KENNISBANK

Sparen voor later – hoe leg je een bestemmingsreserve aan?

Presentatie gemeente

Het was volle bak in het clubhuis van Zuilen Samen Sterk. Tijdens onze penningmeesterkring op 13 september gaf de gemeente ons uitleg over het aanleggen van reserves. Spaarpotjes dus! Maar hoe doe je dat precies en wat is er veranderd ten opzichte van vorige jaren? 

Maik Schulz (accounthouder welzijnsaccomodaties in zelfbeheer) en Hanneke Wensink (subsidiebureau) geven samen een presentatie over de financiën. 

Bekijk ook:

–       de presentatie

–       de hand-out

Vitale organisatie

Voor we starten, eerst complimenten. Maik vindt dat de financiële positie en de verantwoording van veel initiatieven er al goed uitziet. En hij spreekt zijn bewondering uit voor de hulp die de penningmeesters elkaar onderling bieden. 

Hij licht toe: in het ideaalbeeld van de gemeente werken we toe naar een ‘vitale organisatie’. Dat betekent dat je betrokken bewoners en gebruikers hebt, maar ook dat je financieel de zaken voor de (midden)lange termijn op orde hebt. Dan kun je tegen een stootje en heb je een buffer, bijvoorbeeld om de stijgende energiekosten op te vangen, een verbouwing te financieren, tafels en stoelen te vervangen, etc. 

Verantwoordingsprotocol 

Als je subsidie ontvangt, dan moet je dit verantwoorden volgens het verantwoordingsprotocol van de gemeente Utrecht.

Voor de verantwoording lever je aan:

–       een inhoudelijke verantwoording 

In een activiteitenverslag schrijf je wat je hebt gedaan, wat niet en wat het heeft opgeleverd.

–       een financiële verantwoording 

De financiële verantwoording bestaat uit een resultatenrekening en een balans. Hier gaan we  hieronder verder op in.

–       (accountantsverklaring)

Volgens het verantwoordingsprotocol moet je, als je meer dan €100.000,- subsidie ontvangt, daarnaast ook een accountantsverklaring aanleveren. Omdat dit slechts voor een paar initiatieven geldt, besluiten we de discussie die hierover ontstaat op een ander moment met de gemeente te voeren. 

Resultatenrekening

In je resultatenrekening laat je zien wat je werkelijke inkomsten (‘baten’) en kosten (‘lasten’) waren in dat jaar. In de begroting maak je een schatting van de kosten en opbrengsten vóór het (boek)jaar start. In je resultatenrekening laat je, na afloop van dat jaar, zien wat de daadwerkelijk inkomsten en kosten waren. Dat komt nooit precies overeen natuurlijk. 

Aandachtspunten:

–       Gebruik in je resultatenrekening dezelfde posten als je in je oorspronkelijke begroting hebt opgenomen.

–       Baten:

  • Zet alle subsidies die je hebt ontvangen apart onder elkaar, met dossiernummer.

–       Lasten: 

  • Gemiddelde inkoop en verkoop van de bar: 1 op 2 à 2,5. Dus voor elke 1 euro inkoop verkoop je het voor 2 à 2,5 euro.
  • Schoonmaakkosten (als je die hebt) vallen onder organisatiekosten.

–       Resultaat:

  • Geef aan wat je met het positieve of negatieve resultaat wilt doen. Hier gaan we tijdens de rest van de bijeenkomst verder op in.
Positief resultaat

Een positief resultaat, dus als je geld over hebt aan het einde van het jaar, hoef je NIET direct terug te betalen aan de gemeente. Dat is een hardnekkig misverstand. De gemeente ziet het juist als iets positiefs als je een buffer opbouwt. Je moet wel aan de gemeente voorleggen wat je met het positieve resultaat wilt doen en de gemeente moet hier akkoord mee gaan.

Ga eerst na welk gedeelte van het resultaat je zelf hebt binnengehaald en welk gedeelte je kan toeschrijven aan de subsidie. Voorbeeld: als je voor je totale begroting ongeveer 50% subsidie ontvangt en 50% zelf inkomsten genereert (door verhuur, horeca, activiteiten, etc.) dan is van het positieve resultaat ook ongeveer 50% van het initiatief zelf. Je hoeft voor die 50% niet aan de gemeente voor te leggen wat je ermee wilt doen, voor de andere 50% doe je dat wel.

Met het positieve resultaat kan je twee dingen doen:

–       Toevoegen aan je algemene reserve: dit mag tot maximaal 15% van je totale jaaromzet. 

–       Toevoegen / vormen van een bestemmingsfonds gemeente (voorheen egalisatiereserve en/of continuïteitsreserve). 

Bestemmingsfonds gemeente

Dit kan je op een later moment gebruiken om een tekort op te vullen. Zie dit als een extra subsidiepotje. Je moet wel van te voren aangeven waarvoor je het wilt gebruiken (bijvoorbeeld onderhoud gebouw, energiekosten, inventaris) en je bestemt het daar dan ook voor. Dat wil zeggen dat je het dan niet meer voor iets anders kan gebruiken.

Wil je het geld in het daaropvolgende jaar besteden (bijvoorbeeld omdat je onderhoud gaat plegen) dan leg je dat voor aan de gemeente in de begroting voor het daaropvolgende jaar. Wil je het bestemmingsfonds tussentijds aanspreken, dan vraag je daar toestemming voor bij de gemeente.

Onderstaand een voorbeeld hoe dat er kan uitzien op je jaarrekening bij een positief resultaat van €5.911,-. (zie ook presentatie van de gemeente, hier i.p.v. ‘bestemmingsreserve’ bestemmingsfonds genoemd) 

Resultaatbestemming

Algemene reserve                                                     4.089-

Bestemmingfonds onderhoud gebouw                2.000

Bestemmingsfonds energiekosten                        3.000

Bestemmingsfonds inventaris                                 2.000

Bestemmingsfonds vrijwilligersondersteuning   3.000

                                                                                       5.911

Balans

In je balans laat je een overzicht zien van je bezittingen, schulden en eigen vermogen op een bepaald moment (31-12, het einde van het desbetreffende en het voorgaande jaar). Aan de passiva kant staat je eigen vermogen. Hier laat je je algemene reserve en je bestemmingsreserve zien. (zie ook presentatie van de gemeente, hier i.p.v. ‘bestemmingsreserve’ bestemmingsfonds genoemd) 

Passiva

EIGEN VERMOGEN

Algemene reserve

Stand per 1 januari                                                     6.691

Resultaatbestemming boekjaar                              4.089-

                                                                                      2.602

Bestemmingsfonds gemeente

Onderhoud gebouw                                                 2.000

Reservering energiekosten                                     3.000

Inventaris                                                                    2.000

Vrijwilligersondersteuning                                      3.000

                                                                                  10.000

Totaal eigen vermogen                                         12.602

Vragen en antwoorden (aan de gemeente)

  1. Waarom is het maximum wat je aan algemene reserve mag hebben (max 15% van je totale jaaromzet) zo laag? 

De algemene reserve is bedoeld voor onverwachte tegenvallers. De stelregel is dat je bij tegenslag drie maanden vooruit kan. Je mag dit geld vrij besteden (in tegenstelling tot het bestemmingsfonds gemeente). Komen er grote tegenvallers, zoals corona, dan komt de gemeente ook met aanvullende maatregelen. In dit geval werd de Nood- en Herstelsteun beschikbaar gesteld. Als je teveel eigen vermogen had, kwam je hier niet voor in aanmerking. Voor een kleine organisatie is die 15% wel erg laag. Je mag dan wat meer algemene reserve opbouwen. Doe dit in overleg met de accounthouder (Maik Schulz).

  1. Wanneer kan je het beste beginnen met het opbouwen van bestemmingsfonds gemeente?

Als je je financiële verantwoording maakt. Nu dus! Is je jaarrekening nog niet vastgesteld, dan kan je dit nog aanpassen.

  1. Wat is het verschil tussen het aanleggen van een ‘voorziening onderhoud’ en een bestemmingsfonds gemeente?

Een ‘voorziening onderhoud’ is iets wat je van te voren doet, aan het begin van het jaar. Je zet hier elk jaar een vast bedrag voor op de begroting (totdat je het onderhoud ook uitvoert). Dit kan alleen op basis van een meerjarenonderhoudsbegroting en wordt daarom veelal alleen door de grotere initiatieven gedaan. Bij het aanleggen van het bestemmingsfonds onderhoud doe je dit achteraf en kan het alleen als er een positief resultaat is. Op basis van het positieve resultaat (hoeveel er over is dus) bepaal je hoeveel je toevoegt aan het bestemmingsfonds gemeente.

  1. Wat doen we met de egalisatiereserve en / of de continuïteitsreserve? 

Die noem je voortaan allebei ‘bestemmingsfonds gemeente’.

  1. Als je een negatief resultaat hebt, kan dat dan ook van de bestemmingsfonds gemeente af?

Bij een negatief resultaat kijk je samen met de gemeente waardoor dit is ontstaan. Je kan delen van het bestemmingsfonds ter dekking inzetten of aanvullende subsidie aanvragen. De algehele financiële positie van het initiatief wordt bekeken.

  1. Het salaris van mijn werknemer(s) stijgt volgens de CAO meer dan de jaarlijkse subsidieverhoging van de gemeente. Die is dit jaar 3,5%. Hoe gaan we hiermee om?

Het acres (stijging van de subsidie) staat los van de CAO en is dit jaar inderdaad 3,5%. Je moet als organisatie wel de CAO volgen en dus het verschil zelf opvangen. 

Hans (Podium Oost / Dwarsverband) geeft aan dat het verschil dan elk jaar groter wordt. Dit is voor de langere termijn een problematische situatie. Kees (De Schalm) beaamt dit. Een stijging van de lonen van 3,5% betekent voor de werkgever vaak een stijging van minstens 5% van de totale personeelskosten. Hij voorziet op termijn grote tekorten.