Kennisbankmenu

Elke Nederlandse organisatie staat ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Elke inschrijving heeft een uniek KvK-nummer, en bevat bepaalde informatie over de organisatie.

Veel van deze informatie is openbaar, zoals de naam, het adres, en de namen van eigenaren en bestuursleden – ook wel functionarissen genoemd door de KvK. Zo kan iedereen controleren of een organisatie echt bestaat en op een betrouwbare basis zaken met elkaar doen.

Rechtsvormen

In het handelsregister staat ook de rechtsvorm vastgelegd: de juridische vorm van je organisatie. De rechtsvorm bepaalt onder andere wie verantwoordelijk is voor de acties van het bedrijf en aansprakelijk is voor eventuele schulden, of winstuitkering is toegestaan en aan welke belastingverplichtingen de organisatie moet voldoen. Zo mogen verenigingen en stichtingen geen winst uitkeren; eventuele winst blijft binnen de organisatie en gaat naar de reserves of activiteiten. BV’s en coöperaties mogen wel winst uitkeren. Ondernemers met een eenmanszaak of V.O.F. zijn persoonlijk aansprakelijk voor schulden en kunnen hier dus hun privévermogen aan verliezen. Bij andere rechtsvormen is de organisatie een zelfstandige rechtspersoon en kunnen de functionarissen niet zomaar privé aansprakelijk gesteld worden voor de schulden van de organisatie.

Zelf aan de slag: bestuursleden inschrijven of wijzigen

Jouw buurtlocatie staat waarschijnlijk ingeschreven bij de KvK als een stichting, vereniging of andere rechtsvorm met een bestuur. De bestuursleden die bij de KvK geregistreerd staan, zijn eindverantwoordelijk voor de gang van zaken in een organisatie, en kunnen handelen namens de organisatie.

Wanneer een van jullie bestuursleden stopt, of wanneer er nieuwe bestuursleden worden aangenomen, moeten deze dus uit- of bijgeschreven worden in het handelsregister. Als dat niet op tijd gebeurt, kan een afgetreden bestuurslid opeens verantwoordelijk gehouden worden voor een fout van een nieuw bestuurslid. En als een nieuw bestuurslid nog niet staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel kan deze bijvoorbeeld ook geen toegang krijgen tot de zakelijke bankrekening.

Een tweede register dat door de Kamer van Koophandel wordt beheerd is het UBO-register. “UBO” staat voor Ultimate Beneficial Owner. In dit register staan de persoonsgegevens van de “uiteindelijke belanghebbenden” van jouw buurtlocatie. Dit zijn de mensen die de (uiteindelijke) eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over de organisatie.

Het UBO-register is niet openbaar: alleen organisaties zoals het Openbaar Ministerie, de politie, de Belastingdienst en de Financiële Inlichtingen Eenheid kunnen altijd alle gegevens bekijken, om bijvoorbeeld onderzoek te kunnen doen naar verdachte geldstromen. Het UBO-register helpt fraude en witwassen van geld voorkomen.

Zelf aan de slag: inschrijven of wijzigen

Elke Nederlandse organisatie is verplicht om haar uiteindelijke belanghebbenden in te schrijven in het register, dus ook jouw buurtlocatie. Het kan zijn dat de bestuursleden de UBO’s zijn, maar dit is niet altijd het geval. Op de website van de Kamer van Koophandel staan handige checklists en hulpmiddelen om te bepalen wie jullie UBO’s zijn. Kijk snel verder bij ‘externe ondersteuning & verdieping’.

Voordat een organisatie zich kan inschrijven bij de Kamer van Koophandel moet die statuten hebben: formele afspraken die zijn vastgelegd door de notaris en ondertekend door het bestuur dat deze heeft laten opstellen.

De afspraken gaan onder andere over het doel van de organisatie en de bevoegdheden van het bestuur. De statuten moeten aan de wet voldoen en sommige afspraken moeten verplicht opgenomen zijn in de statuten. Als bestuur kan je ook aanvullende afspraken in de statuten laten zetten, bijvoorbeeld wanneer een afspraak van bijzonder belang is voor de organisatie.

Tip: zorg dat je als bestuur de statuten van je eigen organisatie hebt gelezen, en deze op een handige plek bewaart. Zo weet je waar je als bestuur aan moet voldoen, en ook hoe je indien nodig de statuten zou kunnen wijzigen.

Zelf aan de slag: statuten wijzigen

Het opstellen of wijzigen van de statuten gebeurt bij de notaris. De notaris zorgt dat de statuten voldoen aan alle wettelijke verplichtingen, en dat er geen dingen in staan die in strijd zijn met de wet.

In de statuten staat ook vastgelegd hoe deze aangepast kunnen worden. Om de statuten te wijzigen, begin je dan ook met het lezen van de bestaande statuten; vervolgens kan je op de voorgeschreven manier het besluit nemen om deze aan te passen, en goed voorbereid naar de notaris gaan.

Is jullie buurtlocatie BTW-plichtig voor de belastingdienst? Dit maakt een groot verschil voor de financiële administratie, financiële verplichtingen en zakelijke afspraken die je als bestuur beheert.

Organisaties die omzet maken (inkomsten uit verkoop, verhuur of dienstverlening) moeten in principe BTW afdragen. Dit wordt ook wel omzetbelasting genoemd.

Vrijstelling van BTW

Als locatie in zelfbeheer ben je hoogstwaarschijnlijk vrijgesteld van BTW omdat je wordt gekenmerkt als een sociaal-culturele instelling. Er gelden wel voorwaarden:

• de activiteiten zijn van sociale of culturele aard
• je hebt geen winstoogmerk
• je concurreert niet met commerciële instellingen in de buurt

Ben je inderdaad vrijgesteld van BTW, dan reken je op je facturen geen BTW en vermeld je de vrijstelling.

Bar en Kantine

Vaak heb je naast culturele en sociale activiteiten ook een bar of kantine waar mensen drinken en soms ook eten kunnen halen. Deze activiteiten zijn aanvullend en vrijgesteld van BTW tot een maximale jaaromzet van dan 68.067,-. De meeste locaties in zelfbeheer zullen hier onder vallen. Maar kijk hier altijd je eigen jaarrekeningen op na. De belastingdienst controleert incidenteel of de vrijstelling nog terecht is. 

Begroting

In de kosten die je maakt en die hebt begroot zit ook BTW. Houd er mee rekening dat deze dus niet meer aftrekbaar is als je vrijgesteld bent van BTW! Daarom wil je in in dit geval in je begroting alijd de kosten inclusief BTW opnemen.

‘ANBI’ staat voor: Algemeen Nut Beogende Instelling. Wanneer jouw buurtlocatie zich inzet voor het algemeen belang, kan deze voor ANBI-status in aanmerking komen.

Veel fondsen en subsidieverstrekkers geven alleen aan organisaties met ANBI-status; het kan dus heel handig zijn om ANBI-status aan te vragen als je ergens extra financiering voor nodig hebt. ANBI-status aanvragen is bovendien interessant wanneer je donaties ontvangt: je hoeft hier dan namelijk geen belasting over af te dragen.

Zelf aan de slag: ANBI-status aanvragen

Aanvragen doe je op de website van de belastingdienst, met het aanvraagformulier. Bij ‘externe ondersteuning & verdieping’ vind je de nodige links.

Tip: lees alle voorwaarden goed door voordat je ANBI-status aanvraagt.

Uit het Dwarsverband

Sommige van onze leden kregen geen ANBI status toegekend, of verloren die, in verband met de inkomsten die ze hadden uit verhuur. Dit terwijl inkomsten uit verhuur vaak ten dienste staan van de activiteiten voor het algemeen belang. Heb je hier ervaring mee of tips voor? Laat het ons weten!

Zoek je ondersteuning of tips rondom fondsenwerving, of heb je interesse in een bijeenkomst over dit onderwerp? Neem dan contact met ons op.