Kennisbankmenu

Als initiatief in zelfbeheer mag je zelf bepalen wat voor tarief je voor de ruimte(s) vraagt als je deze wilt verhuren.

Hieronder staan aantal punten die je als lijdraad kunt gebruiken als je de hoogte van de tarieven bepaalt.

Tarieven vastleggen: verhuurbeleid

Om discussie te voorkomen raden we aan om duidelijke afspraken te maken over tarieven. Het is belangrijk dat deze afspraken ook terug te vinden zijn op de website. Ook kan je ze vastleggen in een verhuurbeleid, samen met andere belangrijke kaders. Hierin staat wat je verwacht en ook wat niet mag bijvoorbeeld; geen kinderfeestjes, geen commerciele bijeenkomsten, geen geluid na 22:00, geen eigen consumpties mee nemen, etc. 

Opbouw huurpijs

Hoe het tarief is opgebouwd hangt af van het werk de dienstverlening die er bij komt kijken. Het tarief kan bijvoorbeeld naast kale huur en administratiekosten ook schoonmaakkosten omvatten.  Vaak vragen leden aan hun huurders de ruimte op te leveren zoals deze is aangetroffen, om de huur laag te houden. De huurder maakt dan na afloop zelf de ruimte schoon. Maak je ruimtes daarentegen zelf schoon met hulp van vrijwilligers of een externe partij, dan is dat wel een pluspunt voor de huurder en kan je de huur hoger maken. Ook extra’s zoals een beamer, podium apparatuur, kannen koffie en thee tellen mee voor de prijs. 

Vergelijking andere locaties

Ken je markt: hoeveel vragen vergelijkbare buurtlocaties? Bekijk eens de websites van andere Dwarsverband-leden voor hun tarieven, en ook die van buurtcentra van de gemeente (medebeheer). Veel buurtlocaties hanteren een goedkoper tarief voor bijvoorbeeld maatschappelijke initiatieven. Dat wil zeggen initiatieven zonder winstoogmerk, die iets organiseren voor een goed doel, voor de buurt of wijk. Zij dragen met hun initiatief bij aan de waarde van jouw plek. 

Welke prijsniveau’s hanteert de gemeente? De gemeente hanteert drie prijsniveaus: voor maatschappelijke initiatieven bieden ze ruimtes gratis aan (0%-tarief) of voor weing geld (35%-tarief). Bedrijven, ondernemers en partijen met geld betalen het gebruikelijke 100%-tarief.

Tip: Sommige leden hanteren een ‘instaptarief’ met iemand die een nieuwe activiteit wil opzetten. Wordt het een succes? Dan gaat de huurder na een aantal keer meer betalen. Lukt het niet om genoeg deelnemers te vinden? Dan stopt de activiteit weer. Zo kan je een nieuwe huurder helpen om de sprong te wagen en heb jij er mogelijk een vaste huurder bij.

De afspraken met een huurder leg je vast in een huurcontract. Deze wordt door beide partijen ondertekend en bestaat uit een opsomming van regels, rechten en plichten.

Belangrijk is dat het helder staat opgeschreven, om misverstanden te voorkomen. Je kunt hiervoor de voorbeelden uit het Dwarsverband en uit het netwerk gebruiken. Meer vragen? We denken graag mee of kunnen je koppelen aan iemand met ervaring en kennis. Wanneer je het verhuurcontract aan je huurder overhandigd, geef dan als bijlage ook andere vastgelegde afspraken mee zoals de huisregels, de algemene verhuurvoorwaarden en een sleutelcontract..

Praktische zaken kan je vastleggen in de huisregels. Denk hierbij aan simpele afspraken over contactpersonen, sleutels en  instructies voor de schoonmaak. Maar ook tot hoe laat muziek is toegestaan of waar er gerookt kan worden bijvoorbeeld. In de huisregels neem je ook vaak afspraken op over hoe je op locatie met elkaar omgaat. Welke respect regels er zijn? Dit is je anker om mensen aan te spreken of toegang te ontzeggen als ze zich hier niet aan houden. Huisregels werken alleen als mensen ze naleven. Je kunt de huisregels van bovenaf opleggen en handhaven. Maar ze ook samen maken met de gemeenschap.  

Tip: overhandig een kopie van de huisregels samen met het huurcontract, en hang ze duidelijk zichtbaar op in je locatie.

Tip: Bespreek eens in de zoveel tijd met je vrijwilligers (en bezoekers) of de huisregels nog kloppen en kijk of er aanpassingen nodig zijn. Zo zorg je dat iedereen zich eigenaar voelt en de regels helpt naleven. 

In de algemene huurvoorwaarden (som ook wel  ‘gebruikersvoorwaarden’ genoemd) vinden huurders de vaste regels terug. Bijvoorbeeld hoe lang van te voren een afspraak mag worden geannuleerd en wanneer iemand recht heeft om geld terug te krijgen.

Let op: Algemene verhuurvoorwaarden zijn alleen geldig als ze openbaar toegankelijk zijn en de persoon met wie je een contract sluit vooraf of tijdens het sluiten van het contract ermee akkoord is gegaan. Zet de algemene verhuurvoorwaarden dus op je website. Verwijs ernaar in het verhuurcontract en stuur de voorwaarden mee als bijlage.

Uit het Dwarsverband

Bekijk hieronder enkele voorbeelden van  onze leden:

Podium Oost – algemene verhuurvoorwaarden
De Roef – algemene verhuurvoorwaarden
In de 3 Krone – verhuurvoorwaarden

Het is niet altijd haalbaar om voor iedere huurder een beheerder de deur te laten openen en weer afsluiten. Vaak is de huurder zelf verantwoordelijk en heeft daarom een sleutel in bezit of krijgt de code van een sleutelkluis. Er zijn ook locaties die werken met een sleutelkluis die door de beheerder of het bestuur op afstand te bedienen is. 

Wanneer huurders een eigen sleutel of code krijgen, zorg dan dat er duidelijke afspraken zijn vastgelegd:

• in een sleutelbeleid of -plan;
• in het verhuurcontract.

Laat de huurder ook tekenen voor ontvangst van de sleutel, hiervoor gebruik je een sleutelcontract.

Tip: lees alles over een sleutelplan in dit artikel van Dorpshuizen.nl.

Bekijk hieronder voorbeelden van een sleutelcontract:

Dorpshuizen,nl voorbeeld sleutelovereenkomst
Podium Oost sleutelcontract

Op zoek naar huurders voor je locatie? Zorg dat je aanbod aantrekkelijk en duidelijk is terug te vinden en communiceer dit naar je doelgroep. 

Wat duidelijk vindbaar moet zijnvoor potentiële huurders, is welke zalen ze kunnen huren en wat de kosten zijn. Zet dit bijvoorbeeld op je website, socials en/of in een flyer. Foto’s toevoegen helpt!

Zelf aan de slag: huurders werven

Wanneer je aanbod duidelijk te vinden is kun je gaan werven. Hang posters of, leg flyers neer op je eigen locatie en bij lokale ondernemers in de buurt. Kijk ook eens naar (online) buurtnetwerken waarin je een bericht kan zetten: zoals lokale Facebookgroepen en/of een buurtkrantje.

Je kan je netten breder uitwerpen door je aan te melden bij het Makelpunt, dit is een verzamelpunt voor mensen die ruimtes zoeken en aanbieden in Utrecht.