KENNISBANK

kennisbankmenu

De juridische basis van je buurtlocatie

Welke zaken zijn er officieel vastgelegd over jullie buurtlocatie? Welke wijzigingen in de organisatie van je buurtlocatie moet je langs een instantie laten gaan voordat ze officieel van kracht zijn? Hieronder lees je meer over de juridische basis van je buurtlocatie: beschermde afspraken en eigenschappen van je organisatie, en de gevolgen die die hebben voor het bestuurswerk.

Ga direct naar:

Handelsregister (Kamer van Koophandel)

Elke Nederlandse organisatie staat ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Elke inschrijving heeft een uniek KvK-nummer, en bevat bepaalde informatie over de organisatie.

Veel van deze informatie is openbaar, zoals de naam, het adres, en de namen van eigenaren en bestuursleden – ook wel functionarissen genoemd door de KvK. Zo kan iedereen controleren of een organisatie echt bestaat en op een betrouwbare basis zaken met elkaar doen.

Rechtsvormen

In het handelsregister staat ook de rechtsvorm vastgelegd: de juridische vorm van je organisatie. De rechtsvorm bepaalt onder andere wie verantwoordelijk is voor de acties van het bedrijf en aansprakelijk is voor eventuele schulden, of winstuitkering is toegestaan en aan welke belastingverplichtingen de organisatie moet voldoen. Zo mogen verenigingen en stichtingen geen winst uitkeren; eventuele winst blijft binnen de organisatie en gaat naar de reserves of activiteiten. BV’s en coöperaties mogen wel winst uitkeren. Ondernemers met een eenmanszaak of V.O.F. zijn persoonlijk aansprakelijk voor schulden en kunnen hier dus hun privévermogen aan verliezen. Bij andere rechtsvormen is de organisatie een zelfstandige rechtspersoon en kunnen de functionarissen niet zomaar privé aansprakelijk gesteld worden voor de schulden van de organisatie.

Zelf aan de slag: bestuursleden inschrijven of wijzigen

Jouw buurtlocatie staat waarschijnlijk ingeschreven bij de KvK als een stichting, vereniging of andere rechtsvorm met een bestuur. De bestuursleden die bij de KvK geregistreerd staan, zijn eindverantwoordelijk voor de gang van zaken in een organisatie, en kunnen handelen namens de organisatie.

Wanneer een van jullie bestuursleden stopt, of wanneer er nieuwe bestuursleden worden aangenomen, moeten deze dus uit- of bijgeschreven worden in het handelsregister. Als dat niet op tijd gebeurt, kan een afgetreden bestuurslid opeens verantwoordelijk gehouden worden voor een fout van een nieuw bestuurslid. En als een nieuw bestuurslid nog niet staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel kan deze bijvoorbeeld ook geen toegang krijgen tot de zakelijke bankrekening.

Als je een vereniging of stichting zonder commerciële activiteiten hebt, kun je je wijziging digitaal doorgeven.

  • Schrijf je een bestuurslid uit? Dan mag diegene zelf, of een ander nog ingeschreven bestuurslid tekenen voor akkoord.
  • Schrijf je een nieuw bestuurslid in? Dan krijgt diegene een e-mail voor ondertekening. Een bestuurslid dat al staat ingeschreven krijgt tot slot ook een mail voor ondertekening.

Alle wijzigingen in het bestuur onderteken je door te bevestigen met DigiD.

Uit het Dwarsverband

Heb je behoefte aan ondersteuning of tips rondom een bestuurswissel? Neem dan contact met ons op. We denken graag mee.  

Externe ondersteuning & verdieping

Op de website van de Kamer van Koophandel lees je alles wat je moet weten over KvK-inschrijvingen, rechtsvormen en bestuurswisselingen doorgeven. 

KvK.nl – Bestuurswissel doorgeven

KvK.nl – Bestuur en Toezicht

KvK.nl – Rechtsvormen

Dorpshuizen.nl – Vraagbaak Rechtsvorm

UBO-register (Kamer van Koophandel)

Een tweede register dat door de Kamer van Koophandel wordt beheerd is het UBO-register. “UBO” staat voor Ultimate Beneficial Owner. In dit register staan de persoonsgegevens van de “uiteindelijke belanghebbenden” van jouw buurtlocatie. Dit zijn de mensen die de (uiteindelijke) eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over de organisatie.

Het UBO-register is niet openbaar: alleen organisaties zoals het Openbaar Ministerie, de politie, de Belastingdienst en de Financiële Inlichtingen Eenheid kunnen altijd alle gegevens bekijken, om bijvoorbeeld onderzoek te kunnen doen naar verdachte geldstromen. Het UBO-register helpt fraude en witwassen van geld voorkomen.

Zelf aan de slag: inschrijven of wijzigen

Elke Nederlandse organisatie is verplicht om haar uiteindelijke belanghebbenden in te schrijven in het register, dus ook jouw buurtlocatie. Het kan zijn dat de bestuursleden de UBO’s zijn, maar dit is niet altijd het geval. Op de website van de Kamer van Koophandel staan handige checklists en hulpmiddelen om te bepalen wie jullie UBO’s zijn. Kijk snel verder bij ‘externe ondersteuning & verdieping’.

 

Uit het Dwarsverband

Heb je behoefte aan ondersteuning of tips rondom een verandering in belanghebbenden bij je buurtlocatie? Neem dan contact met ons op. We denken graag mee.

Externe ondersteuning & verdieping

Op de website van de Kamer van Koophandel lees je alles wat je moet weten over het UBO-register en wat je moet doen om UBO’s in te schrijven.

KVK.nl: bepaal wie de UBO’s zijn van jullie stichting of vereniging

KVK.nl – UBO’s inschrijven

Dorpshuizen.nl – Vraagbaak UBO-register

Dorpshuizen.nl – bestuursfuncties en profielen

Rijksoverheid – het UBO-register

Statuten

Voordat een organisatie zich kan inschrijven bij de Kamer van Koophandel moet die statuten hebben: formele afspraken die zijn vastgelegd door de notaris en ondertekend door het bestuur dat deze heeft laten opstellen.

De afspraken gaan onder andere over het doel van de organisatie en de bevoegdheden van het bestuur. De statuten moeten aan de wet voldoen en sommige afspraken moeten verplicht opgenomen zijn in de statuten. Als bestuur kan je ook aanvullende afspraken in de statuten laten zetten, bijvoorbeeld wanneer een afspraak van bijzonder belang is voor de organisatie.

Tip: zorg dat je als bestuur de statuten van je eigen organisatie hebt gelezen, en deze op een handige plek bewaart. Zo weet je waar je als bestuur aan moet voldoen, en ook hoe je indien nodig de statuten zou kunnen wijzigen.

Zelf aan de slag: statuten wijzigen

Het opstellen of wijzigen van de statuten gebeurt bij de notaris. De notaris zorgt dat de statuten voldoen aan alle wettelijke verplichtingen, en dat er geen dingen in staan die in strijd zijn met de wet.

In de statuten staat ook vastgelegd hoe deze aangepast kunnen worden. Om de statuten te wijzigen, begin je dan ook met het lezen van de bestaande statuten; vervolgens kan je op de voorgeschreven manier het besluit nemen om deze aan te passen, en goed voorbereid naar de notaris gaan.

Tip: niet alle basisafspraken van je organisatie hoeven voor de wet in de statuten te staan. Veel kan je ook vastleggen in een huishoudelijk reglement. Het huishoudelijk reglement is een aanvulling op de statuten. Dat scheelt tijd en (hoge) kosten van een notaris.

NB: een huishoudelijk reglement (aanvulling op statuten) is dus iets anders dan jullie huisregels (afspraken over hoe je omgaat met elkaar, de spullen en de ruimtes van je buurtlocatie).

Uit het Dwarsverband

Zoek je tips of voorbeelden uit de vereniging in verband met jullie statuten? Neem dan contact met ons op. We denken graag mee.

Externe ondersteuning & verdieping

Lees meer over statuten in de vraagbaak van Dorpshuizen.nl en op de website van de Kamer van Koophandel.

KVK.nl – statuten opstellen, wijzigen en opvragen

Dorpshuizen.nl – Vraagbaak over Statuten, incl. voorbeelden

Dorpshuizen.nl – Vraagbaak over Huishoudelijk Reglement

BTW-plichtigheid

Is jullie buurtlocatie BTW-plichtig voor de belastingdienst? Dit maakt een groot verschil voor de financiële administratie, financiële verplichtingen en zakelijke afspraken die je als bestuur beheert.

Organisaties die omzet maken (inkomsten uit verkoop, verhuur of dienstverlening) moeten in principe BTW afdragen. Dit wordt ook wel omzetbelasting genoemd. Wanneer je BTW moet afdragen, moet deze BTW vermeld staan op je facturen, moet je een BTW-administratie bijhouden en BTW-aangifte doen bij de belasting. 

De BTW over je kosten (voorbelasting) kan je aftrekken van de BTW die je zelf bij anderen in rekening brengt. Dat kan nogal schelen! Daarom staan kosten vaak exclusief BTW in een begroting.

Vrijstelling van BTW

Veel buurtlocaties verlenen diensten die zijn vrijgesteld van BTW. Dit betekent dat je op je facturen voor deze activiteiten geen BTW rekent en de vrijstelling vermeld.

Je blijft wel gewoon de BTW betalen over kosten die je maakt, houd er mee rekening dat deze dus niet meer aftrekbaar zijn als je vrijgesteld bent van BTW! Daarom wil je in je begroting alijd de kosten inclusief BTW opnemen.

Uit het Dwarsverband

Zoek je ondersteuning of tips rondom de financiële administratie? Neem contact met ons op, of houd onze agenda in de gaten om aan te sluiten bij de eerstvolgende penningmeesterkring

Onderstaande artikelen in onze kennisbank zijn misschien ook interessant voor je:

Financiën –  Financiële administratie

Externe ondersteuning & verdieping

Lees meer over BTW in de vraagbaak van Dorpshuizen.nl en op de website van de Belastingdienst. 

Belastingdienst – BTW Vrijstellingen

Dorpshuizen.nl – vraagbaak BTW

ANBI status

‘ANBI’ staat voor: Algemeen Nut Beogende Instelling. Wanneer jouw buurtlocatie zich inzet voor het algemeen belang, kan deze voor ANBI-status in aanmerking komen.

Veel fondsen en subsidieverstrekkers geven alleen aan organisaties met ANBI-status; het kan dus heel handig zijn om ANBI-status aan te vragen als je ergens extra financiering voor nodig hebt. ANBI-status aanvragen is bovendien interessant wanneer je donaties ontvangt: je hoeft hier dan namelijk geen belasting over af te dragen.

Zelf aan de slag: ANBI-status aanvragen

Aanvragen doe je op de website van de belastingdienst, met het aanvraagformulier. Bij ‘externe ondersteuning & verdieping’ vind je de nodige links.

Tip: lees alle voorwaarden goed door voordat je ANBI-status aanvraagt.

Uit het Dwarsverband

Sommige van onze leden kregen geen ANBI status toegekend, of verloren die, in verband met de inkomsten die ze hadden uit verhuur. Dit terwijl inkomsten uit verhuur vaak ten dienste staan van de activiteiten voor het algemeen belang. Heb je hier ervaring mee of tips voor? Laat het ons weten!

Zoek je ondersteuning of tips rondom fondsenwerving, of heb je interesse in een bijeenkomst over dit onderwerp? Neem dan contact met ons op.

ANBI-status brengt regels voor het bestuur met zich mee.

Deze kennisbankartikelen zijn wellicht interessant voor je:

Bestuur – Taken en Verantwoordelijkheden – Goed Bestuur

Financiën – Fondsenwerving en Crowdfunding

Externe ondersteuning & verdieping

Bekijk hieronder de informatie van de belastingdienst en de vraagbaak van Dorpshuizen.nl. Ook vind je onderaan een artikel van WITh Accountants over ANBI en Vastgoed, waarin ze met name bespreken dat verhuur wel mogelijk moet zijn voor een organisatie met ANBI-status.

Belastingdienst.nl – ANBI 

Belastingdienst – ANBI Aanvraagformulier

Dorpshuizen.nl – Vraagbaak Schenkingen & ANBI

WITh Accountants – ANBI en Vastgoed