KENNISBANK
Kennisbankmenu
Financiële administratie
Financiële administratie betekent dat je op een systematische en praktische manier alle financiële gebeurtenissen vastlegt. De financiële administratie en boekhouding stelt je in staat om het overzicht te krijgen hoeveel geld en waardevolle bezittingen je hebt, en wat er op maand- en jaarbasis in je situatie verandert.
In dit artikel maken we gebruik van een fictieve casus van ‘Buurthuis de Penning’ als voorbeeld.
Ga direct naar:
Inkomsten en uitgaven bijhouden
De administratie begint met het bijhouden van welk geld er in- en uitgaat. In een kasboek worden alle uitgaven en ontvangsten in contant geld bijgehouden. In een bankboek houd je alle banktransacties bij.
Elke keer dat er geld binnenkomt of uitgegeven wordt, noem je dat een mutatie. Het is een verandering in je financiële situatie. In het kas- en bankboek schrijf je voor elke mutatie de bijbehorende informatie op. Geef je facturen (zowel inkomend als uitgaande facturen) een nummer (te beginnen in 2023 met bijv. 23-0001) en neem het nummer op in de administratie. Terugzoeken wordt zo een stuk eenvoudiger.
Deel grote financiële veranderingen binnen je bestuur en met de betreffende fondsen en/of gemeente.
Tip: Wanneer je een grotere uitgave wilt doen, kijk dan welke andere posten je nog moet betalen. Dan kan blijken dat je minder geld ‘over’ hebt dan er op de bankrekening staat.
Maandelijks bijhouden
Probeer de administratie minimaal maandelijks bij te houden. Zo krijg je inzichtelijk wat er die maand voor jullie organisatie veranderd is, en wordt het niet teveel werk. Je kan bijhouden welke uitgaven bij welke posten op je begroting horen. Doordat je gedurende het jaar bijhoudt of je de begroting gaat realiseren, dan kan je tussendoor bijstellen. Zo heb je grip op de ontwikkeling van je financiële situatie.
Tip: Het hele bestuur is verantwoordelijk, dus betrek je mede-bestuursleden bij de financiële administratie. Laat altijd iemand meekijken en je boekhouding controleren. Daarvoor kan je ook een kascommissie instellen, en/of een boekhouder inhuren.
Software
Je kunt de financiële administratie bijhouden in een spreadsheet, bijvoorbeeld in Excel. Maar je kan ze ook bijhouden via een online programma. Bijvoorbeeld het programma Snelstart of E-boekhouden.nl. Boekhoudprogramma’s kosten meestal geld, maar bij een grotere en complexere administratie geven ze veel handige ondersteuning. Bijvoorbeeld een boekhoudkoppeling met je bankrekening, waardoor alle bankmutaties automatisch in je boekhouding gezet worden en je hier makkelijk de nodige informatie aan kan toevoegen.
Uit het Dwarsverband
Penningmeesters en bestuursleden helpen elkaar regelmatig binnen het Dwarsverband. Wissel contactgegevens uit, en kijk eens of er nog een penningmeesterkring gepland staat op onze agenda.
Bekijk hieronder een voorbeeld voor het fictieve buurthuis De Penning (let op: alleen de maanden januari en februari zijn ingevuld):
Mutaties Buurthuis de Penning februari (pdf)
Voorbeeld kasboek Buurthuis de Penning (excelbestand, meerdere tabbladen)
Voorbeeld bankboek Buurthuis de Penning (excelbestand, meerdere tabbladen)
en vergelijk die met het voorbeeld kas- en bankboek. Dan zie je hoe en waar je de mutaties invult in het kas- en bankboek.
In dit kennisbankartikel lees je meer over de aansprakelijkheid van bestuursleden voor een goede administratie:
Externe ondersteuning & verdieping
Als je zo’n spreadsheet voor het eerst ziet duizelt het misschien, maar met wat hulp krijg je het snel door. De E-learning van PEP hieronder legt de basis goed uit. Ook de Vrijwilligerscentrale Utrecht (VCU) heeft vaak cursussen en trainingen op het gebied van financiën.
De financiële administratie moet aan bepaalde regels voldoen, op deze sites kan je je verder verdiepen:
LSA Bewoners – Financiële Administratie
Facturen opstellen
Als locatie in zelfbeheer kan het zijn dat je inkomsten genereert met bijvoorbeeld verhuur. Je stuurt dan een factuur.
In ieder geval moet er op je factuur staan:
- de gegevens van je locatie;
- de factuurdatum en het factuurnummer (de factuurnummering van je facturen moet doorlopend zijn);
- je KVK-nummer;
- de datum van levering;
- de naam en het adres van je locatie en de klant;
- de goederen of diensten die je levert;
- hoeveel goederen en/of uren je in rekening brengt.
Veel locaties in zelfbeheer zijn niet BTW-plichtig. Je hoeft dan geen BTW te vermelden op je factuur.
Uit het Dwarsverband
Penningmeesters en bestuursleden helpen elkaar regelmatig binnen het Dwarsverband. Wissel contactgegevens uit, en kijk eens of er nog een penningmeesterkring gepland staat op onze agenda.
Bekijk hieronder een voorbeeld van een factuur:
Daarnaast kan het volgende kennisbankartikel interessant zijn:
Externe ondersteuning & verdieping
De Kamer van Koophandel helpt je op weg:
Financieel jaarverslag
Na een jaar kan je letterlijk de balans opmaken: hoeveel geld is er in dat jaar in totaal bijgekomen of afgegaan? Hoeveel baromzet heb je over het hele jaar gedraaid, hoeveel inkomsten uit verhuur gehad? Wat waren je grootste uitgavenposten?
Een financiëel jaaroverzicht bestaat uit een balansrekening en een winst- en verliesrekening. Op de balansrekening zie je snel wat er over het hele jaar is veranderd: heb je meer of minder geld dan vorig jaar, zijn er leningen bijgekomen of afbetaald.
Op de winst-en verliesrekening kan je posten opnemen: verschillende categoriën inkomsten en uitgaven. Je ziet dan snel welke posten dat jaar het meeste geld hebben gekost of opgebracht. Deze kan je vervolgens vergelijken met de begroting die je voor dat jaar had opgeteld: had je goed ingeschat welke uitgaven je zou hebben? Dit kan je weer meenemen in je begroting voor het aankomende jaar.
Uit het Dwarsverband
Op zoek naar uitwisseling of ondersteuning? Kijk eens of er nog een bijeenkomst over dit onderwerp gepland staat op onze agenda, of doe hier navraag over bij ons.
Het financieel jaaroverzicht zou er als volgt uit kunnen zien:
Externe ondersteuning & verdieping
Als je zo’n spreadsheet voor het eerst ziet duizelt het misschien, maar met wat hulp krijg je het snel door. De E-learning van PEP hieronder legt de basis goed uit. Ook de Vrijwilligerscentrale Utrecht (VCU) heeft vaak cursussen en trainingen op het gebied van financiën.
De financiële administratie moet aan bepaalde regels voldoen, op deze sites kan je je verder verdiepen:
LSA Bewoners – Financiële Administratie