KENNISBANK

Financiële administratie

Financiële administratie betekent dat je op een systematische en praktische manier alle financiële gebeurtenissen vastlegt. In de kennisbank van LSA bewoners staat een goed artikel die de basis uitlegt. Lees dus eerst het artikel van LSA bewoners over financiële administratie.

In dit artikel maken we gebruik van een fictieve casus van ‘Buurthuis de Penning’ om een paar voorbeelden uit de praktijk te laten zien.

Ga direct naar:

Kasboek en bankboek

In een kasboek worden alle uitgaven en ontvangsten in geld bijgehouden. In een bankboek geldt dat voor alle uitgaven en ontvangsten via een bankrekening.

Bekijk hieronder een voorbeeld voor het fictieve buurthuis De Penning (let op: meerdere tabbladen):

Voorbeeld kasboek Buurthuis de Penning
Voorbeeld bankboek Buurthuis de Penning

In beide voorbeelden zijn alleen de maanden januari en februari ingevuld.

Bekijk ook de mutaties voor februari van Buurthuis de Penning:

Mutaties Buurthuis de Penning februari

en vergelijk die met het voorbeeld kas- en bankboek. Dan zie je hoe en waar je de mutaties invult in het kas- en bankboek.

Tip: je kunt de financiële administratie ook bijhouden via een online programma. Het programma E-boekhouden.nl is een aanrader voor als je een flink aantal mutaties te verwerken hebt.

Boekhouding

De totale boekhouding zou er als volgt uit kunnen zien:

Voorbeeld boekhouding Buurthuis de Penning

Facturen

Als locatie in zelfbeheer stuur je facturen uit. Hoe ziet zo’n factuur eruit?

In ieder geval moet er op je factuur staan: 

  • je logo en je eigen gegevens;
  • de factuurdatum en het factuurnummer (de
  • factuurnummering van je facturen moet doorlopend zijn);
  • je KVK-nummer;
  • de datum van levering;
  • de naam en het adres van je locatie en de klant;
  • de goederen of diensten die je levert;
  • hoeveel goederen of uren je in rekening brengt.

Veel locaties in zelfbeheer zijn niet BTW-plichtig. Je hoeft dan geen BTW te vermelden op je factuur.

Bekijk hieronder een voorbeeld van een factuur:

Voorbeeld factuur Buurthuis de Penning

Aandachtspunten en tips

  • Help elkaar. Deel je contactgegevens met de andere penningmeesters en/of sluit aan bij onze penningmeesterkring. Neem contact met ons op om je aan te melden of houd onze nieuwsbrief in de gaten voor de eerstvolgende penningmeesterkring.
  • Volg de E-learning goed penningmeesterschap die de basis uitlegt.
  • Probeer de administratie minimaal maandelijks bij te houden. Zo blijft de ontwikkeling van je financiële situatie inzichtelijk.
  • Geef je facturen (zowel inkomend als uitgaande facturen) een nummer (te beginnen in 2022 met bijv. 22-0001) en neem het nummer op in de administratie. Terugzoeken wordt zo een stuk eenvoudiger.
  • Houd gedurende het jaar bij of je de begroting gaat realiseren, dan kan je tussendoor bijstellen.
  • Deel grote financiële veranderingen binnen je bestuur en met de betreffende fondsen en/of gemeente.
  • Laat je boekhouding controleren, door bijvoorbeeld een mede-bestuurslid. Het hele bestuur is verantwoordelijk (zie ook het artikel over de WBTR).
  • De Vrijwilligerscentrale Utrecht (VCU) heeft veel cursussen en trainingen op het gebied van financiën. Kijk op de website van VCU voor het actuele aanbod.
  • (Misschien een beetje een open deur, maar) als je een – grotere – uitgave wilt doen, kijkt dan niet alleen naar wat je op de bankrekening hebt staan, maar ook welke andere posten je nog moet betalen. Dan kan het bedrag wat je ‘over’ denkt te hebben best een stuk lager zijn.