrecht.nl onder vermelding van Fondsenboek. Je kan het boek ook gratis lenen bij de bibliotheek.

    Speciaal voor Utrechtse fondsen, kan je gratis gebruik maken van de online Utrechtse Fondsenzoeker.

    De VCU heeft een Facebookpagina met de naam ‘Fons VC Utrecht’ waarop informatie en advies wordt gedeeld over fondsen voor Utrechtse initiatieven. Volg Fons op Facebook, zo blijf je op de hoogte over nieuwe regelingen en indieningsdata.

    Aanvragen bij een fonds

    Heb je een of meerdere fondsen gevonden die goed passen bij je project? Gefeliciteerd! Je kunt beginnen met een aanvraag. Een aanvraag begint vaak met een quickscan. Als je hier positief resultaat uit krijgt betekent het dat je project voldoet aan de basisvoorwaarden. Een goede start, maar het betekent niet dat je aanvraag automatisch wordt toegekend.

    Net als bij een aanvraag bij gemeente Utrecht, dien je ook bij een fonds twee documenten in:

    • projectplan (of activiteitenplan)
    • begroting

    Tip: Doe eerst de online cursus fondsenwerving op de website van het VSBfonds. Zo krijg je tips over hoe je een goed activiteitenplan en begroting maakt.

    Projectplan
    In het projectplan beschrijf je wat je wilt gaan doen, wat je doelen zijn en welke resultaten je verwacht. Fondsen worden altijd overvraagd en wijzen zodoende veel aanvragen af. Zorg dat je plan goed is en het bovenop de stapel belandt.

    Tips:

    • Waarom – wat – hoe: Wat vaak wordt vergeten is de waarom-vraag. Bijvoorbeeld, er is geen plek in de buurt waar mensen samen kunnen komen. Schrijf dan in je plan waaróm dat nadelig is voor de buurt en wat er gebeurt als er wel een plek komt. Beschrijf daarna helder wat je gaat doen en hoe je het gaat aanpakken.
    • Feitelijkheden: Vertel de waarheid en presenteer je niet mooier dan je bent, daar prikken fondsen doorheen.
    • Presentatie: Schrijf duidelijk, kort en met tussenkopjes. De persoon die de aanvraag beoordeelt krijgt veel verschillende plannen te zien. Zorg voor een kort en leesbaar projectplan. Extra informatie kun je soms beter in een bijlage kwijt.
    • Besteed extra aandacht aan de manier waarop je de impact van het project gaat meten. Door dit vooraf uit te denken kun je tijdens het project alles goed bijhouden wat bij de verantwoording veel tijd scheelt.
    • En tot slot, zorg altijd voor een plan B. Wat doe je als je niet het volledige bedrag krijgt toegekend? Benoem dit ook kort in je plan.

    Begroting
    In de begroting staat hoe je het project gaat financieren. Vaak hebben fondsen een standaard begrotingsformat. Het projectplan en de begroting sluiten op elkaar aan. Dat wil zeggen dat je in het projectplan uiteenzet wat je wilt gaan doen en in je begroting laat zien welke uitgaven en baten daarbij horen. Een begroting is een schatting van de verwachte kosten en baten (inkomsten/ subsidies/ sponsors). Het zijn dus afgeronde bedragen. Het totaal van de verwachte uitgaven zijn gelijk aan de baten zodat de begroting op nul uitkomt.

    Het is belangrijk om in de begroting een brede dekking/co-financiering te presenteren. Dat wil zeggen dat je de baten door verschillende partijen gedekt worden zoals de gemeente en private fondsen. Daarbij kun je ook denken aan verschillende manieren van financiering, zoals subsidies, crowdfunding en eigen inbreng. Kies er niet voor om het gehele bedrag bij één fonds aan te vragen, behalve als het onderling besproken is of als het fonds dit specifiek aangeeft, zoals het Postcode Loterij Buurtfonds. Wees volledig en benoem welke andere fondsen je hebt aangevraagd. Fondsen hebben onderling contact. Wanneer je een toekenning krijgt is het belangrijk dit bij andere fondsen te vermelden, zo schep je vertrouwen.

    Een onderdeel van de brede dekking is eigen inbreng. Dit is niet noodzakelijk, maar is wel een pré bij veel fondsen. Je kunt hier ook vrijwillige inzet als eigen bijdrage op voeren. Dat hoeft niet eens in geld uitgedrukt te worden; een regel in je begrotings en dekkingsplan is soms ook goed.

    Welk bedrag vraag je aan? Dit is altijd een moeilijke vraag. Wat helpt is om te kijken bij andere projecten die het fonds heeft gesteund, hoeveel is er toen toegekend? Je kunt ook bij het fonds navragen wat gangbare bedragen zijn.

    Toekenning of afwijzing fondsaanvraag

    Je opent je mailbox en daar is het langverwachte bericht van het fonds. Is het gevraagde bedrag toegekend? Gefeliciteerd, je kan starten met het project. Als je nog op reactie van andere fondsen of de gemeente wacht kun je ze direct op de hoogte brengen van het goede nieuws. Het kan helpen om ook de andere financierders over de streep te trekken.

    Het kan ook zijn dat je aanvraag wordt afgewezen. Zie een afwijzing niet als een afwijzing van je project. Fondsen worden altijd overvraagd en moeten dus keuzes maken. Je kunt contact opnemen en om feedback vragen, hier kun je veel van leren.

    Soms wordt er een deel toegekend. Kan hierdoor je project niet doorgaan? Neem dan contact op met de fondsen die je wel steunen en leg de situatie uit. Soms kunnen ze er nog wat geld bij doen zodat het project toch door kan gaan, tips geven over andere financiering of over aanpassingen waardoor het project alsnog doorgang vindt.

    Tip: verandert er iets binnen het project, meld dat dan altijd bij het fonds. Bijvoorbeeld als je het geld op een andere manier wilt besteden dan in de begroting staat.

    Verantwoording / evaluatie fondsaanvraag

    Aan het einde van het project vul je een evaluatieformulier in of schrijf je een verantwoording.. Bij een verantwoording is het de bedoeling dat je reflecteert op je projectplan en omschrijft wat er goed ging en wat niet. Wat waren de successen en wat waren de leermomenten?

    Vergeet de foto’s niet, zo krijgt het fonds ook iets mee van de sfeer.

    Bij een toekenning boven een bepaald bedrag (dit verschilt per fonds, de grens ligt rond de €25.000 / €30.000) is vaak een extra projectevaluatie nodig met een controleverklaring van de accountant.